Vous pouvez attribuer des responsables aux dossiers et définir les collaborateurs autorisés à y accéder. Un collaborateur peut accéder à un dossier sans en être responsable.

Comment gérer les accès des collaborateurs aux dossiers

Comprendre le rôle de responsable de dossier

Le responsable de dossier est chargé de la tenue et du suivi d’un dossier client. Cette fonction répond principalement à un besoin d’organisation au sein du cabinet.

Un dossier peut avoir plusieurs responsables, selon l’organisation du cabinet. Un collaborateur peut également disposer d’un accès au dossier sans être désigné comme responsable.

Attribuer des responsables et des accès

Vous pouvez attribuer les responsables et gérer les accès aux dossiers depuis les quatre parcours suivants :

1. Lors de la création d’une entreprise.

2. Lors de la modification d’une entreprise.

3. Lors de la création d’un utilisateur cabinet.

4. Lors de la modification des entreprises associées à un utilisateur cabinet.

Les utilisateurs proposés dépendent du site auquel le dossier est rattaché. De la même manière, les dossiers proposés dépendent du site auquel l’utilisateur cabinet est rattaché.

Choisir les responsables d’un dossier

1. Ouvrez la fenêtre de création ou de modification de l’entreprise concernée.

2. Recherchez un utilisateur à l’aide de la barre de recherche.

3. Sélectionnez les utilisateurs à désigner comme responsables du dossier.

4. Vérifiez qu’au moins un responsable est sélectionné.

5. Enregistrez vos modifications.

   Les responsables sélectionnés sont affectés au dossier.

Choisir les accès aux dossiers

Vous pouvez choisir les collaborateurs ou les entreprises autorisés à accéder au dossier selon le parcours utilisé.

1. Sélectionnez l’option correspondant au niveau d’accès souhaité.

2. Recherchez un collaborateur ou une entreprise à l’aide de la barre de recherche, si nécessaire.

3. Sélectionnez les collaborateurs ou les entreprises à autoriser.

4. Enregistrez vos modifications.

   Les utilisateurs sélectionnés peuvent accéder au dossier et se connecter à l’espace client concerné.

Consulter les conséquences sur la visibilité des dossiers

Les droits attribués déterminent la visibilité des dossiers dans les différentes pages de l’Espace Unik.

• Dans Supervision et Portefeuille, un utilisateur cabinet voit uniquement les dossiers dont il est responsable.
• Dans Entreprises, un utilisateur cabinet voit tous les dossiers auxquels il a accès, y compris ceux dont il est responsable.
• Dans Liste des entreprises, un administrateur peut gérer toutes les entreprises de son site, même s’il n’a pas accès aux dossiers concernés.

Modifier en masse les responsables avec Excel

La modification en masse permet d’ajouter ou de retirer des responsables sur plusieurs dossiers à partir d’un fichier Excel.

1. Ouvrez la page Entreprises.

2. Cliquez sur Modifier les responsables des dossiers.

   La fenêtre de modification en masse s’affiche.

3. Exportez la liste des dossiers et de leurs responsables au format .xls.

4. Modifiez les responsables directement dans le fichier Excel.

   Vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs dans les colonnes prévues à cet effet.

5. Importez le fichier modifié dans la fenêtre de modification en masse.

6. Cliquez sur Modifier les responsables des dossiers.

   Les responsables sont mis à jour dans l’espace Unik.

Vérifier la prise en compte des modifications

Les modifications sont répercutées dans les pages suivantes :

• Supervision 
• Entreprises 
• Portefeuille 
• les tableaux de bord de Pilotage

Résoudre les erreurs d’importation

Les modifications peuvent ne pas être prises en compte dans les cas suivants :

• le fichier n’est pas au format .xls 
• le fichier dépasse 1 Mo 
• l’utilisateur renseigné n’existe pas ou l’adresse e-mail ne correspond à aucun utilisateur 
• l’utilisateur ne fait pas partie du site auquel le dossier est rattaché 
• un dossier ne possède aucun responsable 
• une colonne autre que celles dédiées aux responsables a été modifiée