Notre nouveau parcours des achats est sorti. L'intention de ce parcours : vous simplifier encore plus la gestion quotidienne de vos documents par une automatisation avancée.
Cependant, pour une utilisation optimale de cette mise à jour, il est essentiel de partir sur de bonnes bases ! Pas de panique, nous sommes là pour vous accompagner afin de bien démarrer.
| Une base de contacts saine : l'étape essentielle pour un fonctionnement fluide
Avant toutes choses, le parcours reposant sur l'automatisation , votre base de contacts doit être complétée de façon méticuleuse :
- Vérifiez que vos fiches fournisseurs ont bien le bon numéro de SIRET, de SIREN et de TVA Intracommunautaire
- Vérifiez l'absence de doublon dans votre base de contacts fournisseurs
Important : Si la mention info.manquante apparait au niveau du fournisseur dans la liste de vos factures alors qu'il est dans votre base, nous vous invitons à aller dans votre formulaire de saisie et à sélectionner manuellement le fournisseur. Il se mettra ensuite à jour avec les nouvelles données que nous récupérerons par OCR afin de fiabiliser encore plus vos données dans le cadre de la réforme de la facture électronique. Ainsi, lors du prochain import avec le même contact tout sera automatisé.
Ainsi, la reconnaissance des fournisseurs sur vos imports de factures se fait sans encombre et les modèles d'affectation sont rattachés aux bons fournisseurs !
| Gérer les statuts d'affectation comptable
MEG étant un outil de gestion pour les entreprises, nous avons souhaité rendre plus accessible le dépôt des factures et la gestion des règlements avec la banque afin de vous faire ensuite gagner du temps.
Si vous rencontrez des difficultés pour gérer le statut des affectations comptables en raison de l'absence du filtre sur la colonne affectation, nous vous suggérons de trier la colonne pour mieux gérer et organiser les statuts.
Pour cela, cliquez sur la flèche vers le bas dans le champ "statut" et sélectionnez ceux qui vous intéressent.
Aller plus loin L'affectation comptable des achats (article d'aide)
| Trier par statut d'affectation comptable
Un nouveau filtre est proposé avec les choix suivants : « A affecter » « A valider » et « Affecté ». Il permet de trier vos achats selon leur affectation comptable.
| Problème de reconnaissance des fournisseurs lors de l'import du FEC
Si vous constatez une mauvaise reconnaissance des fournisseurs lors de l'import du FEC, il est probable que votre base de contacts ne soit pas correcte. Quelques astuces pour résoudre ce souci :
- Mettez à jour vos fiches fournisseurs (SIRET, SIREN, TVA Intracommunautaire) avant tout import de factures de vos clients directement depuis l'onglet "contact" et cliquant sur la fiche correspondante
- Vérifiez que le code fournisseur est identique avec celui de l'import afin de ne pas générer de doublon
Attention : Il n'y a pas de rétroactivité. Ainsi, si le problème concerne plusieurs factures préalablement importées, il faudra repasser sur chacune d'entre elle pour resélectionner le fournisseur et le modèle d'affectation.
| Le modèle d'affectation ne fonctionne pas
Si vous constatez que le modèle d'affectation ne fonctionne pas, il peut y avoir plusieurs causes :
1. Il existe une TVA historisée
Pour cela, corrigez la TVA historisée en suivant les étape de la vidéo ci-dessous :
2. Le modèle d'affectation est rattaché au mauvais fournisseur
Pour cela nous vous invitons à :
- Supprimer le modèle d'affectation existant et le recréer
- Vérifier l'absence de doublon dans votre base de contacts fournisseurs
3. Facture X
Les modèles d'affectation pour la facture X sont en cours de développement.
4. Le modèle de TVA est différent du modèle de la TVA océrisée
Nous vous invitons à corriger le taux de TVA du modèle.
| L'achat intracommunautaire n'est pas proposé
Si cette option ne s'affiche pas, il est fort probable que cela vienne d'un problème de mise à jour de la fiche fournisseur à la suite de l'import du FEC. Nous vous invitons à aller mettre à jour directement votre fiche fournisseur en allant dans l'onglet contact et en cliquant sur la fiche correspondante.
Attention : Le fournisseur doit être basé en Union Européenne pour bénéficier de cette option
Aller plus loin Saisir un achat intracommunautaire (article d'aide)
| Création de fournisseurs génériques
Pour créer des fournisseurs génériques nous vous invitons à modifier les comptes fournisseurs par les comptes génériques dans votre fiche de contact manuellement à chaque création de nouveau fournisseur.
| Gérer les consignes et les déconsignes
A ce jour, la gestion des consignes et déconsignes n'est pas encore développée. Mais pas d'inquiétude ! Voici comment les intégrer :
1. Dans l'onglet "contenu de la facture" additionnez au prix HT le prix de la consigne (et/ou enlevez le prix correspondant si c'est une déconsigne)
Par exemple, pour une facture de 100€ HT soit 120€ TTC, incluant 15€ de consigne et -10€ de déconsigne :
- Total HT = 100€ + 15€ (consigne) - 10€ (déconsigne) = 105€
- TVA = 20€ + 0€ (consigne) - 0€ (déconsigne) = 20€
- TTC = 120€ + 15€ (consigne) - 10€ (déconsigne) = 125€
2. Dans l'onglet "affectation comptable" détaillez la facture en ajoutant un ligne "consigne" et/ou une ligne "déconsigne". ces lignes sont systématiquement exonérées de TVA
Aller plus loin Traitement des consignes et déconsignes (article d'aide)
| Restons en contact !
Nous profitons de cet article pour vous remercier pour vos retours sur ce parcours, ils nous permettent de constamment l'améliorer en travaillant à vos côtés.
Aller plus loin Consultez le guide pratique des achats simplifiés
