Éditeur de diaporama


Après avoir passé les différentes étapes de la saisie des informations, vient le paramétrage du diaporama, votre principal outil de communication lors de l'entretien Bilan en présence de votre client.


Pour accéder au diaporama, dans la barre des sous-menus, il suffit de cliquer sur le bouton :



Par défaut, un diaporama est proposé en standard dans le logiciel, pour chaque module de présentation (Association, Société, Entreprise individuelle ou Profession libérale). 


Mais vous avez la possibilité de le modifier, aussi bien dans son contenu, par l'ajout ou la suppression de diapositives que dans la charte graphique, pour l'adapter aux couleurs de votre cabinet. À tout moment, vous pouvez revenir au diaporama par défaut.


Ergonomie de l'Éditeur de diaporama



La barre de menus


Elle contient trois principaux menus :


"Fichier" : concerne le diaporama dans son ensemble. Ici, il est possible de créer un nouveau diaporama, charger un diaporama déjà existant, enregistrer un modèle ou faire un export. 


"Accueil" : permet de dissocier chacun des éléments qui constituent le diaporama, aussi bien dans son contenu (ajout, suppression de diapositives...) que dans sa mise en forme (charte graphique). 


" Édition" : regroupe un ensemble d'outils de formatage pour concevoir un masque de fond ou éditer une diapositive en cours. 



L'arborescence des diapositives


Elle liste toutes les diapositives susceptibles d'être présentées durant l'entretien de bilan. En effet, dans cette liste de diapositives, vous cochez celles que vous souhaitez présenter à votre client pendant l'entretien. Les diapositives décochées sont marquées d'une croix rouge dans l'aperçu, ce qui signifie qu'elles n'apparaîtront pas en mode présentation, lors de l'entretien.


L'arborescence vous permet également de naviguer facilement d'une diapositive à l'autre lorsque vous êtes dans la phase de paramétrage du diaporama. 


Deux types de navigation sont possibles : 

  • Par titre et rubrique de diapositives et 
  • Par miniatures.


De plus, des outils facilitent cette navigation :



Pour rajouter des diapositives dans l'arborescence, vous devez cliquer sur le bouton "Ajouter diapositive" et passer :

  • Soit par la bibliothèque, qui regroupe l'ensemble des diapositives du dossier, issues de la saisie des informations, 
  • Soit en créant une nouvelle diapositive libre. 



L'aperçu du diaporama


Il permet d'afficher l'aperçu d'une diapositive sélectionnée dans l'arborescence. Vous pouvez ainsi constater immédiatement l'impact de chaque modification apportée lors de votre paramétrage. L'ordre de présentation des diapositives dans l'aperçu suit celui de l'arborescence.


Diaporama, Menu Fichier


Vous y retrouvez tous les outils utiles pour la conception et la personnalisation de votre diaporama de présentation.



"Nouveau" : permet de vider le diaporama existant, par la suppression de toutes les diapositives et de créer un nouveau diaporama en partant de zéro. 


"Charger" : 

  • Le diaporama complet : permet d'insérer toutes les diapositives disponibles dans le dossier Bilan Imagé, c'est à dire toutes les diapositives de la bibliothèque. 
  • Le diaporama par défaut : permet de récupérer la liste et l'ordre des diapositives présentes dans le diaporama par défaut proposé en standard dans le logiciel. 
  • Le diaporama d'un dossier ou d'un modèle existant : permet de récupérer le contenu d'un diaporama présent dans un dossier ou dans un modèle de dossiers existant. Le logiciel charge la liste et l'ordre des diapositives du dossier ou du modèle choisi, mais aussi la charte graphique. Il est également possible de récupérer directement un modèle de diaporama, que vous avez précédemment créé (voir "Enregistrer en tant que modèle").


A noter :

Pour charger un diaporama par défaut ou celui d'un dossier (ou modèle) existant, il faut que les dossiers aient le même module de présentation.

