[Aide 3/10]
- Importer les données d'une balance comptable
- Récupérer les données d'une balance comptable
- Importer les données d'un F.E.C / d’une balance comptable
- Si votre logiciel comptable n'est pas référencé
- Paramétrage comptable d'une zone
- Assistant de création d'un paramétrage
- Paramétrage comptable complet
- Importer les données depuis Prévisionnel
Importer les données d'une balance comptable
La plupart du temps, les données comptables sont récupérées par import de balance comptable, mais vous avez également la possibilité d'alimenter les zones par saisie.
En s'intégrant au processus de votre production habituelle des comptes, Évaluation vous permet de récupérer rapidement les données comptables pour vous concentrer sur les aspects techniques et qualitatifs de l'évaluation.
Pour importer une balance comptable :
- soit vous utilisez le bouton
, présent dans la barre des sous-menus, - soit vous passez par le menu "Saisie".
Suivant chaque dossier, vous pouvez importer les données :
- Des exercices du réalisé, suivant le nombre d'exercices que vous avez paramétré dans l'onglet "Période",
- De l'exercice N uniquement, si vous avez précédemment effectué une évaluation dans ce dossier et que vous avez utilisé la fonction de décalage des exercices,
- Du Budget établi dans Prévisionnel, dans le cas où vous avez choisi de prendre en compte les exercices prévisionnels pour estimer la valeur de l'entreprise (méthodes prévisionnelles).
Important : Les Plugs comptables Suite à un partenariat avec l'éditeur ACD, une liaison vous permet de récupérer les informations du dossier et les données comptables sans passer par le processus d'import de balance comptable. De plus, vous disposez de liaisons avec plusieurs autres éditeurs, notamment : Sage - Coala, Cegid - Quadra et PGI et bien d'autres.
Les étapes d'import de données comptables d'une balance
1. Vous ouvrez la fenêtre d'import à partir d'une balance comptable, par le bouton "Import" ou par le menu "Saisie".
2. Vous récupérez la balance comptable. Le logiciel dispose d'un assistant de récupération de balance, quelque soit votre outil de production comptable.
A noter : Lorsqu'il s'agit d'un premier import de balance dans votre dossier, il n'est pas nécessaire de cliquer sur le bouton "Récupérer", l'assistant de récupération s'ouvre directement.
3 . Une fois la balance récupérée, vous devez importer les données comptables dans les zones de saisie du logiciel. Le logiciel vous propose de choisir quelles données vous souhaitez importer parmi les exercices paramétrés dans l'onglet "Période".
4. Les zones de saisie sont alimentées suite à l'import et le logiciel active automatiquement le "Mode Photo" afin de conserverune trace en cas de modifications des données dans une zone. Il est possible de réimporter une zone de saisie en utilisant la fonction "Paramétrage comptable de la zone" (accessible par le raccourci clavier "F4").
5. Suite à l'import, le logiciel fait une vérification de la cohérence des données importées en contrôlant deux types d'écart :
- Écart du bilan : le logiciel contrôle le total de l'actif et le total du passif sur chacun des exercices,
- Écart du résultat : le logiciel contrôle le résultat du "Bilan" et le résultat du "Compte résultat".
Vous avez également la possibilité de lancer cette vérification par le menu "Saisie" > "Vérifier la cohérence de la saisie". Il est possible qu'il détecte des incohérences de saisie (par exemple un bilan déséquilibré), que vous devez rectifier.
Lorsqu'il ne détecte pas d'incohérence, le logiciel affiche le bouton 
à la place du triangle d'information.
Récupérer les données d'une balance comptable
Pour récupérer une balance comptable, vous devez :
1. Ouvrir l'assistant de récupération soit en :
- Utilisant le bouton
- Passant par le menu "Balance", puis "Récupérer" dans la fenêtre d'import.
A noter : Lors du premier import de balance dans votre dossier, l'assistant de récupération s'ouvre automatiquement : pas besoin d'utiliser le bouton "Récupérer".
2. Sélectionner le logiciel de comptabilité
Dans la fenêtre de récupération de la balance, une liste d'éditeurs de logiciels de comptabilité est disponible. Choisissez dans la liste le logiciel qui correspond à votre outil de production comptable pour pouvoir générer la balance à importer.
