RFE : Faites le tri dans vos dossiers : Support

RFE : Faites le tri dans vos dossiers

Avec la réforme de la facture électronique, il n'est plus possible d'attribuer un SIRET à un dossier si celui ci est déjà utilisé dans MEG.

L’objectif est de garantir qu’un SIRET n’apparaisse qu’une seule fois dans le système.

En effet, si un même SIRET est enregistré plusieurs fois, cela crée un doublon.
Lors de l’envoi des factures vers la Plateforme Agréée ou même dès l'inscription, ce doublon provoquerait automatiquement un rejet.

Pourquoi faire le tri ?

1. Réduction des coûts
En supprimant les dossiers inutiles ou en doublon, le nombre de licences nécessaires diminue, ce qui permet de réaliser des économies directes.

2. Respect des règles de conformité
Un dossier mal nettoyé peut entraîner des anomalies, comme l’émission de factures avec un même numéro de facture associé au même SIRET. Or, cette situation n’est pas conforme à la réglementation et peut exposer l’entreprise à des risques. Globalement, les conséquences seront : rejet des flux, erreurs de reporting, écarts entre comptabilité et données transmises à l'administration

3. Facilitation des mises à jour
Des dossiers propres et cohérents sont plus simples à maintenir. Dans certains cas, une mise à jour du dossier suffit, sans avoir à créer ou gérer des structures complexes.

Conditions d'existence d'un SIRET

Pour être intégré dans MEG, un SIRET doit remplir quelques conditions :

Exister dans le répertoire INSEE
Etre cohérent par rapport au SIREN
Ne pas déjà exister dans MEG
Etre en activité
Respecter le format : 14 chiffres

Seul le cabinet est habilité à modifier un numéro SIRET sur une fiche entreprise

Que faire en cas de doublon ?

1. Identifier les doublons dans votre base de données clients

Si vous avez plusieurs dossiers avec le même SIRET, il vous faut en sélectionner un seul à garder ou mettre à jour les SIRET s'ils concernent des établissements distincts.

Dans un premier temps, nous vous invitons à identifier les dossiers que vous avez en doublons grâce à la méthode suivante :

Exportez votre portefeuille clients : rendez vous dans l'onglet "Entreprises" puis sur l'onglet Excel.
Ouvrez la feuille Excel nommée "export_entreprises" sur votre ordinateur
Sélectionnez la colonne "SIRET"
Rendez-vous dans Mise en forme conditionnelle > Règles de mise en surbrillance des cellules > Valeurs en double
Une fois ces actions effectuées, vos doublons seront identifiés.

2. Sélectionnez le dossier à conserver ou mettez à jour le SIRET

Nous vous invitons ensuite à contacter vos clients concernés afin de décider du dossier à conserver et de celui à supprimer.

Pour supprimer un dossier, rendez vous dans la liste de vos entreprises et sélectionnez le ou les dossiers concernés dans la liste.

Une fois ces éléments sélectionnés, cliquez sur "Supprimer les entreprises".

Dans le cas où le SIRET n'est pas le bon, il vous suffit de mettre à jour le SIRET.