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Foire aux questions
Retrouvez les réponses aux principales questions concernant la certification NF525, ses critères, ses conséquences dans MEG et les solutions disponibles pour continuer à créer, personnaliser et transmettre vos documents commerciaux.
Table des matières
À retenir
La NF525 concerne le cycle de vie des documents de facturation et d’encaissement. Les données doivent notamment être protégées, traçables, conservées et archivées dans des conditions conformes aux exigences applicables.
RCA a choisi de poursuivre volontairement sa démarche de certification auprès d’un organisme indépendant. Cette démarche renforce la confiance dans MEG et prépare progressivement vos données aux évolutions de la facturation électronique.
La NF525 est une certification française destinée à sécuriser les systèmes de caisse et d’encaissement. Les logiciels concernés doivent garantir que les données liées aux opérations de facturation et d’encaissement restent fiables, traçables et protégées contre les modifications non maîtrisées.
Cette certification repose sur quatre critères, regroupés sous l’acronyme ISCA : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.
La certification NF525 porte sur le fonctionnement du logiciel et sur l’ensemble du cycle de vie des données, pas uniquement sur la présentation du document final.
Les critères ISCA décrivent les garanties attendues pour les données de facturation et d’encaissement :
Ces deux dispositifs sont complémentaires, mais ils ne portent pas sur le même sujet. Ils poursuivent tous deux un objectif d’amélioration de la fiabilité et de la traçabilité des données.
La NF525 porte principalement sur la manière dont les données sont créées, sécurisées, conservées et archivées dans le logiciel. La réforme de la facturation électronique organise la réception, l’émission et la transmission de données au moyen de plateformes agréées.
La NF525 ne rend donc pas automatiquement le e-reporting conforme. Elle contribue toutefois à améliorer la qualité de la donnée dès sa création, ce qui constitue une préparation utile aux futurs échanges électroniques.
La réglementation permet de nouveau à un éditeur de justifier la conformité de son logiciel au moyen d’une attestation individuelle. La certification par un organisme indépendant n’est donc plus l’unique possibilité prévue par les textes.
RCA a néanmoins choisi de poursuivre volontairement sa démarche de certification auprès d’un organisme indépendant. Cette démarche apporte un niveau supplémentaire de contrôle et de confiance sur la manière dont les données sont créées, sécurisées, conservées et archivées.
Ce choix permet également de préparer progressivement MEG aux évolutions de la facturation électronique. De nombreuses évolutions liées à la qualité des données, à la traçabilité des documents, à leur numérotation et à leur conservation sont utiles dans les deux dispositifs.
La certification indépendante est un choix volontaire de RCA. Elle ne signifie pas que la NF525 et la facture électronique sont un seul et même dispositif, mais elle contribue à renforcer la fiabilité des données utilisées dans vos processus de facturation.
Les informations concernant le périmètre de la certification sont présentées dans la documentation NF525.
La certification NF525 apporte des garanties supplémentaires sur la fiabilité et la sécurité des données de facturation et d’encaissement. Elle ne concerne pas uniquement l’apparence des factures, mais l’ensemble du cycle de vie des données, de leur création à leur archivage.
Dans MEG, cette démarche permet notamment de bénéficier :
La certification indépendante constitue un niveau supplémentaire de contrôle et de confiance sur la manière dont les données sont créées, sécurisées, conservées et archivées.
Elle ne signifie pas que la NF525 et la facturation électronique sont un seul et même dispositif. Elle contribue toutefois à améliorer la qualité des données et à préparer les futurs échanges électroniques.
Non. Le tarif des licences n’augmente pas en raison de la certification NF525. D’autres évolutions peuvent éventuellement entraîner une modification tarifaire, mais elles n’ont pas de lien avec la mise en conformité NF525.
Dans un modèle conforme, certaines informations doivent apparaître sur les factures, les avoirs et les acomptes. Elles permettent d’identifier précisément la vente, les parties concernées et le régime de TVA applicable.
Ces informations peuvent notamment concerner :
Ces mentions sont générées à partir des informations renseignées dans votre dossier, dans la fiche client et dans votre base article. Elles ne peuvent pas être supprimées ou modifiées librement, car cela pourrait créer une incohérence entre la facture et les données enregistrées dans le logiciel.
La personnalisation reste possible
Vous pouvez toujours personnaliser les couleurs, les typographies, les tailles de texte, le logo et l’emplacement des blocs. Ce sont les informations nécessaires à la conformité qui ne peuvent plus être masquées.
L’ajout de nouvelles informations obligatoires peut modifier l’équilibre d’un modèle existant. Selon la mise en page initiale, certains blocs peuvent être déplacés, se rapprocher ou entraîner un passage sur deux pages.
