Au fil du temps, les équipes évoluent. De nouveaux collaborateurs arrivent, certains changent de fonction et d’autres quittent l’organisation. Il est donc important de vérifier régulièrement les personnes qui peuvent accéder à vos dossiers et à vos données.

Utilisez un compte individuel

Pour mieux sécuriser les accès, privilégiez un compte individuel pour chaque utilisateur.

Les comptes individuels permettent de retracer les actions de chacun, d’adapter les droits selon les besoins et de supprimer facilement l’accès d’un utilisateur sans intervenir sur celui des autres. Ils simplifient également la gestion des incidents et évitent le partage de mots de passe.

Lorsque cela est possible, évitez donc l’utilisation de comptes génériques ou partagés.

Accordez uniquement les droits nécessaires

Adaptez les droits de chaque utilisateur à ses besoins réels.

Lors de l’ajout d’un utilisateur ou de la modification de ses droits, vérifiez que ses accès correspondent à son rôle, aux dossiers et fonctionnalités dont il a besoin, ainsi qu’à la durée nécessaire. Assurez-vous également qu’une personne est responsable de leur validation.

Moins un compte dispose de droits inutiles, plus vous limitez les risques en cas d’erreur ou de compromission.

Vérifiez régulièrement la liste des utilisateurs

Revoyez régulièrement les comptes utilisateurs et leurs droits d’accès.

En complément d’une vérification périodique, certains événements doivent être l’occasion de contrôler les accès : départ d’un collaborateur, changement de poste, intervention d’un prestataire ou encore réorganisation d’un dossier ou d’un portefeuille client.

L’objectif : s’assurer que chaque utilisateur dispose uniquement des droits dont il a encore besoin.

Retirez rapidement les accès inutiles

En cas de départ d’un collaborateur ou de changement de ses besoins, vérifiez tous les dossiers, espaces et comptes auxquels il avait accès. Supprimez les accès concernés, récupérez les éventuels équipements, modifiez les mots de passe partagés et conservez une trace des changements effectués.

Une suppression rapide des accès contribue à limiter les risques d’accès non autorisé.

Adapter la gestion des droits utilisateurs

Les collaborateurs d’un cabinet peuvent accéder à de nombreux dossiers et environnements clients. Pour sécuriser ces accès, les droits de chacun doivent rester adaptés à ses missions.

Veillez notamment à :

• revoir régulièrement les accès à chaque dossier
• ajuster les droits en cas de changement de portefeuille
• contrôler les accès des intervenants externes
• identifier un responsable du suivi des habilitations
• utiliser un compte nominatif par collaborateur et éviter tout partage de compte