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TABLE DES MATIÈRES
En utilisant la fonctionnalité d’import d’un FEC (Fichier des Écritures Comptables), créez automatiquement les modèles de saisie des achats et gagnez du temps au quotidien.
Cette fonctionnalité est disponible sur les dossiers en comptabilité d’engagement.
Nous vous conseillons de suivre les recommandations ci-dessous afin de limiter les risques d’erreur lors de l’import.
Avant d’intégrer les modèles de saisie des achats à partir d’un fichier FEC, assurez-vous de respecter les prérequis suivants.
Avoir importé un plan comptable dans le dossier.
Avoir effectué le paramétrage comptable des achats.
Vérifiez que les comptes de charges sont bien créés dans Paramètres > Général > Gestion des comptes comptables, sous l’onglet Achats.
À savoir Dans le cas contraire, le modèle ne pourra pas être créé. Une modification du taux de TVA dans la liste par défaut n’est pas répercutée automatiquement dans les modèles de saisie existants.
Avoir paramétré les comptes comptables des clients et des fournisseurs dans les journaux et divers.
Le paramétrage des comptes auxiliaires n’est pas obligatoire, mais il est fortement recommandé afin de limiter les risques de doublons.
À noter Lors de l’import, les comptes tiers identifiés dans le fichier FEC pourront être créés automatiquement dans MEG.
À savoir Vous pouvez importer un FEC provisoire ou définitif. Veillez à respecter la structure des colonnes détaillée ci-dessous.
Au-delà du format .fec, les formats .txt et .csv sont également acceptés.
Pour importer correctement votre fichier et éviter les erreurs, celui-ci doit respecter une nomenclature précise au niveau des colonnes, des lignes et des données.
Les colonnes suivantes doivent obligatoirement être présentes et libellées de la manière suivante :
JOURNALCODE : code alphanumérique correspondant au code du journal des achats.
ECRITURENUM : donnée alphanumérique obligatoire pour un FEC définitif.
COMPTENUM : comptes tiers avec une racine 401 uniquement et comptes de charges de classe 6 ou 2.
COMPAUXNUM : compte de tiers à saisir au format alphanumérique.
COMPAUXLIB : raison sociale, à renseigner obligatoirement sur la ligne d’un compte 401.
PIECEREF : donnée alphanumérique obligatoire pour un FEC provisoire.
Exemple d’un fichier FEC avec une nomenclature valide. L’encadré représente un modèle de saisie :
Dans le menu, cliquez sur Paramètres > Achats > Gestion des modèles de saisie.
Pour ajouter des modèles, cliquez sur le bouton Importer un FEC.
Important Lors de l’import d’un FEC, les modèles déjà existants sont enrichis par les données complémentaires identifiées dans le nouveau fichier. Ils ne sont donc pas écrasés, mais complétés. Par exemple, un nouveau compte de charge peut être ajouté à un modèle existant.
Cliquez sur Importer un FEC, puis sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur ou glissez-déposez-le dans la zone prévue à cet effet.
Une fois le document sélectionné, une liste déroulante vous permet de choisir les journaux d’achats à importer.
Cliquez ensuite sur Importer.
Le traitement de l’import peut prendre quelques secondes. Nous vous conseillons de rester sur la page jusqu’à la fin du traitement.
Une fois l’import terminé, une fenêtre indique le nombre de modèles créés et modifiés.
À noter Un seul modèle est créé par fournisseur, avec une ou plusieurs lignes de charges selon les données issues du FEC. Les fournisseurs identifiés dans ces modèles et qui ne sont pas encore connus dans MEG sont également créés automatiquement.
Depuis la page Paramètres > Achats > Gestion des modèles de saisie, vous pouvez consulter et gérer les modèles créés à partir du FEC.
Visualisez la liste des modèles associés aux fournisseurs.
Recherchez un modèle par fournisseur.
Supprimez un ou plusieurs modèles.
Appliquez un modèle aux achats existants du même fournisseur lorsque leur affectation comptable n’est pas encore validée.
Soyez informé lorsqu’un modèle est seulement partiellement appliqué.
Si un fournisseur est supprimé du carnet de contacts, le modèle d’affectation comptable qui lui est associé est automatiquement supprimé.
Vous rencontrez une erreur lors de l’import ou votre fichier ne s’importe pas correctement ? Nous vous invitons à vérifier les éléments suivants :
Vérifiez dans la liste des contacts de MEG si des doublons sont présents dans les comptes comptables fournisseurs.
Vérifiez dans le fichier FEC que le CompAuxNum n’est pas identique pour des raisons sociales différentes renseignées dans le CompAuxLib.
Vérifiez que les colonnes CompAuxNum et CompAuxLib contiennent bien des données sur la ligne du compte de tiers 401.
Si vous souhaitez que les montants soient intégrés au modèle, cochez la case correspondante dans la colonne Montants.
Pour modifier un modèle, cliquez sur l’icône puis sélectionnez Modifier.
Pour supprimer un modèle, cliquez sur l’icône puis sélectionnez Supprimer.
Pour supprimer plusieurs modèles, sélectionnez les modèles concernés puis utilisez l’action de suppression groupée.
Un seul modèle peut être associé à chaque fournisseur. Si plusieurs lignes de charges sont identifiées dans le FEC pour un même fournisseur, elles sont regroupées dans le même modèle.
Après l’import, vous pouvez également appliquer un modèle aux achats existants du même fournisseur, à condition que leur affectation comptable ne soit pas encore validée.
À noter Les captures d’écran de cet article peuvent présenter une ancienne organisation des menus. Pour importer ou gérer les modèles, utilisez le chemin suivant : Paramètres > Achats > Gestion des modèles de saisie
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