Passer les modèles de documents en mode conforme

Mettre vos factures en conformité

Les factures, avoirs et acomptes doivent afficher certaines informations obligatoires. Créez un modèle conforme ou rendez conforme un modèle existant, puis vérifiez le rendu de vos documents PDF.

Périmètre
Ces évolutions concernent les factures, les avoirs, les acomptes et les factures de solde liées à un acompte.

Ce que vous devez faire

Suivez ces quatre étapes pour mettre vos documents en conformité.

1Vérifier vos informations

2Créer un modèle conforme

3Rendre conforme un modèle existant

4Vérifier la mise en page

Guide interactif

Suivez les étapes pour créer et modifier un modèle de document de facturation conforme.

Avant de commencer

Prérequis

Renseignez une adresse principale pour votre entreprise et pour chacun de vos clients.
Si vous utilisez un nom commercial, ne saisissez pas la forme juridique dans ce même champ. Elle risquerait d’apparaître deux fois sur le document.

Créer un modèle conforme

Accéder à l’espace de gestion des modèles

Accédez à Ventes > Modèles. La fenêtre de sélection des modèles s’affiche.
Sélectionnez Modèle conforme. Ce modèle prend en compte les informations obligatoires liées à la facturation électronique et à la certification NF525.
Cliquez sur Créer le modèle. Le formulaire de personnalisation s’ouvre.

Modèle conforme

Il intègre les informations obligatoires liées à la facturation électronique et à la certification NF525. Certains champs ne peuvent plus être masqués.

Modèle libre

Il permet de choisir les champs à afficher, mais ne peut pas être utilisé pour les factures concernées par la certification.

Personnalisation
Vous pouvez toujours personnaliser les couleurs, les typographies, les tailles de texte et l’emplacement des informations. En revanche, certains champs obligatoires ne peuvent plus être masqués dans un modèle conforme.

Fenêtre de sélection entre un modèle conforme et un modèle libre

Compléter le modèle

Vérifiez que les informations suivantes sont présentes dans le modèle conforme.

Votre entreprise

Nom ou raison sociale
Adresse du siège social
Numéro SIREN ou SIRET
Code NAF ou APE
Numéro de TVA intracommunautaire

Votre client

Nom ou dénomination sociale
Adresse complète
Numéro de TVA intracommunautaire, si applicable

Votre facture

Date d’émission
Numéro unique et chronologique
Date de vente ou de prestation
Description des biens ou services
Quantité et prix unitaire HT
Taux et montant de TVA
Montants totaux HT et TTC
Échéances et conditions d’acompte
Réductions et remises éventuelles

Aperçu d’un modèle de facture conforme enregistré

Cliquez sur Enregistrer. La dernière version du modèle s’applique automatiquement sur les factures.

Rendre conforme un modèle existant

Écran permettant de rendre un modèle existant conforme

Accédez à Ventes > Modèles.
Ouvrez le modèle concerné.
Cliquez sur Rendre mon modèle conforme. Les réglages qui ne peuvent plus être modifiés ne sont plus accessibles et l’aperçu du document affiche le rendu global.

En attente de conformité
Ce statut concerne les documents inclus dans le périmètre de la certification dont le modèle n’est pas encore conforme. Si vous revenez en arrière, le modèle repasse dans ce statut. Vous devrez alors le rendre conforme à nouveau.

Vérifier la mise en page

L’ajout des informations obligatoires peut modifier la présentation de vos documents. Une facture peut notamment passer sur deux pages.

Informations superposées : cliquez sur le champ concerné dans l’aperçu du PDF, puis déplacez-le ou réduisez sa taille.
Mention « NC » dans le pied de page : modifiez les informations générales dans Paramètres > Informations générales.
Numéro SIRET du client indiqué « NC » : ouvrez la fiche du client dans Contacts, puis sélectionnez le contact concerné pour compléter ses informations.

Checklist avant de terminer

☐Les informations générales de votre entreprise sont complètes.
☐Les informations de vos clients sont renseignées.
☐Les informations de vos articles et prestations sont complètes.
☐Le modèle est enregistré et indiqué comme conforme.
☐L’aperçu PDF est lisible et correctement présenté.

Préparer la transition vers la facturation électronique

Pour les entreprises concernées par la facturation électronique, l’utilisation de modèles conformes constitue une étape de transition utile. Elle permet de fiabiliser les informations présentes dans les factures et de préparer progressivement les données nécessaires aux futurs échanges électroniques et au e-reporting.

La conformité du modèle ne signifie pas que le e-reporting est automatiquement conforme. Elle contribue toutefois à sécuriser la donnée dès sa création et à améliorer sa qualité avant sa transmission.

Le PDF reçu ne sera pas nécessairement le PDF créé dans MEG

À terme, dans le cadre de la facturation électronique, les données structurées de la facture seront transmises à la plateforme agréée (PA). La facture pourra ensuite être reconstituée ou présentée par la plateforme ou le système du destinataire. Le rendu PDF visible à réception ne sera donc pas nécessairement identique à celui généré dans MEG : ce sont les données transmises qui servent de référence, et non la mise en page du PDF d’origine.