TABLE DES MATIÈRES


Introduction


En utilisant la fonctionnalité import de FEC (Fichier des Ecritures Comptables), créez automatiquement les modèles de saisie des achats et gagnez du temps au quotidien. Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les cabinets, sur les dossiers en comptabilité d'engagement.


Nous vous conseillons de suivre nos recommandations ci-dessous afin de limiter les cas d'erreur lors de l'import.


1. Les prérequis


Avant d'intégrer les modèles de saisie des achats à partir d'un fichier FEC, assurez vous des prérequis suivants.


  • Avoir importé un plan comptable dans le dossier


  • Avoir effectué le paramétrage comptable des achats

Vérifiez que les comptes de charges soient bien crées dans la gestion des comptes comptables de MEG, sous l'onglet Achats. 



À savoir 
Dans le cas contraire, le modèle ne sera pas crée.


  • Avoir paramétré les comptes comptables des clients/fournisseurs dans les journaux et divers

Le paramétrage des comptes auxiliaires n'est pas un prérequis obligatoire mais est fortement conseillé afin d'éviter des erreurs de doublons par exemple.



À noter
Lors de cet import, les comptes tiers seront crées automatiquement.




2. Préparer le fichier à importer


À savoir
Il est possible d'importer un FEC provisoire ou définitif, veillez à respecter la structure des colonnes détaillées ci-dessous.


Au-delà du format .fec, tous les formats .txt et .csv sont acceptés.


Pour importer correctement votre fichier et éviter d'avoir des erreurs lors de l'import, celui-ci doit respecter une nomenclature précise au niveau des colonnes, des lignes et des données de votre fichier.


Les colonnes suivantes doivent obligatoirement être présentes et libellées de cette manière :


(1) JOURNALCODE (codes alphanumériques correspondants à vos codes du journal des Achats)
(2) ECRITURENUM (complété obligatoirement par une donnée alphanumérique pour un FEC définitif)
(3) COMPTENUM (Comptes tiers avec racine 401 uniquement et comptes de charges de classe 6 ou 2)
(4) COMPAUXNUM (Compte de tiers à saisir en alphanumérique)
(5) COMPAUXLIB (raison sociale - doit toujours être renseignée sur la ligne d'un 401)

(6) PIECEREF (saisie obligatoire d'une donnée alphanumérique pour un FEC Provisoire)


Exemple d'un fichier FEC avec nomenclature valide (l'encadré représente 1 modèle de saisie) : 




3. Importer le FEC


Dans le menu, cliquez sur Paramètres puis Gestion des modèles de saisie.


Pour ajouter un modèle, cliquez sur le bouton Importer un FEC.



Cas 1 : pas de modèles de saisies existants Cas 2 : modèles de saisies déjà existants 

 
Important
En important un FEC, les modèles déjà existants seront enrichis par les données complémentaires identifiées dans le nouveau fichier. Les modèles existants ne seront donc pas écrasés mais complétés. Par exemple : ajout d'un nouveau compte de charge sur le modèle.


Cliquez sur Importer un FEC puis sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur ou glissez-déposez votre document :



Une fois le document sélectionné, une liste déroulante est présente et vous permet de sélectionner les journaux d’achats que vous souhaitez importer. 


Enfin, cliquez sur Importer. 


Le traitement de l'import peut prendre quelques secondes, nous vous conseillons de rester sur la page.


Une fois l'import terminé, une fenêtre indique le nombre de modèles crées et modifiés. 

 


À noter
Un seul modèle sera créé par fournisseur, avec une ou plusieurs lignes de charges selon les données issues du FEC.
Les fournisseurs identifiés dans ces modèles non connus dans MEG seront également créés automatiquement.





4. Erreur lors de l'importation 


Vous rencontrez une erreur lors de l'import ou le fichier ne s'exporte pas correctement ? Nous vous invitons à vérifier les données suivantes : 


  • Vérifiez dans la liste des contacts de MEG si des doublons dans les comptes comptables fournisseurs sont présents
  • Vérifiez dans le fichier FEC si le CompAuxNum n'est pas identique pour des raisons sociales différentes (CompAuxLib) 
  • Vérifiez qu'il existe bien des données dans la colonne CompAuxNum ET CompAuxLib pour la ligne du compte de tiers (401)


5. Modifier ou supprimer un modèle de saisie



  • Si vous souhaitez que les montants fassent partie du modèle, cochez la case dans la colonne "Montants".


  • Pour modifier un modèle, cliquez sur l'icône (Modifier).
  • Pour supprimer un modèle, cliquez sur l'icône (Supprimer) au bout de la ligne correspondante.
  • Pour supprimer tous les modèles, cliquez sur (Supprimer tous les modèles).