Lorsque vous chargez un diaporama par défaut, il s'agit ici, uniquement du contenu, c'est à dire la liste et l'ordre des diapositives; la charte graphique n'est pas modifiée.

Lorsque vous chargez un diaporama, le diaporama en cours est remplacé. Ainsi, avant de faire toute modification de ce type, pensez à faire une sauvegarde de votre dossier, dans le cas où vous souhaiteriez revenir en arrière.


"Rafraîchir le diaporama" : permet d'actualiser le diaporama, pour prendre en compte des modifications qui ont été effectuées dans la saisie, mais qui ne se sont pas mises à jour sur les diapositives. 


"Enregistrer en tant que modèle" : permet de créer un modèle de diaporama à partir du diaporama en cours. Le fichier généré porte l'extension ".mdbi ". Par la suite, il est possible de charger ce modèle de diaporama dans un dossier, pour récupérer sa charte graphique et son contenu (liste et ordre des diapositives).


Attention : il ne faut pas confondre un modèle de dossier (".mbi") avec un modèle de diaporama (".mdbi"). Le premier permet de regrouper un paramétrage de dossier (saisie), un modèle de diaporama et un modèle de rapport types. Le second ne concerne que le diaporama.


"Exporter" : permet d'imprimer le diaporama, de l'exporter au format PDF, Powerpoint ou Word.




Commentaire avec éditeur de texte


Pour pousser l'analyse des comptes annuels, la plupart des diapositives disposent de zones de commentaires, vous permettant ainsi de noter des remarques ou des explications que vous jugez nécessaires.


Dans les diapositives standards, les zones de commentaires figurent souvent dans la partie basse.




1. Pour ajouter ou modifier un commentaire sur une diapositive, vous pouvez :


  • Soit passer par le bouton , figurant dans la barre d'outils. Sélectionnez ensuite "Saisir le commentaire", 
  • Soit cliquer simplement dans la zone dédiée au commentaire sur la diapositive (partie basse), 
  • Soit vous passez directement par le raccourci clavier "F7". 


2. Dans l'éditeur de texte, saisissez votre commentaire et aidez vous des différents outils pour le mettre en forme : du gras pour mettre l'accent sur un point, des puces pour énumérer plusieurs idées, ou encore la gestion des interlignes pour aérer votre commentaire, et bien d'autres outils de traitement de texte.

Il est également possible d'insérer un hyperlien, une image ou d'ajouter un tableau.


3. Validez la fenêtre de l'éditeur, et votre commentaire apparaît sur la diapositive en cours.


A noter : 

Dans les diapositives standards, l'emplacement (partie basse) et la taille des zones de commentaire est paramétré par défaut dans le logiciel. À cet effet, vous devez limiter votre commentaire en sorte qu'il soit concis et qu'il apparaisse entièrement dans l'emplacement dédié.

Si vous souhaitez saisir un commentaire dont la taille dépasse la zone réservée, vous pouvez créer une diapositive de commentaire.

Utilisez l'option "Masquer les zones vides" pour ne pas les faire apparaître sur les diapositives sans commentaire.



Export du diaporama


Il est possible d'exporter le diaporama sous différents formats :


  • Soit en passant par le menu Fichier, 
  • Soit en vous aidant des outils d'export présents dans le menu Accueil, 




Imprimer le diaporama


Cette fonction présente un double intérêt pour votre client : 


  • Avoir un support papier pour prendre des notes au cours de l'entretien et 
  • Conserver une trace écrite de l'entretien, avec des explications. 




Générer le diaporama au format PDF


À partir du diaporama, vous générez un fichier au format PDF et l'enregistrez sur votre poste. C'est la version informatisée de l'impression. En effet, vous pouvez envoyer à votre client le fichier PDF contenant le diaporama établi dans votre logiciel RCA. Votre client peut ainsi choisir d'imprimer la présentation ou de la consulter directement sur son écran. De plus, vous pouvez imprimer le diaporama au format pdf, le relier et le remettre à votre client comme synthèse papier de l'entretien.


