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Fichiers

Lorsque vous êtes dans un dossier, la barre de menus suivante apparaît tout en haut, sur la gauche de votre logiciel :

MENU FICHIER

Ici, vous : 

• Enregistrez les modifications apportées à votre dossier,
• Effectuez une sauvegarde (ou copie dans un  répertoire autre que celui initialement paramétré) en choisissant Enregistrer sous..., 
• Enregistrez un modèle de dossier pour conserver un paramétrage et l'utiliser comme base dans d'autres dossiers, 
• Fermez le dossier et revenez à la page d'accueil du logiciel pour par exemple : 
  • Mettre à jour le logiciel, 
  • Ouvrir/créer un autre dossier, 
  • Renseigner les informations générales du cabinet (Raison sociale ou logo...) pour qu'elles apparaissent automatiquement dans les restitutions (diaporama et rapport), etc. 
• Fermez complètement le logiciel en choisissant Quitter. 

Saisie

Ce menu se réfère à la structure des données brutes et à l'essentiel des informations à présenter à votre client lors de votre entretien annuel.

IMPORTER LES DONNÉES

Les données comptables que vous allez présenter à votre client proviennent d'une balance comptable, récupérée depuis votre outil de production comptable, ou d'une liasse fiscale EDI-TDFC. Vous pouvez importer ces données à partir du menu Saisie.

EXERCICE

Cette partie concerne l'exercice comptable du dossier, pour lequel vous pouvez :

• Afficher l'historique d'une zone que avez activée (par exemple les ventes de marchandises, les achats consommés, ...) ou encore l'historique complet du dossier (c'est à dire l'historique simultané de toutes les zones du dossier dans un tableau). 
• Remettre tous les montants des exercices (N ou N-1) à zéro par RAZ des exercices. 
• Décaler le réalisé de l'exercice N en N-1. Cette fonction s'utilise pour assurer un suivi continu de votre dossier, sans avoir à recréer un nouveau dossier pour chaque exercice. Les données de l'exercice N passent en N-1, le N-1 passe en N-2, etc. Et il vous suffit d'importer votre nouvelle balance N.

A noter : 
Bilan Imagé conserve les données historiques dans la limite de 5 exercices. Ainsi, si vous avez utilisé la fonction Décaler le réalisé de l'exercice N en N-1, vous pouvez avoir les données des exercices N-4, N-3, N-2, N-1 et N, pour montrer à votre client l'évolution de certaines données au cours des dernières années.

Le raccourci clavier F3 permet également d'afficher l'historique d'une zone

MODE PHOTO

Les données chiffrées présentes dans le dossier Bilan Imagé proviennent initialement de la balance que vous avez importée. Vous pouvez toutefois, par simple saisie, les modifier. 

Dans ce cas, il est possible d'activer le Mode Photo pour repérer les données modifiées. Elles apparaissent ainsi en rouge et, au survol de chaque zone modifiée, une bulle d'information indique sa valeur initiale avant modification.

À tout moment, vous pouvez Revenir à la saisie initiale. Dans ce dernier cas, les modifications apportées ne sont pas conservées, vous retrouvez tout simplement la valeur initiale de toutes  les données modifiées dans le dossier.

MODE PICTOGRAMMES

Pour illustrer au mieux l'évolution entre le réalisé N et le réalisé N-1 (ou le budget N, selon le comparatif choisi), le Bilan Imagé dispose de pictogrammes pour lesquels vous choisissez votre thème d'affichage, par rapport aux conseils que vous souhaitez donner à votre client :

Dans le menu Outils, consultez comment modifier la fréquence de modification automatique des pictogrammes.

PARAMÉTRAGE COMPTABLE

Le paramétrage comptable permet de déterminer quel compte affecter à quelle zone de votre dossier. Par défaut, et suivant chaque type de présentation (forme juridique), il existe un paramétrage comptable en standard dans le logiciel.

Par ce menu, vous pouvez :

• Afficher le paramétrage comptable de la zone que vous avez activée (Raccourci clavier "F4"). Ci-dessous, exemple de la zone "Vente de marchandises" :

• Afficher le paramétrage comptable complet du dossier et le charger dans un dossier. Une barre d'outils vous permet de modifier le paramétrage comptable complet de votre dossier et de le personnaliser selon les besoins de votre dossier. À tout moment, vous pouvez revenir au paramétrage comptable par défaut proposé par Bilan Imagé, en cliquant sur "Charger un paramétrage complet" :

RESTITUTION

Par le menu "Saisie", il est  possible d'accéder aux restitutions sous forme de Rapport (ou par le raccourci clavier "F6") et Diaporama (ou par le raccourci clavier "F5"). 

