• Présentation du logiciel
• Installation du logiciel
  • Installation en local, sur un poste isolé
  • Installation en réseau, sur le serveur et sur les postes distants
    • Conseil d'installation
• Découverte rapide
  • Les étapes de mise en place du logiciel au sein de votre cabinet 
  • Ergonomie du logiciel
• Saisir la licence
• Mise à jour du logiciel
  • Mise à jour automatique
  • Mise à jour manuelle

Présentation du logiciel

La vocation du logiciel Bilan Imagé est de vous permettre de concevoir une présentation originale, pédagogique et orientée clients des comptes annuels.

• À partir d'éléments clés des comptes annuels (activité, charges sensibles, prélèvements, variations de trésorerie, etc.), le Bilan Imagé publie une présentation graphique du bilan de l'entreprise.

• Il favorise la compréhension du bilan par le client, met en valeur l'expert-comptable et véhicule une image positive du cabinet. 

• Le scénario de présentation est à la fois visuel et professionnel. 

• L'entretien n'est plus technique mais pédagogique et axé "Conseil". 

• En se mettant sur le canal de communication du client, l'expert-comptable favorise la satisfaction du client, sa fidélisation, sa prescription et la vente de missions de conseil. 

Le logiciel Bilan Imagé ou comment concevoir en un temps record une présentation des comptes annuels aux multiples avantages pour le cabinet :

• Étonner et fidéliser les clients, 
• Valoriser le cœur de métier du cabinet, 
• Créer de la valeur ajoutée autour de l'entretien de bilan, 
• Développer le besoin de Conseil des clients, 
• Se différencier de la concurrence, 
• Rendre concret les discours souvent théoriques, 
• Attiser la prescription, moteur n°1 de développement des cabinets. 

Installation du logiciel

Pour utiliser le logiciel "Bilan Imagé", il faut au préalable l'installer sur votre ordinateur. Deux modes d'installation sont possibles :

• En local : installation sur un poste isolé, 
• En réseau : installation sur le serveur et sur les postes distants. 

Important : Les logiciels RCA ne fonctionnent que dans les environnements Windows. De ce fait, ils ne sont pas compatibles sur Mac OS.

Plusieurs outils sont toutefois disponibles pour vous permettre d'émuler une session Windows sur un ordinateur Mac. 
Deux solutions ont été testées et permettent d'utiliser parfaitement les logiciels RCA sur Mac : Parallels Dekstop ou Bootcamp.

Il existe également une version SAAS, RCA on demand.

Pour télécharger le fichier d'installation de Bilan Imagé, rendez-vous sur la page https://rca.fr/telechargement-logiciels/

Installation en local, sur un poste isolé

Objectif : Ce type d'installation vous permet d'utiliser le logiciel avec une totale autonomie.

Principe : Le logiciel est installé sur votre poste, par défaut dans le répertoire " C:\RCA\BilanImage". Les dossiers sont stockés dans un sous-répertoire "Dossiers" que vous pouvez changer.

Avantage : Pour un poste nomade, le logiciel est utilisable même en cas de déplacement.

Installation en réseau, sur le serveur et sur les postes distants

Objectif : L'installation en réseau permet par exemple de partager les dossiers.

Principe : 

• Dans un premier temps, vous devez installer le logiciel sur le serveur, pour qu'il soit accessible sur le réseau. 
• Dans un second temps, vous devez créer manuellement un raccourci sur chacun des postes distants utilisant le logiciel. 

Avantages : 

• La mise à jour du logiciel se fait uniquement sur le serveur, 
• La saisie du code licence pour l'utilisation du logiciel se fait uniquement sur le serveur, 
• Les dossiers peuvent être stockés directement dans un répertoire unique du serveur pour être accessible à partir des postes distants et afin d'être sauvegardés de façon globale. 

A noter : Un dossier ne peut être ouvert que par un utilisateur à la fois.

Conseil d'installation

• Si vous disposez d'un réseau, nous vous conseillons d'installer le logiciel en réseau pour une utilisation globale. 
• Si vous disposez de postes nomades, nous vous conseillons d'installer le logiciel en local pour permettre une utilisation du logiciel pendant les déplacements. Un poste nomade peut avoir une double installation : en réseau et en local. 

Pour aller plus loin, consultez les supports accessibles sur le site https://supportrca.freshdesk.com/support/solutions/101000131610

Découverte rapide

Suite à l'installation du logiciel Bilan Imagé, l'icône suivante apparaît sur votre poste :  . Vous pouvez l'utiliser dès maintenant .

Les étapes de mise en place du logiciel au sein de votre cabinet 

1.  Désigner une personne responsable de la mise en œuvre du logiciel 

Cette personne doit s'approprier le logiciel et maîtriser le processus de récupération des balances comptables afin de guider les autres utilisateurs.

2.  Définir un modèle de dossier propre au cabinet

Il est possible de définir un modèle de présentation "type" en choisissant la charte graphique, les diapositives à présenter aux clients ou leur ordre d'affichage... Ce modèle vous servira lors de la création de vos prochains dossiers.

3.  Envoyer un questionnaire client

Tout d'abord, il est important de cibler les clients pour lesquels vous souhaitez assurer une présentation imagée de leur bilan . Pour préparer au mieux le rendez-vous avec chaque client, vous pouvez leur envoyer, une quinzaine de jours avant l'entretien, un questionnaire adapté à leur activité.

4.  Récupérer des données comptables

Les données comptables de chaque dossier sont alimentées par import de balance, directement depuis votre outil de production comptable. Il s'agit donc d'une étape importante que les collaborateurs du cabinet doivent maîtriser en contrôlant la cohérence des données importées. Le travail sera collaboratif entre le collaborateur et l'expert-comptable pour assurer une présentation fiable et efficace des comptes de l'entreprise. 