Comme pour l'impression, vous disposez de plusieurs formats différents (avec notes, en pleine page ou en format planche avec plusieurs diapositives par page).



À noter :
-  Si dans les options d'export, vous choisissez "Avec gestion de la transparence", le PDF s'affichera avec une ou plusieurs images incrustées dans l'image de fond de votre diaporama. En revanche, la qualité de l'export PDF sera meilleure si vous choisissez "Sans effets".
- Le format PDF permet uniquement de consulter ou d'imprimer le document d'origine, sans pouvoir le modifier.



Exporter le diaporama vers Powerpoint


Il est possible d'ouvrir le diaporama de votre logiciel RCA dans Powerpoint. Cette fonction vous donne plus de possibilités quant à la modification des diapositives, dans le cas où vous souhaitez personnaliser vos présentations au-delà des possibilités du logiciel : modification de libellés, ajout de graphiques complémentaires, analyses plus détaillées de certains indicateurs, etc.


Après avoir cliqué sur le bouton , vous enregistrez et ouvrez le diaporama au format ".ppt".


Modification du diaporama dans Powerpoint :


Chaque diapositive importée depuis le logiciel RCA est ouverte dans Powerpoint sous la forme d'une image. Vous devez donc dissocier chaque élément de l'image pour pouvoir y apporter des modifications :


  • Clic droit sur la diapositive, puis "Grouper", "Dissocier", 

  • Puis, convertir l'image en options de dessin Microsoft Office. 


À noter :
Les modifications de diaporama effectuées dans Powerpoint ne peuvent être récupérées dans votre logiciel RCA. C'est pourquoi nous vous conseillons de faire l'export une fois que toutes les informations nécessaires sont renseignées dans le logiciel, car vous effectuerez votre présentation directement depuis Powerpoint (si export et modifications dans Powerpoint).



Envoyer le diaporama par mail


Il est possible d'envoyer le diaporama de présentation par mail et ce, directement depuis votre logiciel RCA.


Pour cela, vous devez disposer d'un logiciel de messagerie, paramétré par défaut sur votre poste. Lors de la demande d'envoi du mail, votre outil de gestion de messagerie (Outlook, Thunderbird...) prend le relais et génère le mail à destination de votre client, avec en pièce jointe le diaporama au format que vous avez choisi (PDF ou Powerpoint).



À noter :
Si vous n'avez pas de logiciel de messagerie, vous pouvez générer le diaporama au format PDF ou Powerpoint, puis rédiger un mail auquel vous attachez le fichier généré depuis votre logiciel RCA.



La bibliothèque des diapositives


Les restitutions (Diaporama et Rapport) sont la finalité de toutes les données renseignées en amont dans le dossier. Par liaison dynamique, toutes ces données sont disponibles pour présentation à votre client. 


Cependant, un dossier dispose de nombreuses informations et vous ne souhaitez pas forcément toutes les présenter. C'est l'essence même de la bibliothèque. Elle est une collection de toutes les informations du dossier, organisées sous forme de tableaux, de graphiques, de textes ... et restituées dans des diapositives.


Ainsi, dans la bibliothèque des diapositives, vous retrouvez par thèmes, les différents éléments à présenter à votre client, avec un aperçu de chaque diapositive :



Par logiciel : 


Bilan Imagé


Dans Bilan Imagé, les diapositives disponibles sont organisées suivant 4 onglets :


  • Standard : regroupe tous les tableaux, les graphiques, toutes les diapositives, de l'activité au résultat et au bilan, en passant par la présentation des ratios, des tableaux libres, du budget N+1... 


  • Historique : contient les diapositives d'évolution, pour comparer l'historique sur 5 ans des données, sous forme d'histogrammes. 


