Paramétrez la gestion des pièces manquantes de vos clients et profitez des fonctionnalités suivantes : les relances automatiques par mail auprès des clients lorsqu'il manque des justificatifs en trésorerie, la visualisation des actions à faire pour vos clients et les alertes de production qui vous informe du nombre de pièces manquantes par dossier. 

TABLE DES MATIÈRES

• 1. Paramétrer les opérations sans justificatifs
  • 1.1 Les relances automatiques par mail
  • 1.2 Les justificatifs facultatifs
  • 1.3 Justificatifs perdus
    • 1.3.1 Paramétrage comptable
    • 1.3.2 Déclarer un justificatif comme étant perdu
  • 1.4 Empêcher la validation d'une opération 
• 2. Les différents états des pièces jointes
• 3. La supervision

Important
Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les dossiers en comptabilité de trésorerie.

1. Paramétrer les opérations sans justificatifs

Depuis le dossier client, cliquez sur Paramètres, puis sous l'intitulé "Banque", sélectionnez Gestion des opérations bancaires sans justificatifs.

Retrouvez différentes sections à paramétrer : 

1.1 Les relances automatiques par mail

En activant cette fonctionnalité vous devez définir les destinataires concernés et choisir une périodicité. 

Renseigner les destinataires depuis la liste déroulante proposée. Seuls les utilisateurs entreprises ayant banque activé sur l'entreprise seront visibles. Il est possible de choisir plusieurs contacts et chacun d'eux recevra une relance par mail. 

Puis, définissez la périodicité souhaitée pour ces relances ainsi que la date de la prochaine relance : 

Alors, votre client recevra une relance directement sur la boite mail reconnue par Mon Expert en Gestion (utilisateur entreprise) lui indiquant qu'une action de sa part est attendue : 

Il sera invité à se connecter à MEG et retrouvera toutes les opérations en attentes directement depuis les "actions à faire" de la Home, en cliquant sur l'intitulé op. sans justificatif.

1.2 Les justificatifs facultatifs

Ici, vous pouvez définir un seuil et/ou des mots clés afin de paramétrer les opérations bancaires qui ne nécessitent pas de justificatifs obligatoires. Ainsi, votre client pourra en fournir un ou non, et il ne sera pas relancé par mail pour ces opérations là.  

Par exemple :

Si vous avez effectué un paramétrage de 100.00 euros au débit, 100.00 au crédit ainsi qu'un mot clé "EDF" alors seront facultatifs les opérations :

- d'un montant inférieur à 100.00 euros au débit

- et/ou d'un montant inférieur à 100.00 euros au crédit 

- et/ou qui comportent le libellé "EDF" (peu importe le montant)

Une recherche distincte sera réalisée pour chaque condition.

1.3 Justificatifs perdus

1.3.1 Paramétrage comptable

Pour paramétrer les justificatifs perdus, vous devez dans un premier temps ajouter un compte comptable dédié depuis Paramètres / Général / Comptes comptables et choisir l'onglet Banque :

Puis Enregistrer.

Enfin, de retour sur la Gestion des opérations bancaires sans justificatifs vous pouvez activez la section des Justificatifs perdus.

A savoir
Si vous souhaitez que l'affectation bancaire de l'opération soit systématiquement modifiée et remplacée par le compte comptable que vous avez choisi plus haut, alors cochez l'option en bas de page. 

1.3.2 Déclarer un justificatif comme étant perdu

Une fois l'option activée, votre client peut déclarer un justificatif perdu directement depuis son espace MEG, lorsqu'il se trouve sur le relevé bancaire. 

Il sélectionne le trombone en bout de ligne de l'opération concernée et peut désormais cocher la case : Déclarer le justificatif comme perdu, puis Valider. 

A noter
Le champ Taux de TVA est alors automatiquement vidé dès qu'un justificatif est déclaré comme perdu. L'entreprise ne peut pas le modifier, mais en tant que cabinet vous pouvez décider d'ajouter ou non un taux de TVA dans cette situation. 

1.4 Empêcher la validation d'une opération 

A savoir
Vous avez la possibilité d'empêcher la validation des opérations bancaires par votre client, si l'opération ne comprend pas de pièce justificatives liées. 

Pour cela, cocher la case correspondante dans les options : 

2. Les différents états des pièces jointes

Vous trouverez depuis Trésorerie/ Relevé bancaire, des trombones en bout de ligne pour chacune des opérations. Voici un récapitulatif de leurs états :

3. La supervision

Une alerte de production est dédiée à la gestion des justificatifs manquants, vous pouvez la paramétrez depuis un dossier client ou depuis la supervision. 

Aller plus loin
La supervision (article d'aide)