[Aide 1/10]

• Page d'accueil
  • 1. L'accueil des Dossiers / Modèles
  • 2. La barre d'informations du cabinet et paramètres du logiciel
  • 3. Le volet latéral de notifications
• Dossiers / Modèles
  • DOSSIERS
    • 1. Créer un nouveau Dossier 
    • 2. Accéder à un dossier existant
    • 3. Ouvrir le diaporama d'un dossier existant
  • MODÈLES
    • 1. Créer un nouveau Modèle de dossier
    • 2. Ouvrir un Modèle Existant
  • LIEN DOSSIERS / MODÈLES
• Créer un nouveau dossier
  • 1. Créer un nouveau dossier vierge
  • 2. Créer un nouveau dossier à partir d'un modèle
  • 3. Créer un nouveau dossier à partir d'un dossier Bilan Imagé
• Sauvegarde
  • Notion de Répertoires
  • Sauvegarde automatique

Page d'accueil

En double-cliquant sur l'icône du logiciel , vous accédez à sa page d'accueil :

C'est la porte d'entrée du logiciel. Elle s'organise autour de trois axes :

1. L'accueil des Dossiers / Modèles

Création d'un nouveau dossier ou ouverture d'un dossier existant, 

Création d'un nouveau modèle de dossier ou accès à la modification d'un modèle existant, 

Présentation du diaporama Évaluation à votre client sans passer par les détails du dossier. 

2. La barre d'informations du cabinet et paramètres du logiciel

Saisie des informations générales du cabinet, qui seront ensuite reprises dans les restitutions (diaporama et rapport) : raison sociale, coordonnées, logo,   

Paramétrage des listes par défaut utiles pour la prise de connaissance de l'entreprise à évaluer (check-list et historique du diagnostic pour analyser l'environnement de l'entreprise)

Contact assistance RCA, Accès à la page Aide et supports du logiciel, 

Accès aux répertoires de dossiers, de modèles de dossiers, d'installation du logiciel, etc. 

3. Le volet latéral de notifications

Dernières actualités du logiciel, 

Accès à la page web Aides et Supports "Évaluation",

Calendrier des prochaines web découvertes du logiciel. 

Dossiers / Modèles

Cette partie de la page d'accueil permet d'ouvrir un dossier ou un modèle.

DOSSIERS

Un dossier correspond à une entreprise. Il contient l'ensemble des données de l'entreprise et toutes les informations qui vous permettent de déterminer et de présenter la valeur estimée de l'entreprise. Vous pouvez :

1. Créer un nouveau Dossier 

Vierge :  vous créez et ouvrez un dossier en utilisant le paramétrage comptable par défaut. 

À partir d'un modèle : vous créez un dossier en utilisant un modèle de votre choix, que vous avez enregistré dans un sous-répertoire. Le logiciel charge et ouvre ce modèle. 

2. Accéder à un dossier existant

En cliquant sur le bouton dédié, vous accédez à la liste des derniers dossiers qui ont été consultés dans le logiciel. Choisissez celui qui vous intéresse pour l'ouvrir, ou alors, s'il n'est pas présent dans la liste, cliquez sur "Ouvrir un autre fichier" pour le récupérer dans le sous-répertoire où il est enregistré.

3. Ouvrir le diaporama d'un dossier existant

Le bouton "Diaporama" permet d'ouvrir directement, depuis la page d'accueil du logiciel, le diaporama d'un dossier existant. 

Pour cela, il suffit de cliquer sur ce bouton pour choisir dans la liste des derniers dossiers ouverts celui qui vous intéresse ou alors de cliquer sur "Ouvrir un autre diaporama" pour aller le chercher dans le sous-répertoire où est enregistré le dossier.

MODÈLES

Un modèle permet de définir un paramétrage de dossier spécifique, pour bénéficier de :

• Méthodes de calcul libres à utiliser pour différents dossiers, mais aussi d'une check-list spécifique à un secteur d'activité, 
• Paramétrages comptables personnalisés, pour des imports de balances avec un plan comptable spécifique, 
• Diaporamas et Rapports types , en fonction de l'activité du client ou du degré de détail que vous souhaitez apporter lors de la présentation (nombre de diapositives, tableaux et rédaction du rapport...). 