  • Conseil : recense des diapositives qui vous permettent de proposer un accompagnement à votre client, suivant les besoins que vous avez détectés, par exemple en consultant ses réponses au e-questionnaire; Plusieurs thèmes y sont abordés (Gestion, juridique, fiscal, stratégie, etc.). 


  • Libre : vous permet d'ajouter à la bibliothèque, des diapositives que vous avez créées et personnalisées dans le diaporama. Dans ce cas, ces diapositives seront disponibles dans tous vos dossiers Bilan Imagé. 


Prévisionnel


Dans Prévisionnel, les diapositives disponibles sont organisées suivant 3 onglets :


  • Standard : regroupe tous les tableaux, les graphiques, toutes les diapositives, en passant par la présentation des ratios, des tableaux libres, ... 


  • Historique : contient les diapositives d'évolution, sous forme d'histogrammes. 


  • Libre : vous permet d'ajouter à la bibliothèque, des diapositives que vous avez créées et personnalisées dans le diaporama. Dans ce cas, ces diapositives seront disponibles dans tous vos dossiers Prévisionnel. 


Ajouter une diapositive via la bibliothèque


Les diapositives susceptibles d'être présentées pendant l'entretien sont dans l'arborescence de gauche, en conception de diaporama. 

Pour ajouter une nouvelle diapositive à présenter à votre client, il suffit de cliquer sur le bouton , vous pouvez :

  • Ajouter une diapositive via la bibliothèque des diapositives, 
  • Créer une diapositive non existante dans la bibliothèque. 


Principe d'ajout d'une diapositive par la bibliothèque :


Après avoir cliqué sur le bouton "Ajouter diapositive", vous accédez à la bibliothèque. Il vous suffit de sélectionner la diapositive que vous souhaitez insérer dans l'arborescence, puis vous avez deux possibilités :


  • Soit vous cliquez sur "Insérer la sélection" et vous choisissez de l'insérer avant ou après la diapositive en cours dans l'aperçu du diaporama, 
  • Soit vous procédez par un simple "glisser / déplacer", en sélectionnant la diapositive et en la glissant dans l'arborescence, suivant l'ordre de présentation de votre choix. 



Création de diapositives libres


Les diapositives susceptibles d'être présentées pendant l'entretien sont dans l'arborescence de gauche, en conception de diaporama. 

Pour ajouter une nouvelle diapositive à présenter à votre client, il suffit de cliquer sur le bouton , vous pouvez ajouter une diapositive via la bibliothèque des diapositives. Toutefois, dans le cas où vous souhaitez présenter des informations qui ne sont pas proposées dans les diapositives de la bibliothèque, le logiciel vous permet de créer vos propres diapositives. En cliquant sur la flèche déroulante du bouton "Ajouter diapositive", vous pouvez créer, suivant la charte graphique générale du diaporama, trois types de diapositives :

  • Commentaire avec titre, 
  • Commentaire seul, 
  • Diapositive vierge. 



Diapositive de commentaire (Commentaire avec titre et commentaire seul)


En cliquant au centre de la diapositive, un éditeur de texte s'ouvre, vous permettant de saisir votre commentaire à l'aide des principaux outils :

  • De mise en forme textuelle (format et taille de polices, gestion des couleurs de textes et des paragraphes, ...), 
  • D'insertion d'images, de tableau ou de lien hypertexte. 


A noter : 

Concernant les diapositives de "commentaire avec titre", le titre de la diapositive correspond à son nom, donc se modifie directement dans l'arborescence.



Diapositive vierge


Lorsque vous ajoutez une diapositive vierge, le logiciel se met automatiquement en mode "Édition". En effet, ce mode permet de concevoir une diapositive ou un masque de diapositive à l'aide d'un éditeur de dessin intégré au logiciel.


Vous apportez les modifications que vous souhaitez sur la diapositive, ensuite vous validez la conception.