De plus, par un contrôle de l'équilibre bilanciel, une option du logiciel permet de vérifier la cohérence des données présentes dans le dossier.

Outils

Le menu Outils permet de sécuriser les données de votre dossier. Il est possible de :

Verrouiller l'utilisation du dossier pour éviter que les données puissent être modifiées, 

Définir un mot de passe à l'ouverture du dossier, en sorte qu'un autre utilisateur ne puisse y accéder.

Dans les Options du dossier, il est aussi possible de :

• Paramétrer un mode et une fréquence d'enregistrement automatique (Cf sauvegarde automatique), 
• Gérer la tolérance de calcul des évolutions selon le mode absolu et selon le mode relatif. Pour chacun des modes d'évolution, vous définissez l'échelle de valeurs des pictogrammes. Par exemple, pour une tolérance haute à 10 points, tant que l'évolution en absolu n'atteint pas les 10 points, le pictogramme ne change pas. (Cf mode pictogrammes)

• Mode absolu : le logiciel calcule le taux d'évolution de chaque compte, c'est-à-dire un rapport entre la variation absolue et la valeur initiale (réalisé N-1 ou budget, selon comparatif choisi ). La variation absolue étant la différence entre la valeur finale du compte (réalisé N)et sa valeur initiale. Taux d'évolution absolu = ("N" - "N-1") / "N-1".

• Mode relatif : le logiciel détermine un taux de variation pour chaque compte, indépendamment de l'évolution du chiffre d'affaires ou de la marge (selon le choix effectué dans les options ci-dessus). Ce mode de calcul permet d'analyser de façon objective la variation d'un compte, en gommant l'effet de variation du chiffre d'affaires ou de la marge dans l'entreprise.

Pour exemple, prenons les charges de fonctionnement. En N-1, elles s'élevaient à 2 300 € pour un CA de 250 000 €. En  N, leur montant est de 2 150 € pour un CA de 260 000 €. Voici les taux d'évolution :

- Du chiffre d'affaires : (CA N - CA N-1) / CA N-1 = (260 000 - 250 000) / 250 000 = 4 % => en N, le chiffre d'affaires a augmenté de 4 %

- Des charges de fonctionnement : 

        - En absolu : (charges N - charges N-1) / charges N-1 = (2 150 - 2 300) / 2 300 = - 6,52 %  =>  en N, les charges ont         diminué de 6,52 %. Ce taux peut être analysé comme une amélioration dans la gestion de la charge.

        - En relatif : (taux d'évolution des charges - taux d'évolution du CA) = -6,52% - 4 % = - 10,52%  => les charges de l'entreprise étant étroitement liées au chiffre d'affaires, sans tenir compte de l'évolution de mon chiffre d'affaires, mes charges de fonctionnement ont diminué de 10,52 %. Ce qui objectivement, est plus qu'une simple "amélioration", mais devient une "performance" pour l'entreprise.

À noter : 
Les modes absolu et relatif permettent de faire une analyse et un calcul plus fins des évolutions. Le dernier mot revient toutefois à l'expert qui analyse les comptes : il a la possibilité de se laisser orienter ou non par ces calculs pour établir son conseil.

• Définir le format monétaire des montants (€, k€ ou M€), celui des taux d'évolution, la base de calcul des ratios (selon le chiffre d'affaires ou la marge). 

Menu ?

Par le menu "?", il est possible :

• D’accéder à l'aide contextuelle du logiciel (raccourci clavier "F1") et à la page web "Aide et Supports" avec des vidéos, fiches pratiques, actualités et mises à jour liées au logiciel Bilan Imagé, 
• De consulter la date de validité de votre licence d'utilisation ou de renseigner la nouvelle licence pour Bilan Imagé, mais aussi pour le module "Ratios Sectoriels" compris dans le logiciel. (Cf. Saisir la licence) 
• D'envoyer un email au service abonnés RCA, par exemple pour des questions relatives au renouvellement de votre abonnement et au service technique, pour toute question liée à l'utilisation de votre logiciel. 
• De discuter en direct avec les conseillers clients RCA en cas d'interrogations lorsque vous traitez votre dossier. 
• De consulter les informations à communiquer à notre assistance en cas de contact (licence, version du logiciel...). 

A noter : 
Pour pouvoir envoyer un email directement depuis le logiciel, vous devez disposer d'un logiciel de messagerie, paramétré par défaut sur votre poste. Lors de la demande d'envoi du mail, votre outil de gestion de messagerie (Outlook, Thunderbird...) prend le relais et génère le mail à destination des services RCA. Il est même possible de mettre en pièce jointe une sauvegarde de votre dossier.