Prérequis

- Le dossier client doit être configuré en comptabilité d’engagement.
- Vous devez disposer du profil Utilisateur cabinet.
- Au moins un utilisateur de l’entreprise doit être désigné comme approbateur lorsque le parcours est activé.
- Les utilisateurs de l’entreprise devant approuver les factures doivent disposer d’un accès au dossier.

Guide interactif

Comment configurer le parcours d’approbation des achats

1. Ouvrez le dossier de l’entreprise concernée.

2. Cliquez sur Paramètres.

3. Sélectionnez Général, puis cliquez sur Gestion des processus métiers.

La page de paramétrage du parcours d’approbation des achats s’affiche.

Vous pouvez également accéder directement à la page depuis l’adresse suivante : https://mon-expert-en-gestion.fr/portail/parametres/processus-metiers

4. Activez le parcours d’approbation des achats.

Le parcours est activé pour les nouvelles factures reçues après l’enregistrement.

5. Sélectionnez les utilisateurs de l’entreprise autorisés à approuver les factures.

Vous pouvez sélectionner autant d’approbateurs que nécessaire, quel que soit leur profil utilisateur.

Exclusion du cabinet

Les utilisateurs du cabinet ne peuvent pas être désignés comme approbateurs. Vous ne pouvez pas vous désigner vous-même ni désigner un autre collaborateur du cabinet.

Seuls les collaborateurs de l’entreprise peuvent approuver les achats.

6. Saisissez le seuil d’approbation dans le champ prévu à cet effet.

Saisissez un montant TTC avec exactement deux décimales, par exemple 1 000,00.

Règle d’orientation

- Une facture dont le montant TTC est inférieur au seuil devient Non approuvable. Elle ne suit pas le parcours d’approbation.
- Une facture dont le montant TTC est supérieur ou égal au seuil devient À approuver.
- Si aucun seuil n’est renseigné, le système applique un seuil égal à 0. Toutes les nouvelles factures reçues passent alors dans l’état À approuver.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Le nouveau paramétrage est enregistré. Il s’applique uniquement aux nouvelles factures reçues et n’a aucun effet rétroactif.

Attention

Si le parcours est activé sans approbateur, le bouton Enregistrer reste désactivé. Si le seuil ne comporte pas exactement deux décimales, l’enregistrement est également bloqué.

Comment modifier le paramétrage

1. Accédez à la page Gestion des processus métiers depuis Paramètres > Général.

2. Modifiez la liste des approbateurs ou le seuil TTC.

3. Cliquez sur Enregistrer.

La modification du seuil s’applique aux nouvelles factures. Elle ne modifie pas l’état des factures déjà orientées vers le parcours.

Un approbateur retiré perd immédiatement son droit d’approbation sur les factures déjà en attente. L’ajout d’un approbateur s’applique aux futurs achats.

Attention

La désactivation du parcours libère immédiatement les factures en attente dans l’état À approuver. Elles deviennent payables et les paramètres du parcours sont réinitialisés.

Comment suivre le parcours du client

1. Accédez à l’onglet À approuver.

Les factures en attente d’approbation sont regroupées dans cet onglet. Elles restent également visibles dans les autres onglets selon leur avancement comptable.

2. Depuis la page d’accueil, consultez le bloc Actions à faire.

3. Cliquez sur Achats à approuver.

Le nombre affiché correspond au volume total de factures en attente. Le lien ouvre directement l’onglet À approuver.

Routage automatique

Le routage correspond à l’orientation automatique d’une facture vers un état d’approbation. Il s’exécute uniquement lorsque le parcours est activé et une seule fois par facture :

- lors de l’import initial ou du découpage de la pièce ;
- après la correction du contenu d’une facture arrivée dans l’état À traiter.

Une facture déjà routée ne repasse pas dans le parcours si son contenu ou son montant est modifié. Les factures importées avant l’activation du parcours sont considérées comme Non approuvables.

Notifications

Dans la version actuelle, aucune notification proactive par e-mail ou notification automatique n’est envoyée lorsqu’une facture arrive dans l’onglet À approuver, l'amélioration arrivera prochainement.

Rôle du cabinet

Vous pouvez consulter les factures en attente d’approbation, mais vous ne pouvez pas les approuver. Le bouton Approuver pour règlement n’est pas disponible pour les utilisateurs du cabinet.

L’approbation relève exclusivement des utilisateurs habilités de l’entreprise.

Comment consulter les événements d’approbation

1. Ouvrez le Journal des événements.

2. Sélectionnez la catégorie Achat.

Le journal affiche les événements de routage et d’approbation des factures.

3. Sélectionnez la catégorie Propriété d’approbation des achats.

Le journal affiche uniquement les modifications du paramétrage du parcours.

4. Cliquez sur la ligne Achat ou Propriété d’approbation des achats dans la section des événements et des compteurs.

Le tableau applique automatiquement le filtre correspondant.

Événements enregistrés

Le journal conserve de manière permanente les modifications du paramétrage, avec leur date, leur heure et l’identité de l’utilisateur.

Il retrace également les étapes du cycle de vie des factures :

- le routage automatique vers l’état À approuver ;
- l’approbation de la facture pour paiement ;
- l’utilisateur ayant effectué l’approbation ;
- la date et l’heure de chaque action.