Saisie 


Le sous-menu Saisie comporte l'essentiel des données que vous allez présenter à votre client durant l'entretien annuel de bilan.


De l'activité au résultat, en passant par le calcul du seuil de rentabilité, du solde de trésorerie et la reconstitution du bilan, les données présentes dans les zones de saisie sont issues des balances ou FEC que vous avez préalablement importées. 


C'est dans chacune de ces zones que la notion de paramétrage comptable est importante, car elles sont alimentées suivant les comptes choisis dans le paramétrage.


Les restitutions sous forme de diaporama et de rapport découleront donc de cette saisie.



Les principes de saisie


Dans la barre des menus principaux, vous retrouvez toutes les fonctions utiles au traitement de votre dossier dans les différents onglets du sous-menu Saisie. Ce sont principalement :




Les raccourcis clavier


Pour gagner du temps dans le traitement de votre dossier, des touches de fonction sont disponibles dans le logiciel :


Général

  • F1 : Affichage de l'aide contextuelle, 
  • CTRL + S : Enregistrement des données saisies dans le dossier, 


Saisie des informations

  • F3 : Zoom sur une zone, permet d'afficher l'historique sur 5 ans, 
  • F4 : Zoom sur une zone, permet d'afficher le paramétrage comptable et le détail des comptes correspondant, 


Conception des restitutions

  • F5 : Lancement du diaporama à partir de la première diapositive, 
  • CTRL + F5 : Lancement du diaporama à partir de la diapositive en cours d'affichage, 
  • CTRL + P : Impression du diaporama, 
  • F6 : Ouverture de la conception du rapport, 
  • F7 : Ouverture de l'éditeur de texte pour saisir un commentaire sur une diapositive. 


Diaporama en situation de présentation (durant l'entretien avec le client)

  • ESC : Arrêt de la présentation, 
  • F2 : Ouverture de la bibliothèque des diapositives, 
  • F3 : Affichage de l'historique complet, 
  • F4 : Saisie ou modification du commentaire de la diapositive, 
  • F9 : Affichage ou non de la barre d'outils du Bilan Imagé, 
  • F10 : Affichage ou non de la barre des tâches Windows, 
  • F12 : Modification du format des diapositives, avec différentes possibilités de format d'affichage. En effet, en appuyant sur cette touche clavier, il est possible de modifier les proportions d'affichage à l'écran du diaporama. Les formats disponibles sont : 16/9, 16/10, 4/3 ou selon la taille de l'écran.
  • À noter : En mode conception du diaporama, ce raccourci clavier est également actif. 


Simulation budgétaire N+1 (dans le diaporama)

  • F3 : Mettre une annotation sur une zone dans la fenêtre de simulation, 
  • CTRL + F3 : Afficher la synthèse des annotations de la simulation.




Description


Vous y renseignez les informations administratives de votre dossier. Elles s'intégreront automatiquement dans les différentes correspondances avec votre client (e-questionnaire, diaporama, rapport, courrier de suivi d'entretien). 



A noter : Si vous utilisez RCA Suite et que vous y avez paramétré votre base de clients, vous pouvez alimenter automatiquement ces informations en cliquant sur le bouton Rechercher un client




Pour les utilisateurs de la suite ACD, vous renseignez les informations administratives et les données comptables de votre dossier en 1 clic, via le plug ACD / RCA. 





Étude


Dans cet onglet, vous définissez les caractéristiques de présentation de votre dossier :



Le type de présentation

Il détermine le type de données que vous devez importer. 


Dans tous les cas, les données du "réalisé N" sont alimentées soit par import de balance, soit par import de FEC. Par contre, pour les données du comparatif, tout dépend du choix effectué :


  • Réalisé N / Réalisé N-1 : les données du réalisé N-1 sont alimentées soit par import de balance, soit par import de FEC, soit elles sont issues de la fonction "Décaler les exercices". 
  • Réalisé N / Budget N : les données du budget proviennent d'une simple saisie ou d'un budget établi dans Prévisionnel et importé dans Bilan Imagé.
  • Réalisé N: Pas de comparatif


A noter :
Il est obligatoire de renseigner un type de comparatif dans votre dossier afin d'évaluer assurément l'évolution de l'entreprise. En effet, dans le cas d'un premier exercice par exemple, vous devez choisir le comparatif Réalisé N / Budget N, en vous basant sur le prévisionnel de démarrage établi pour vérifier la viabilité du projet.


Les dates de clôture et durée des exercices

Ces informations seront présentes dans vos restitutions diaporama et rapport. 


Mais l'intérêt est aussi au niveau de l'analyse de l'évolution entre les exercices comparatifs. En effet, dans le cas où la durée de vos exercices n'est pas identique (par exemple N-1 sur 6 mois et N sur 12 mois), le logiciel effectue un prorata dans le calcul du pourcentage d'évolution, afin de pouvoir "comparer des variables comparables".


A noter :
Les montants s'affichent tels qu'ils figurent sur votre balance (ils ne sont pas proratisés), seuls les pourcentages d'évolution le sont.



La fonction "Décaler les exercices"

L'année prochaine, lorsque vous réaliserez le Bilan Imagé de votre client, vous souhaiterez éviter de ressaisir les données de l'exercice N-1. Là, réside tout l'intérêt de la fonction de décalage des exercices.


Elle permet de décaler les données présentes dans l'exercice N vers l'exercice N-1, les données du N-1 sont alors conservées dans l'historique sur 5 ans en N-2, de telle sorte qu'à chaque nouvelle année, il ne vous reste à importer ou à saisir que l'année N dans le logiciel. Pour cela, vous devez soit :


  • Cliquer sur le bouton Décaler les exercices dans l'onglet Période, 
  • Passer par le menu Saisie. 


A noter : 
Lorsque vous validez le décalage des exercices, un message vous informe que le dossier avant décalage a été archivé, et vous spécifie l'emplacement de ce fichier d'archive sur votre poste. En général, l'archive est enregistrée dans le répertoire de vos dossiers et porte le nom du dossier, suivi de la date de clôture de l'exercice N avant clôture.

Exemple : Un dossier se nomme "SAS Plaisance" avec une date de clôture au 31/12/2022. Vous souhaitez ouvrir l'exercice 
2023 pour votre présentation Bilan, donc vous décalez les exercices. Désormais, l'exercice N clôture au 31/12/2023 et l'exercice N-1, au 31/12/2022. L'archive avant le décalage porte le nom "SAS Plaisance-2022". 


La présentation

Dans cette section vous pourrez renseigner les informations de présentation du diaporama de Bilan Imagé.