Ajout d'une diapositive libre à la bibliothèque des diapositives


Pour conserver les diapositives que vous avez créées ou personnalisées, et les utiliser dans d'autres dossiers, vous pouvez les ajouter dans la bibliothèque. Pour cela, il suffit de :



  • Déverrouiller la bibliothèque à l'aide du cadenas présent dans l'onglet libre, 
  • Ajouter et nommer une rubrique, 
  • Insérer la diapositive dans la rubrique, par un simple glisser/déposer de l'arborescence vers la bibliothèque des diapositives libres.


Mode édition : La conception graphique


Le mode Édition permet de concevoir une diapositive ou un masque de diapositive à l'aide d'un éditeur de dessin intégré au logiciel.


  • Soit vous souhaitez personnaliser une diapositive déjà existante par l'intégration de nouveaux éléments. Dans ce cas, lorsque vous êtes en aperçu sur cette diapositive, rendez-vous dans le menu Édition, ce qui permet d'accéder directement au mode Édition, 
  • Soit vous créez une nouvelle diapositive libre, ce qui ouvre automatiquement l'éditeur de dessin. 


Lorsque vous êtes dans le menu Édition, un message IMPORTANT : Vous êtes actuellement en mode EDITION apparaît au dessus de l'aperçu de votre diapositive. 



Fonctionnement



1. Choisissez si la conception s'applique à la diapositive directement ou à son masque. Ainsi, toutes les modifications que vous effectuerez s'appliqueront uniquement sur l'un ou l'autre de ces deux éléments.


2. Procédez à la conception par intégration d'éléments : ajout d'une zone de texte, d'une forme, d'une image, d'une diapositive Powerpoint, d'un tableur Excel ou d'un document Word, ...


3. Grâce aux différents outils de mise en forme et d'alignement présents dans l'éditeur, personnalisez chaque élément intégré (couleur de fond, effet ombré, bordure, opacité, ...).



Insertion d'un tableur Excel, d'un document Word ou d'une diapositive Powerpoint


Il s'agit d'un simple "copier / coller" depuis Excel ou Word : 


1. Vous sélectionnez votre tableau dans Excel (ou le contenu de votre document Word), 


2. Vous faites un clic droit et sélectionnez "Copier" (ou le raccourci clavier "CTRL + C"),


3. En mode édition de votre diapositive, vous intégrez le tableau (ou les informations Word) en cliquant sur le bouton pour coller les éléments sur la diapositive (ou le raccourci clavier "CTRL + V").



Pour insérer une diapositive de Powerpoint :


1. Ouvrez votre diaporama Powerpoint,


2. Positionnez vous sur la diapositive que vous souhaitez importer, 


3. Dans Bilan Imagé, en mode Édition, cliquez sur le bouton  pour intégrer le contenu de la diapositive Powerpoint dans votre diaporama Bilan Imagé.


A noter :

Pour sortir de l'éditeur, il suffit de retourner dans le menu "Accueil". Dans le cas où vous avez effectué des modifications en mode édition, un message vous demande si vous souhaitez sauvegarder les données modifiées sur la diapositive, il suffit de cliquer sur "Oui" si vous voulez conserver la conception graphique.

Le mode Édition vous permet uniquement de rajouter des éléments sur votre diapositive, le contenu des diapositives présentes en standard dans le logiciel n'est pas modifiable. En effet, vous ne pouvez pas, par exemple, supprimer une colonne d'un tableau en liaison dynamique avec la saisie des informations.


Diaporama en mode présentation et OnLine


Diaporama en mode présentation


Une fois votre diaporama conçu, vous êtes prêt pour l'entretien avec votre client. Au moment de la présentation, vous disposez de plusieurs manières pour accéder au diaporama du dossier :


En page d'accueil du logiciel, cliquez sur Diaporama, et choisissez le dossier pour lequel vous souhaitez ouvrir le diaporama. S'il n’apparaît pas dans la liste, cliquez sur "Ouvrir un autre diaporama" pour sélectionner le fichier dans le répertoire d'enregistrement des dossiers. 