A noter : Les principaux logiciels de production comptable sont représentés dans la liste. Si vous ne retrouvez pas votre logiciel, n'hésitez pas à utiliser le "Driver générique" (dernier dans la liste). Il s'agit de fichiers ASCII (Séparateurs : Tabulation ou Point-virgule) que vous générez depuis votre logiciel comptable.
3. Générer et récupérer la balance depuis le logiciel de comptabilité sélectionné
L'étape suivante donne accès à un mode opératoire à suivre depuis votre logiciel de comptabilité. Les instructions de ce mode opératoire permettent de générer la balance à importer, d'où l'intérêt de les appliquer scrupuleusement.
Vous générez ensuite le fichier contenant votre balance et l'enregistrez sur votre poste. Il ne vous reste plus qu'à importer ce fichier dans l'assistant de récupération et à le "Récupérer".
A noter : Suivant le nombre d'exercices du réalisé (onglet "Période"), il existe une zone d'import pour chaque balance au cas où vous importez un fichier par exercice. Vous devez sélectionnez le contenu du fichier, c'est-à-dire choisir quelles sont les données comptables qui y sont présentes, en fonction des différents exercices. Par le menu "Explication", "Imprimer" de cette fenêtre, n'hésitez pas à imprimer le mode opératoire pour vous permettre d'importer rapidement les données comptables.
Pour la suite de l'import, consultez la rubrique "Importer les données d'une balance comptable".
Importer les données d'un F.E.C / d’une balance comptable
Les données comptables peuvent être récupérées par import d’un fichier des écritures comptables ou par import de balance comptable. vous avez également la possibilité d'alimenter les zones par saisie .
En s'intégrant au processus de votre production habituelle des comptes, Évaluation vous permet de récupérer rapidement les données comptables pour vous concentrer sur les aspects techniques et qualitatifs de l'évaluation.
Pour importer un F.E.C ou une balance comptable:
- soit vous utilisez le bouton
, présent dans la barre des sous-menus, - soit vous passez par le menu "Saisie".
Suivant chaque dossier, vous pouvez importer les données :
- Des exercices réalisés, suivant le nombre d'exercices que vous avez paramétrés dans l'onglet "Période",
- De l'exercice N uniquement, si vous avez précédemment effectué une évaluation dans ce dossier et que vous avez utilisé la fonction de décalage des exercices,
- Du Budget établi dans Prévisionnel, dans le cas où vous avez choisi de prendre en compte les exercices prévisionnels pour estimer la valeur de l'entreprise (méthodes prévisionnelles).
Important : Les Plugs comptables
Suite à un partenariat avec l'éditeur ACD, une liaison vous permet de récupérer les informations du dossier et les données comptables sans passer par le processus d'import de balance comptable.
De plus, vous disposez de liaisons avec plusieurs autres éditeurs, notamment : Sage - Coala, Cegid - Quadra et PGI et bien d'autres.
La récupération des F.E.C. via ce plug comptable sera progressivement développé sur le logiciel. Si votre logiciel de production permet l’import de F.E.C via le plug comptable, vous retrouverez l’option suivante dans CA suite :
Les étapes d'import de données comptables d'un F.E.C.
1. Vous ouvrez la fenêtre d'import du F.E.C, par le bouton "Import" ou par le menu "Saisie".
2. Vous récupérez le fichier F.E.C pour chacun des exercices réalisés (fonction de votre choix dans l’onglet « Étude » :
3. Une fois le(s) F.E.C. récupéré(s), vous devez importer les données. Le logiciel vous propose de choisir quelles données vous souhaitez importer parmi les exercices paramétrés dans l'onglet "Étude".
4. Les zones de saisie sont alimentées suite à l'import et le logiciel active automatiquement le "Mode Photo" afin de conserver une trace en cas de modifications des données dans une zone. Il est possible de réimporter une zone de saisie en utilisant la fonction "Paramétrage comptable de la zone" (accessible par le raccourci clavier "F4").
Les étapes d'import de données comptables d'une balance
1. Vous ouvrez la fenêtre importer une balance, par le bouton "Import" ou par le menu "Saisie".
2. Vous récupérez la balance comptable. Le logiciel dispose d'un assistant de récupération de balance, quel que soit votre outil de production comptable.
