Importer les données d'une balance comptable


L'étape incontournable dans la mise en place de votre dossier Bilan Imagé est la récupération des données comptables. 

Le logiciel permet les imports de balance ou de FEC.


En s'intégrant au processus de votre production habituelle des comptes annuels, Bilan Imagé vous permet de récupérer rapidement les données comptables pour vous concentrer sur les aspects qualitatifs de votre présentation lors de l'entretien avec votre client.


Pour importer une balance comptable ou un FEC :

  • soit vous utilisez le bouton Importer présent dans le menu latéral,
  • soit vous passez par le menu Saisie en haut de votre écran.

Dans tout les cas, à la création d'un dossier vous pourrez importer directement vos fichiers dans la fenêtre de création du dossier, soit en cliquant sur le bouton Importer manuellement ou Importer depuis mon logiciel de comptabilité.


Fenêtre d'import manuel


Suivant chaque dossier, vous devez importer les données :


  • Des exercices N et N-1, s'il s'agit d'un comparatif entre le réalisé N et le réalisé N-1, 
  • De l'exercice N uniquement, si vous avez précédemment effectué un bilan imagé sur ce dossier et que vous avez utilisé la fonction de décalage des exercices, 


Important : Les Plugs comptables
Suite à un partenariat avec l'éditeur ACD, une liaison vous permet de récupérer les informations du dossier et les données comptables sans passer par le processus d'import de balance comptable

De plus, vous disposez de liaisons avec plusieurs autres éditeurs, notamment : Sage - Coala, Cegid - Quadra et PGI et bien d'autres

Cliquez ici pour savoir comment utiliser le Plug comptables.




Récupérer les données d'une balance comptable


Pour récupérer une balance comptable, vous devez :



1. Ouvrir l'assistant de récupération soit en :


Utilisant le bouton  ou

Passant par le menu Balance, puis Récupérer dans la fenêtre d'import. 


A noter :
Lors du premier import de balance dans votre dossier, l'assistant de récupération s'ouvre automatiquement : pas besoin d'utiliser le bouton Récupérer.



2. Sélectionner le logiciel de comptabilité 


Dans la fenêtre de récupération de la balance, une liste d'éditeurs de logiciels de comptabilité est disponible. Choisissez dans la liste le logiciel qui correspond à votre outil de production comptable pour pouvoir générer la balance à importer.



A noter :

Les principaux logiciels de production comptable sont représentés dans la liste. Si vous ne retrouvez pas votre logiciel, n'hésitez pas à utiliser le "Driver générique" (dernier dans la liste). Il s'agit de fichiers ASCII (Séparateurs : Tabulation ou Point-virgule) que vous générez depuis votre logiciel comptable.



3. Générer et récupérer la balance depuis le logiciel de comptabilité sélectionné


L'étape suivante donne accès à un mode opératoire à suivre depuis votre logiciel de comptabilité. Les instructions de ce mode opératoire permettent de générer la balance à importer, d'où l'intérêt de les appliquer scrupuleusement.


Vous générez ensuite le fichier contenant votre balance et l'enregistrez sur votre poste. Il ne vous reste plus qu'à importer ce fichier dans l'assistant de récupération et à le "Récupérer".


A noter :
Par le menu "Explication", "Imprimer" de cette fenêtre, n'hésitez pas à imprimer le mode opératoire pour vous permettre d'importer rapidement les données comptables.

Pour la suite de l'import, consultez la rubrique "IMPORT - Importer les données d'une balance comptable".


Si votre logiciel comptable n'est pas référencé


Nous avons développé en standard dans le logiciel, une liste de drivers comptables permettant d'interfacer les principaux logiciels comptables du marché. Si vous souhaitez utiliser une balance provenant d'un autre logiciel comptable, nous vous proposons d'étudier son interfaçage.


Pour cela, nous avons prévu la procédure suivante :


1. Au niveau du cabinet


Envoi par mail de(s) fichier(s) contenant une balance comptable composée des informations suivantes :


  • Cumul débit de la période N 
  • Cumul crédit de la période N 
  • Solde Débit de la période N-1 
  • Solde Crédit de la période N-1 
A noter : 
Ces éléments peuvent être contenus dans 1 ou 2 fichier(s).



2. Au niveau de RCA


  • Étude de la structure de la balance comptable, 
  • Réalisation du driver comptable, 
  • Envoi par mail d'un fichier contenant le driver comptable à utiliser. 



3. Au niveau du cabinet


Installation du nouveau driver comptable en quatre étapes. Vous devez :


  • Lancer l'import à partir d'une balance, 
  • Ouvrir une balance à partir d'un fichier, 
  • Importer / Exporter un driver en passant par le menu "Driver",

  • Sélectionner le fichier ".ini" reçu par mail, de RCA. 
A noter :
La fonction "Exporter" permet de créer un fichier contenant les drivers de votre choix, à communiquer aux autres utilisateurs du logiciel, qui en auraient besoin.





Paramétrage comptable d'une zone


Les données présentes dans les différentes zones de saisie du dossier "Bilan Imagé" sont issues de la balance importée.