5. Présenter le Bilan imagé au client

La présentation visuelle proposée par Bilan Imagé fait de l'entretien annuel de bilan un vrai moment d'échange et de pédagogie avec le client. Prenez soin d'imprimer le diaporama dans le format "Avec notes" et de le fournir à votre client pour qu'il s'en serve comme support de travail.

6. Accompagner le client après l'entretien

L'entretien de bilan vous permet de déceler les besoins de votre client et les actions à mener pour l'accompagner tout au long de l'exercice. Prenez le temps de noter ces actions (ou missions) qui ont été discutées pendant l'entretien, et envoyez les par courrier à votre client, au même moment que ses comptes annuels.

7. Débriefer de la période fiscale 

Consolidez l'ensemble des actions/missions de vos dossiers afin de réaliser un débriefing de la période fiscale avec vos associés et vos collaborateurs pour prendre la mesure des actions engagées (points forts et points d'efforts).

Ergonomie du logiciel

Pour faciliter la mise en place de Bilan Imagé, le logiciel dispose d'une interface simple et épurée :

1.  La page d'accueil

Elle permet d'accéder :

Aux dossiers et modèles : 

• Création d'un nouveau dossier ou ouverture d'un dossier existant, 
• Création d'un nouveau modèle de dossier ou accès à la modification d'un modèle existant, 
• Restitution à votre client, sous forme de diaporama Bilan Imagé, sans passer par les détails du dossier. 

Aux informations du cabinet : 

• Saisie des informations générales du cabinet (Raison sociale, logo, coordonnées), 
• Paramétrage des listes par défaut utiles pour la mise en place de dossiers (questionnaires de préparation d'entretien, liste des collaborateurs, liste des actions/missions à mener pour accompagner le client durant l'exercice). 

Aux caractéristiques d'utilisation du logiciel : 

• Mise à jour du logiciel par internet, 
• Saisie de la licence d'utilisation, 
• Contact assistance RCA, Accès à la page Aide et supports du logiciel, 
• Dernières actualités du logiciel, 
• Calendrier des prochaines web découvertes du logiciel. 

2.  L'interface en trois niveaux 

Les menus principaux : 

• Fichier pour enregistrer un dossier ou un modèle de dossier, revenir à la page d'accueil ou quitter complètement le logiciel, 
• Saisie récapitule les sous-menus de la saisie des informations comme l'import des données comptables, l'affichage des historiques et du paramétrage comptable du dossier etc. 
• Outils permet de verrouiller l'utilisation du dossier, de paramétrer un mot de passe à l'ouverture du dossier, de définir un mode d'enregistrement automatique et le format monétaire du dossier, etc. 
• ? donne accès à l'aide contextuelle du logiciel, aux informations sur la licence et la version du logiciel, et permet également l'envoi de mails aux services RCA.

Les sous-menus, dans la colonne de gauche : Importer, Saisie, Data, Budget N+1, Arbitrages, Autres, Diaporama

Les onglets : Découlent souvent du sous-menu sélectionné. Par exemple, dans Saisie, il y a des onglets liés à la description, l'étude, le SIG, le social, la trésorerie, le bilan et les tableaux libres.

Saisir la licence

Lors de la première installation du logiciel, vous avez par défaut une période d'essai de 15 jours. Durant cette période, vous avez le droit de l'utiliser gratuitement. Ensuite, vous devez saisir votre licence pour pouvoir continuer de travailler dans le logiciel. 

La licence d'utilisation est votre droit à utiliser le logiciel. Suite à la signature de votre contrat avec RCA, vous recevez par mail un courrier d'abonnement avec l'attribution de vos codes licences, pour les logiciels auxquels vous êtes abonné.

Pour enregistrer la licence d'utilisation de votre logiciel, cliquez sur le menu RCA en haut à gauche de RCA Suite, puis allez dans le menu "Licences" :

La fenêtre de saisie des codes licences s'ouvre, il ne vous reste plus qu'à renseigner le Nom, la Ville et le Code du cabinet, tels qu'ils figurent sur le courrier que vous avez reçu.

Vous pouvez également copier le lien contenant toutes ces informations, et cliquer sur "Coller les codes du courrier d'abonnement" afin de tout saisir automatiquement :

Puis, cliquez sur "Mettre à jour les codes" afin de les valider. Les codes sont généralement valables 1 an.

Mise à jour du logiciel

La mise à jour de votre logiciel vous permet de disposer des dernières améliorations de ce dernier. 

Les logiciels RCA sont constamment mis à jour pour vous permettre d'avoir des outils de plus en plus simples, performants et complets. Il est donc important de disposer de logiciels à jour, d'autant plus qu'il s'agit d'un service compris dans votre abonnement.

Il existe deux solutions pour effectuer la mise à jour de votre outil, les deux passant par RCA Suite :

Mise à jour automatique

A chaque lancement de RCA Suite, le logiciel cherchera s'il y a une mise à jour à effectuer. S'il en trouve une, il la téléchargera. En revanche il ne va la déployer que si l'option d'installation des mises à jour est située sur "Automatique".

Si une mise à jour de RCA Suite ou des fichiers communs est effectuée, le logiciel devra se relancer.

En revanche, il n'est pas nécessaire de fermer Bilan Imagé pour que ce dernier se mette à jour.

Mise à jour manuelle

Si l'option d'installation des mises à jour est située sur "Manuelle", alors RCA Suite téléchargera les mises à jour dès leur détection, mais ne va les déployer que si vous cliquez sur "Installer les mises à jour" :