Paramétrez la gestion des pièces manquantes de vos clients et profitez des fonctionnalités suivantes : les relances automatiques par mail auprès des clients lorsqu'il manque des justificatifs en trésorerie, la visualisation des actions à faire pour vos clients et les alertes de production qui vous informe du nombre de pièces manquantes par dossier. 

Guide interactif

Paramétrer les opérations sans justificatifs

Depuis le dossier client, cliquez sur Paramètres, puis sous l'intitulé "Banque", sélectionnez Gestion des opérations bancaires sans justificatifs.

Retrouvez différentes sections à paramétrer : 

Les relances automatiques par mail

1. Activez la fonctionnalité de relances automatiques

2. Sélectionnez les destinataires dans la liste déroulante

Note
Seuls les utilisateurs entreprises ayant la fonctionnalité Banque activée apparaissent dans cette liste. Vous pouvez sélectionner plusieurs contacts. chacun reçoit un e-mail de relance distinct.

3. Définissez la périodicité des relances

4. Indiquez la date de la prochaine relance

Alors, votre client recevra une relance directement sur la boite mail reconnue par Mon Expert en Gestion (utilisateur entreprise) lui indiquant qu'une action de sa part est attendue : 

Il sera invité à se connecter à MEG et retrouvera toutes les opérations en attentes directement depuis les "actions à faire" de la Home, en cliquant sur l'intitulé op. sans justificatif.

Les justificatifs facultatifs

Cette section permet de définir un seuil de montant et/ou des mots-clés pour identifier les opérations bancaires qui ne requièrent pas de justificatif obligatoire. Votre client peut fournir un justificatif pour ces opérations, mais ne sera pas relancé par e-mail en cas d'absence.

Exemple
Si vous avez effectué un paramétrage de 400 euros au débit, 400 au crédit ainsi qu'un mot clé "EDF" alors seront facultatifs les opérations :
- d'un montant inférieur à 400 euros au débit
- et/ou d'un montant inférieur à 400 euros au crédit 
- et/ou qui comportent le libellé "EDF" (peu importe le montant)
Une recherche distincte sera réalisée pour chaque condition.

Ajouter des mots-clés

1. Saisissez un ou plusieurs caractères dans le champ Mots-clés. Une liste de propositions s'affiche.

2. Cochez toutes les propositions souhaitées en une seule sélection

3. Cliquez en dehors du champ pour valider votre sélection

4. Cliquez sur Enregistrer

Recopier le paramétrage des justificatifs facultatifs d’une entreprise à une autre

Pour appliquer à votre dossier le paramétrage des justificatifs facultatifs d'une autre entreprise :

1. Cochez la case Choisir une entreprise

2. Sélectionnez l'entreprise dont vous souhaitez reprendre le paramétrage. Les mots-clés et les seuils de cette entreprise sont appliqués au dossier en cours.

Attention
Si le dossier en cours dispose déjà d'un paramétrage, celui-ci est intégralement remplacé par le paramétrage de l'entreprise sélectionnée.

Justificatifs perdus

Paramétrage comptable

1. Accédez à Paramètres, puis Général, puis Comptes comptables et ouvrez l'onglet Banque

2. Ajoutez le compte comptable souhaité, puis cliquez sur Enregistrer

3. Revenez sur Gestion des opérations bancaires sans justificatifs et activez la section Justificatifs perdus

Remplacement automatique de l'affectation bancaire
Si vous souhaitez que l'affectation bancaire de l'opération soit systématiquement remplacée par le compte comptable défini ci-dessus, cochez l'option correspondante en bas de page.

Déclarer un justificatif comme étant perdu

Une fois la fonctionnalité activée, votre client peut déclarer un justificatif perdu directement depuis le relevé bancaire dans son espace MEG.

1. Sur la ligne de l'opération concernée, cliquez sur l'icône trombone

2. Cochez la case Déclarer le justificatif comme perdu

3. Cliquez sur Valider

Taux de TVA
Le champ Taux de TVA est automatiquement vidé lorsqu'un justificatif est déclaré comme perdu. L'entreprise ne peut pas le modifier. En tant que cabinet, vous pouvez choisir d'ajouter ou non un taux de TVA dans cette situation.

Empêcher la validation d'une opération 

Vous pouvez bloquer la validation par votre client de toute opération bancaire non accompagnée d'une pièce justificative.

1. Dans Gestion des opérations bancaires sans justificatifs, cochez l'option Empêcher la validation des opérations sans justificatif

Les différents états des pièces jointes

Vous trouverez depuis Trésorerie/ Relevé bancaire, des trombones en bout de ligne pour chacune des opérations. Voici un récapitulatif de leurs états :

La supervision

Une alerte de production est dédiée à la gestion des justificatifs manquants, vous pouvez la paramétrez depuis un dossier client ou depuis la supervision. 

Aller plus loin
La supervision (article d'aide)