Cette évolution ne signifie pas que votre modèle doit être abandonné. Vous pouvez réorganiser les blocs et ajuster leur taille ou leur emplacement afin de retrouver une présentation claire et cohérente.
Avant d’enregistrer votre modèle, nous vous recommandons de vérifier le rendu complet du PDF, y compris les éventuelles pages supplémentaires et le pied de page.
Bon à savoir
Si une information apparaît comme « NC » ou semble incomplète, vérifiez les données de votre entreprise, de votre client et de vos articles. MEG ne peut pas compléter automatiquement une information qui n’a pas été renseignée.
Les contrôles supplémentaires permettent de fiabiliser la facture avant son émission définitive. Ils portent notamment sur l’identification de l’entreprise et du client, les adresses, les données de TVA et les informations relatives aux articles.
Ces informations sont importantes pour trois raisons :
Une donnée manquante peut donc empêcher la validation du document. Cette vérification intervient plus tôt afin d’éviter qu’une erreur ne soit découverte après l’émission de la facture.
Non. La NF525 et la réforme de la facturation électronique sont deux dispositifs différents.
La NF525 porte sur la fiabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données de facturation et d’encaissement. La réforme de la facturation électronique organise quant à elle la réception, l’émission et la transmission de données au moyen de plateformes agréées.
Les évolutions mises en place dans MEG contribuent toutefois à améliorer la qualité de la donnée dès sa création. Elles constituent donc une préparation utile aux futurs échanges électroniques, sans remplacer les obligations propres à la réforme.
La NF525 sécurise la donnée à sa source. Elle ne remplace pas les règles propres à la facture électronique et au e-reporting.
Non. La mise en conformité distingue désormais deux usages :
Dans un modèle conforme, la présentation reste personnalisable. Vous pouvez notamment modifier les couleurs, les polices, les tailles, le logo et l’organisation des blocs.
Une facture en brouillon n’est pas une facture définitive. Elle peut encore être modifiée et ne constitue pas un document valable pour encaissement.
Pour éviter toute confusion avec une facture officielle, les brouillons sont désormais clairement identifiés. Ils ne peuvent plus être envoyés par e-mail comme des factures finalisées et peuvent comporter un filigrane indiquant qu’ils ne sont pas valables pour encaissement.
Cette règle permet de distinguer clairement les documents en cours de préparation des factures définitivement émises.
Quelle solution utiliser ?
Si vous souhaitez faire valider un montant ou transmettre un document provisoire à votre client, utilisez un devis. Vous pouvez personnaliser son intitulé, puis le transformer en facture lorsque la vente est confirmée.
Pour transmettre un document commercial provisoire, utilisez désormais un devis et personnalisez son libellé dans MEG.
Une facture définitive entre dans un cycle de facturation sécurisé. Elle doit respecter des règles strictes, notamment en matière de traçabilité, de conservation, d’archivage et de numérotation. Le devis est donc le document adapté pour présenter un montant avant la validation définitive de la vente.
La solution
Utilisez un devis. Il permet de présenter un montant sans créer de facture définitive. Il reste modifiable jusqu’à sa validation et n’est pas valable pour encaissement.
MEG permet de personnaliser le titre affiché sur un devis. Vous pouvez utiliser un intitulé adapté à votre besoin, comme « Chiffrage », « Proposition tarifaire », « Confirmation tarifaire » ou « Etude tarifaire ».
Cette solution est utile notamment pour :
Le document généré reste un devis
La personnalisation du libellé modifie uniquement l’intitulé du document. Elle ne crée pas un nouveau type de document et ne déclenche pas la numérotation, la sécurisation ou l’archivage propres à une facture.
Important
Ne créez pas une facture dans le seul but d’obtenir un document provisoire. Une fois définitivement émise, la facture entre dans le cycle de facturation sécurisé et ne peut pas être traitée comme un brouillon ou un devis renommé.
Dans le cadre de la mise en conformité, une facture ou un ticket émis définitivement doit conserver un historique clair. La reproduction d’un document doit donc pouvoir être distinguée du document d’origine et rester traçable.
L’ancienne option ajoutait seulement un filigrane « Duplicata ». Elle ne créait pas un document distinct, ne générait pas de nouvelle numérotation et n’ajoutait pas nécessairement un identifiant propre à cette reproduction.
Que faire si vous devez transmettre à nouveau une facture ?
Retrouvez la facture définitive dans votre historique ou dans l’archive fiscale, puis transmettez-la à nouveau depuis cet emplacement. Vous conservez ainsi le document d’origine et son historique.
Pour aller plus loin
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