A noter : Lorsqu'il s'agit d'un premier import de la balance dans votre dossier, il n'est pas nécessaire de cliquer sur le bouton "récupérer", l'assistant de récupération s'ouvre directement
A noter :
Lorsqu'il s'agit d'un premier import de balance dans votre dossier, il n'est pas nécessaire de cliquer sur le bouton "Récupérer", l'assistant de récupération s'ouvre directement.
3 . Une fois la balance récupérée, vous devez importer les données comptables. Le logiciel vous propose de choisir quelles données vous souhaitez importer parmi les exercices paramétrés dans l'onglet "Étude".
4. Les zones de saisie sont alimentées suite à l'import et le logiciel active automatiquement le "Mode Photo" afin de conserver une trace en cas de modifications des données dans une zone. Il est possible de réimporter une zone de saisie en utilisant la fonction "Paramétrage comptable de la zone" (accessible par le raccourci clavier "F4").
Vérification de la cohérence
Suite à l'import, le logiciel fait une vérification de la cohérence des données importées en contrôlant deux types d'écart :
- Écart du bilan : le logiciel contrôle le total de l'actif et le total du passif sur chacun des exercices,
- Écart du résultat : le logiciel contrôle le résultat du "Bilan" et le résultat du "Compte résultat".
Vous avez également la possibilité de lancer cette vérification par le menu "Saisie" > "Vérifier la cohérence de la saisie". Il est possible qu'il détecte des incohérences de saisie (par exemple un bilan déséquilibré), que vous devez rectifier.
Lorsqu'il ne détecte pas d'incohérence, le logiciel affiche le bouton 
à la place du triangle d'information.
Si votre logiciel comptable n'est pas référencé
Nous avons développé en standard dans le logiciel, une liste de drivers comptables permettant d'interfacer les principaux logiciels comptables du marché. Si vous souhaitez utiliser une balance provenant d'un autre logiciel comptable, nous vous proposons d'étudier son interfaçage.
Pour cela, nous avons prévu la procédure suivante :
1. Au niveau du cabinet
Envoi par mail de(s) fichier(s) contenant une balance comptable composée des informations suivantes :
- Solde Débit de la période N-1
- Solde Crédit de la période N-1
A noter : Ces éléments peuvent être contenus dans 1 ou 2 fichier(s).
2. Au niveau de RCA
- Étude de la structure de la balance comptable,
- Réalisation du driver comptable,
- Envoi par mail d'un fichier contenant le driver comptable à utiliser.
3. Au niveau du cabinet
Installation du nouveau driver comptable en quatre étapes. Vous devez :
- Lancer l'import à partir d'une balance
- Ouvrir une balance à partir d'un fichier
- Importer / Exporter un driver en passant par le menu "Driver"
- Sélectionner le fichier ".ini" reçu par mail, de RCA.
A noter : La fonction "Exporter" permet de créer un fichier contenant les drivers de votre choix, à communiquer aux autres utilisateurs du logiciel, qui en auraient besoin.
Paramétrage comptable d'une zone
Lorsque vous importez une balance, l'ensemble des données comptables sont importées dans les zones du "Bilan" et du "Compte de résultat".
Sur chaque zone de saisie, vous pouvez accéder au détail des comptes importés à partir de la balance comptable de 3 façons :
Soit en passant par le menu principal "Saisie", "Paramétrage comptable", "Afficher le paramétrage de la zone"
- Soit en passant par le bouton
, dans l'onglet de saisie, - Soit en passant par le raccourci clavier "F4" sur la zone active.
Exemple : Paramétrage comptable de la zone de saisie "Immobilisations corporelles" (bilan). Lorsque vous appuyez sur la touche F4 dans cette zone, la fenêtre suivante s'ouvre :
À ce niveau, vous pouvez modifier le paramétrage d'import, en ajoutant de nouveaux comptes ou en modifiant des montants. Par défaut, le paramétrage est verrouillé par sécurité. Avant de le personnaliser, vous devez le déverrouiller en cliquant sur le bouton 
.
Le bouton "Assistant" permet d'insérer un paramétrage comptable.
Une fois le paramétrage comptable conforme à votre souhait, vous devez le "Valider" pour importer le résultat de votre paramétrage dans la zone concernée.
Attention : Les modifications du paramétrage n'impactent que le dossier, ces modifications sont sous votre responsabilité. Veillez à ne pas créer de doublons de comptes. Par exemple, un compte qui serait repris dans 2 zones différentes du dossier.