1. Créer un nouveau Modèle de dossier

Vierge : vous devez choisir : 

• Une forme juridique : Entreprise individuelle ou Société soumise à l'impôt sur le revenu (IR) ou à l'impôt sur les sociétés (IS), 
• Un secteur d'activité : Artisanat, Commerce, Industrie ou Service. 

À partir d'un modèle : vous apportez des modifications à un modèle déjà existant pour créer un nouveau modèle. 

En cliquant sur le bouton "Modèles Existants", choisissez un modèle récemment ouvert (ou cliquez sur "Ouvrir un autre modèle" pour sélectionner le modèle de votre choix dans le répertoire d'enregistrement des modèles), le modèle s'ouvre, vous pouvez effectuez vos modifications puis l'enregistrer par le menu "Fichier", puis "Enregistrer en tant que modèle".

2. Ouvrir un Modèle Existant

Pour apporter des modifications à un modèle déjà existant.

LIEN DOSSIERS / MODÈLES

Un modèle peut être utilisé pour plusieurs dossiers portant la même forme juridique et le même secteur d'activité, 

Il est possible de créer un nouveau modèle à partir d'un dossier. Pour cela, dans votre dossier, il suffit d'aller dans le menu "Fichier", puis "Enregistrer en tant que modèle". 

Seul un dossier comporte toutes les données à présenter au client. Le modèle constitue uniquement l'architecture du dossier : Attention alors, à ne pas créer un modèle en voulant créer un dossier, car toutes les données chiffrées du dossier sont effacées lors de l'enregistrement, seuls restent le paramétrage comptable, la structure du dossier et la personnalisation des restitutions (diaporama et rapport). 

Les extensions de fichiers : 

• Dossiers : les fichiers générés par les dossiers dans Évaluation portent l'extension ".def" 
• Modèles : 

• Les fichiers générés par un modèle de dossier dans Évaluation portent l'extension ".mef", 
• Les fichiers générés par un modèle de diaporama dans Évaluation portent l'extension ".mdef", 
• Les fichiers générés par un modèle de rapport dans Évaluation portent l'extension ".ref"

Créer un nouveau dossier

1. Créer un nouveau dossier vierge

Dans ce cas, vous utilisez le paramétrage standard du logiciel.

Il est impératif de définir :

• Une forme juridique : 

• Entreprise individuelle 
• Société soumise à l'impôt sur le revenu (IR) ou à l'impôt sur les sociétés (IS). 

• Un secteur d'activité : le logiciel Évaluation se base sur une analyse par activité, pour apprécier au mieux la valeur de l'entreprise par rapport aux évolutions de son secteur. Il existe quatre secteurs possibles : 

• Artisanat, 
• Commerce, 
• Industrie 
• Service. 

Ces choix sont irréversibles, car ils permettent de définir la constitution du dossier. Par exemple, dans le cadre d'une société, on parle de "Rémunération du dirigeant", alors qu'il s'agit de "Prélèvements de l'exploitant" en entreprise individuelle. 

2. Créer un nouveau dossier à partir d'un modèle

Vous sélectionnez le modèle à partir duquel vous souhaitez créer le dossier. Ce dernier sera personnalisé sur la base de votre modèle avec des spécificités sur : le paramétrage comptable, la check-list, les méthodes de calcul sélectionnées, le diaporama de présentation avec les diapositives de votre choix, la charte graphique du diaporama, le rapport présent dans le modèle ...

Attention : Un modèle correspond à une forme juridique (Entreprise individuelle, Société à l'IR ou à l'IS) et à un secteur d'activité (Artisanat, Commerce, Industrie ou Service). 

Le dossier créé prendra donc automatiquement la forme juridique et le secteur d'activité du modèle. Ce choix étant irréversible, si vous souhaitez avoir un même modèle pour des dossiers avec des formes juridiques ou secteurs différents, il faut créer plusieurs modèles pour chacun des modules proposés par Évaluation.