Sur chaque zone de saisie, vous pouvez accéder au détail des comptes importés à partir de la balance comptable de 3 façons :


  • Soit en passant par le menu principal "Saisie", "Paramétrage comptable", "Afficher le paramétrage de la zone"
  • Soit en passant par le bouton dans l'onglet de saisie,
  • Soit en passant par le raccourci clavier "F4" sur la zone active. 



Exemple : Paramétrage comptable de la zone de saisie "Autres achats et charges externes" (charges de fonctionnement). Lorsque vous appuyez sur la touche F4 dans cette zone, la fenêtre suivante s'ouvre :


À ce niveau, vous pouvez modifier le paramétrage d'import, en ajoutant de nouveaux comptes ou en modifiant des montants. Par défaut, le paramétrage est verrouillé par sécurité. Avant de le personnaliser, vous devez le déverrouiller en cliquant sur le bouton .


Il est possible d'insérer un paramétrage comptable ou une variable, par le bouton "Assistant".



Une fois le paramétrage comptable conforme à votre souhait, vous devez le "Valider" pour importer le résultat de votre paramétrage dans la zone concernée.


Attention :

Les modifications du paramétrage n'impactent que le dossier, ces modifications sont sous votre responsabilité. Veillez à ne pas créer de doublons de comptes. Par exemple, un compte qui serait repris dans 2 zones différentes du dossier.


A noter :

Le paramétrage standard du logiciel n'est jamais modifié, ce qui vous permet en cas d'erreur, de pouvoir le recharger dans votre dossier.





Assistant de création d'un paramétrage comptable


Pour personnaliser le paramétrage comptable par défaut de chacune des zones de la saisie ou créer un paramétrage comptable pour les points sensibles par exemple, vous pouvez :


  • Utiliser l'assistant de création d'un paramétrage comptable ou, 
  • Saisir directement la syntaxe du paramétrage comptable, 



1. Assistant de paramétrage comptable



Lorsque vous paramétrez des formules de comptes dans le logiciel, vous devez obligatoirement renseigner :


  • Le type de calcul qui permet de définir si la formule récupère les mouvements de la période, le cumul à la fin de la période, le solde de la période ou l'écart de solde entre la période N et la période N-1; 


  • Le sens du calcul, à savoir si la formule retient :

            - Uniquement le Débit des comptes, 

            - Uniquement le Crédit des comptes, 

            - Le Débit des comptes s'il existe, sinon le Crédit des comptes en négatif (souvent pour les comptes de charges) ou 

            - Le Crédit des comptes s'il existe, sinon le Débit des comptes en négatif (concerne souvent les comptes de produits). 


  • La fourchette de comptes à utiliser, en respectant la syntaxe recommandée par le l'assistant (voir image ci-dessus) :

            - Intervalle de comptes => ":"

            - Ajout de comptes => "+"

            - Exclusion de comptes => "-" 


Dans le cas d'une modification d'un paramétrage existant, vous pouvez cochez l'option "Ajouter à la suite de la formule existante", pour effectuer votre personnalisation sans avoir à paramétrer toute la formule une nouvelle fois.



2. Saisie de la syntaxe du paramétrage comptable


Vous pouvez saisir directement la formule de paramétrage comptable dans la zone dédiée, sans passer par l'assistant de création. Par contre, vous devez veiller à ce que la syntaxe soit exactement la même que celle générée par l'assistant de paramétrage comptable.



Par exemple, vous devez saisir : Solde("C-D";"707+7097") pour importer dans une zone le crédit des comptes 707 (ventes de marchandises) et des comptes 7097 (rabais, remises et ristournes accordés)


A noter : 

Si la zone possède déjà un paramétrage comptable, il est possible que celui-ci soit verrouillé. Cliquez sur le bouton pour déverrouiller et modifier la formule de paramétrage comptable.


Assistant d'insertion d'une variable


Un assistant vous permet de personnaliser l'ensemble des zones du logiciel par l'insertion de variables.


Important : Même si l'assistant d'insertion de variables est accessible dans l'ensemble du logiciel, son utilisation est préconisée pour les onglets suivants :

- Les points sensibles
- Les unités d'œuvres
- Les tableaux libre


Insertion d'une variable


Il est possible de paramétrer la ligne d'un tableau avec une variable. Celle-ci est issue de toutes les zones définies dans Bilan Imagé.


Par le bouton Assistant, choisissez Insérer une variable :

Choisissez une variable parmi celles proposées dans l'arborescence et insérez là grâce au bouton dédié.


A noter : 
Vous pouvez paramétrer des formules avec un ensemble de plusieurs variables.




Paramétrage comptable complet


Il est possible de modifier les paramétrages d'import, de les imprimer et les exporter vers Excel en passant par le menu Saisie. 


Une barre d'outils vous permet de modifier le paramétrage comptable complet de votre dossier et de le personnaliser selon les besoins de votre dossier. 


À tout moment, vous pouvez revenir au paramétrage comptable par défaut proposé par Bilan Imagé dans le menu Saisie, Paramétrage comptable, Charger un paramétrage complet.



Importer les données d'un FEC


Vous choisissez l'import à partir d'un FEC, par le bouton "Importer" ou par le menu "Saisie".


Vous pourrez coller les données, ou cliquer sur Récupérer pour aller sélectionner les fichiers FEC des exercices N et N-1 sur votre ordinateur.