MEG peut proposer automatiquement un compte comptable lors du traitement d’un achat en comptabilité d’engagement. Cette suggestion facilite l’affectation comptable, qui consiste à associer chaque ligne d’achat à un compte. Vous restez responsable de la vérification et de la validation de l’affectation.

Prérequis

La fonctionnalité peut proposer un compte comptable lorsque :

• l’achat est en comptabilité d’engagement ;
• aucun modèle d’affectation applicable n’existe pour le fournisseur ;
• un plan comptable est paramétré dans le dossier.

Elle s’applique aux achats importés par Factur-X, par OCR ou saisis manuellement.

Attention

MEG ne propose pas systématiquement de compte comptable. Si aucun compte ne s’affiche, vous pouvez le saisir manuellement lorsque l’achat peut être affecté.

Cela peut arriver lorsque l’historique du dossier ne contient pas encore suffisamment d’informations, lorsqu’un modèle d’affectation s’applique déjà au fournisseur, lorsqu’aucun plan comptable n’est paramétré ou lorsque le compte proposé n’existe pas dans le plan comptable du dossier. Le service peut également être momentanément indisponible.

Les achats à traiter, refusés ou annulés ne peuvent pas recevoir de suggestion, car leur affectation comptable est bloquée.

Comment utiliser les suggestions de comptes comptables

Vidéo de démonstration

1. Ouvrez la liste des achats.
2. Repérez le compte proposé dans la colonne Compte comptable.

À noter

Une suggestion peut apparaître après un court temps de calcul. L’icône IA permet de la distinguer d’un compte déjà validé ou issu d’un modèle d’affectation.

3. Ouvrez l’achat concerné.
4. Consultez le bloc Affectations comptables.

   Les champs Compte et Libellé sont préremplis avec la suggestion principale.
   
   

Achats avec plusieurs lignes

Pour un achat comportant plusieurs lignes d’affectation créées automatiquement après le passage de l’OCR, chaque ligne reçoit une suggestion indépendante. Les nouvelles lignes d’affectation créées manuellement ne reçoivent pas de suggestion.

5. Cliquez sur le champ Compte.

   Le menu déroulant affiche jusqu’à cinq suggestions dans la section Comptes comptables suggérés par MEG. Les suggestions sont classées de la plus pertinente à la moins pertinente.

6. Sélectionnez une suggestion ou choisissez un autre compte dans le plan comptable.
   Le compte sélectionné est repris dans le champ Compte. Vous pouvez également saisir un compte manuellement.

7. Vérifiez les comptes et les libellés proposés.

   Une suggestion reste modifiable ou remplaçable. Elle ne constitue pas une affectation définitive.

8. Cliquez sur Enregistrer et valider l’affectation.

   L’affectation est enregistrée et validée. Les contrôles habituels, notamment la cohérence des montants HT, TVA et TTC ainsi que l’équilibre des montants, restent inchangés.

Actualisation des suggestions

MEG recalcule automatiquement les suggestions si le fournisseur ou le montant total TTC est modifié avant la validation de l’affectation.

Si le contenu de l’achat est modifié après l’apparition d’une première suggestion, ouvrez à nouveau le détail de l’achat pour afficher les nouvelles suggestions. Aucune nouvelle demande de suggestion n’est effectuée une fois l’affectation validée.

Évolution des suggestions

Les suggestions s’appuient sur l’historique des affectations comptables exportées en comptabilité. Elles peuvent donc évoluer au fil du temps, à mesure que de nouvelles affectations sont enregistrées.

Une affectation validée aujourd’hui peut être prise en compte dans les suggestions à partir du lendemain, après la mise à jour de l’historique.

Une question ? Consultez notre FAQ