3. Créer un nouveau dossier à partir d'un dossier Bilan Imagé

Si vous avez récemment effectué une présentation Bilan Imagé des comptes annuels à votre client, vous pouvez utiliser le dossier Bilan Imagé pour créer votre dossier Évaluation. Pour cela, vous devez :

• Choisir l'option de création "à partir d'un dossier Bilan Imagé", 
• Récupérer la sauvegarde de votre dossier Bilan Imagé dans le répertoire où vous l'avez enregistrée (fichier portant l'extension ".dbi"), 
• Définir la forme juridique et le secteur d'activité de l'entreprise dans l'assistant de création Évaluation. 

Ainsi, le dossier Évaluation récupère toute la description, les informations comptables présentes dans le dossier Bilan Imagé et les zones de saisie sont automatiquement alimentées.

Sauvegarde

La sauvegarde de vos dossiers et/ou modèles est importante pour assurer la sécurité de vos données. 

La sauvegarde comprend principalement 2 axes :

• L'enregistrement des données, 
• La duplication de fichiers , qui consiste à avoir plusieurs versions d'un dossier et à restaurer éventuellement la dernière copie dans le cas d'un incident informatique.

Lorsque vous créez un nouveau dossier (ou modèle), le logiciel vous demande de l'enregistrer une première fois, en renseignant son nom et son répertoire d'enregistrement. 

Lors des enregistrements suivants de vos dossiers, il vous suffira de cliquer sur le bouton figurant dans la partie haute du logiciel, à gauche. Les modifications apportées dans le dossier s'enregistreront directement dans le répertoire paramétré plus tôt. Le raccourci clavier "CTRL + S" permet également d'enregistrer votre dossier.

Si vous souhaitez dupliquer votre dossier, c'est-à-dire l'enregistrer avec un autre nom ou dans un autre répertoire, vous devez utiliser la fonction "Enregistrer sous...", dans le menu "Fichier".

Notion de Répertoires

En page d'accueil, vous avez la possibilité d'accéder aux différents répertoires liés à votre logiciel :

Par le bouton "Paramètres", vous pouvez ouvrir : 

• Le répertoire des dossiers : pour accéder à la liste de tous les dossiers que vous avez enregistrés. Les dossiers créés à partir du logiciel Évaluation sont des fichiers avec l'extension ".def". Par exemple, pour le dossier nommé "Plaisance", le fichier de sauvegarde est "Plaisance.def".
• Le répertoire des modèles : pour accéder à la liste des modèles de dossiers, de diaporama, de rapports, de questionnaires de préparation et suivi au format Word. 

Les modèles de dossiers créés à partir d'Évaluation sont des fichiers avec l'extension ".mef". Par exemple, pour le modèle nommé "ModèleArtisanat", le fichier de sauvegarde est "ModèleArtisanat.mef". 

• Le répertoire d'installation : contient l'exécutable du logiciel ("EvaluationFlash.exe"), 
• Le répertoire d'application : contient les fichiers de paramétrage propres au logiciel. 

A noter :

Nous vous conseillons, de prendre l'habitude d'enregistrer les dossiers au même endroit, afin de pouvoir les retrouver facilement. Lorsque vous recherchez un dossier en particulier, il suffit de vous rendre en page d'accueil du logiciel et d'ouvrir le répertoire des dossiers pour le retrouver.

Par défaut, les dossiers sont stockés dans le sous-répertoire "Dossiers" du répertoire d'installation du logiciel (par défaut, "C:\Program Files (x86)\RCA\EvaluationFlash\Dossiers"), mais vous pouvez choisir un autre répertoire global de sauvegarde sur le réseau.


À chaque enregistrement, le logiciel conserve l'ancien dossier dans un fichier portant l'extension ".def~".

Sauvegarde automatique

Par défaut, l'enregistrement des dossiers se fait manuellement. Mais il est également possible de paramétrer un enregistrement automatique. 

Pour cela, dans le menu "Outils", puis "Options", il suffit de sélectionner l'option "Automatique avec confirmation". 

Vous devez aussi saisir le nombre de minutes entre chaque enregistrement automatique.

De plus, il est possible de créer une copie du dossier avant chaque enregistrement, vous pourrez ainsi restaurer une sauvegarde avant modifications, dans le cas où vous souhaitez revenir en arrière.