A noter : Le paramétrage standard du logiciel n'est jamais modifié, ce qui vous permet en cas d'erreur, de pouvoir le recharger dans votre dossier. Dans le paramétrage comptable d'une zone, des signes "+" et "-" à droite du numéro de chaque ligne indiquent le sens du compte. De plus, pour une meilleure distinction, les comptes pris en négatif (signe "-") apparaissent également en rouge dans la fenêtre de paramétrage comptable de la zone.
Assistant de création d'un paramétrage
Pour personnaliser le paramétrage comptable par défaut de chacune des zones de la saisie, vous pouvez :
- Utiliser l'assistant de création d'un paramétrage comptable ou,
- Saisir directement la syntaxe du paramétrage comptable,
Assistant de paramétrage comptable
Lorsque vous paramétrez des formules de comptes dans le logiciel, vous devez obligatoirement renseigner :
- Le type de calcul qui permet de définir si la formule récupère les mouvements de la période, le cumul à la fin de la période, le solde de la période ou l'écart de solde entre la période N et la période N-1;
- Le sens du calcul, à savoir si la formule retient :
- Uniquement le Débit des comptes,
- Uniquement le Crédit des comptes,
- Le Débit des comptes s'il existe, sinon le Crédit des comptes en négatif (souvent pour les comptes de charges) ou
- Le Crédit des comptes s'il existe, sinon le Débit des comptes en négatif (concerne souvent les comptes de produits).
- La fourchette de comptes à utiliser, en respectant la syntaxe recommandée par le l'assistant (voir image ci-dessus) :
- Intervalle de comptes => ":"
- Ajout de comptes => "+"
- Exclusion de comptes => "-"
Dans le cas d'une modification d'un paramétrage existant, vous pouvez cochez l'option "Ajouter à la suite de la formule existante", pour effectuer votre personnalisation sans avoir à paramétrer toute la formule une nouvelle fois.
Saisie de la syntaxe du paramétrage comptable
Vous pouvez saisir directement la formule de paramétrage comptable dans la zone dédiée, sans passer par l'assistant de création. Par contre, vous devez veiller à ce que la syntaxe soit exactement la même que celle générée par l'assistant de paramétrage comptable.
Par exemple, vous devez saisir : solde ("C-D";"707+7097") pour importer dans une zone le crédit des comptes 707 (ventes de marchandises) et des comptes 7097 (rabais, remises et ristournes accordés)
A noter : Si la zone possède déjà un paramétrage comptable, il est possible que celui-ci soit verrouillé. Cliquez sur le bouton pour déverrouiller et modifier la formule de paramétrage comptable.
Paramétrage comptable complet
Il est possible de modifier les paramétrages d'import, de les imprimer et les exporter vers Excel en passant par le menu "Saisie".
Une barre d'outils vous permet de modifier le paramétrage comptable complet de votre dossier et de le personnaliser selon les besoins de votre dossier. À tout moment, vous pouvez revenir au paramétrage comptable par défaut proposé par Évaluation dans le menu "Saisie" > "Paramétrage comptable" > "Charger un paramétrage complet".
Importer les données depuis Prévisionnel
Si vous avez effectué un prévisionnel dans le logiciel Prévision de RCA, vous pouvez récupérer, par module d'importation, les données des exercices du prévisionnel. Dans ce cas, vous alimentez le compte de résultat pour les exercices prévisionnels. Ce qui permet ensuite d'utiliser les méthodes d'évaluation prévisionnelles.
Les étapes d'import du budget de Prévisionnel
1. Vous devez au préalable activer la notion de "Prévision" dans l'onglet "Période", sans quoi l'import du budget ne pourra se faire. Pour cela, vous devez choisir un nombre d'exercices prévisionnel (ne pas renseigner "Aucun").
2. Dans l'onglet "Compte de Résultat", cliquez sur le bouton 
pour importer le fichier contenant le budget de Prévision.
3. Vous récupérez ensuite le fichier portant l'extension ".xpf", que vous avez au préalable exporté depuis Prévision ("Contrôler les calculs", "Exporter", "Budget => Évaluation").
4. Suite à l'import, les données chiffrées de Prévision sont importées dans l'onglet "Prévisionnel" du Compte de résultat.