Dans le dossier, pour démarrer le diaporama : 

  1. Cliquez sur le bouton (ou raccourci clavier "F5"), pour débuter à partir de la première diapositive ou alors
  2. Cliquez sur le bouton (ou raccourci clavier "CTRL+ F5") pour démarrer le diaporama à partir de la diapositive en cours dans l'éditeur. 


A noter :

La présentation du diaporama intègre la gestion du tactile. Vous avez donc la possibilité d'utiliser cette fonctionnalité sur tablettes et autres écrans tactiles.



Lors de la présentation, une barre d'outils vous permet d'optimiser votre utilisation du diaporama. Le raccourci clavier "F9" permet d'afficher ou de masquer cette barre en situation de présentation.



La diapositive "Tuiles" est une diapositive visuelle qui recense tous les chiffres clés de l'exercice. Chaque "tuile" représente une donnée importante de l'activité de votre client et constitue un raccourci pour accéder à une diapositive plus détaillée de l'information communiquée. 



Les "Autres options" permettent notamment : 

  • D'activer ou désactiver le Diaporama On Line, 
  • D'afficher la bibliothèque des diapositives, par exemple pour ajouter une diapositive, 
  • De mettre l'accent sur un point à l'aide de l'outil "crayon", etc. 



Zones sensibles sur les diapositives


En mode présentation, certaines zones dynamiques vous permettent de disposer d'une interactivité entre la restitution et la saisie.


Vous pouvez par exemple :

  • Modifier un pictogramme sur une diapositive en cliquant sur la zone des pictogrammes, la modification s'applique directement à la saisie, 
  • Afficher le détail des comptes de la balance en cliquant sur un montant, pour expliquer en détail les comptes, 
  • Afficher l'historique sur 5 ans en cliquant sur un pourcentage d'évolution, pour apprécier la tendance à moyen terme. 



Diaporama Online


Dans le cas où la présentation du diaporama ne peut se faire en présence de votre client, le logiciel vous donne la possibilité de partager en ligne vos diaporamas : c'est le Diaporama On Line.

Le seul pré-requis d'utilisation pour le Diaporama On Line est de disposer d'une connexion Internet.


Le concept de ce e-service est le suivant : 

  • Vous programmez tout d'abord un rendez-vous téléphonique avec votre client.
  • Dans l'éditeur de diaporama, vous générez un lien que vous transmettez par mail à votre client. 
  • Votre client le reçoit, clique sur le lien et accède à une plate-forme de présentation. 
  • Au moment de commencer l'entretien, vous contactez votre client par téléphone et démarrez le Diaporama On Line.
  • Sur la plate-forme de présentation de votre client, apparaît le diaporama tel que vous l'avez sur votre écran. Vous faites défiler les diapositives au rythme de la présentation et votre client le voit en temps réel. 

Diaporama Online


Dans l'éditeur du diaporama, le bouton Diaporama online permet de mettre en place ce e-service :



1. Envoyer l'invitation par mail au client : pour pouvoir envoyer le lien du Diaporama On Line directement depuis le logiciel, vous devez disposer d'un logiciel de messagerie, paramétré par défaut sur votre poste. Lors de la demande d'envoi du mail, votre outil de gestion de messagerie (Outlook, Thunderbird...) prend le relais et génère le mail à destination de votre client.  


2. Afficher le lien vers le diaporama online : dans le cas où vous n'avez pas de logiciel de messagerie, vous pouvez copier le lien généré par le logiciel et le coller dans un mail que vous envoyez à votre client, pour lui permettre d'accéder au Diaporama On Line.


3. Propriétés du diaporama online 



Ces propriétés permettent de : 

  • Paramétrer la qualité et la résolution d'affichage du diaporama chez le client, 
  • Personnaliser le texte du message d'attente, entre le moment où votre client clique sur le lien pour accéder à la plate-forme et le moment où vous activez le diaporama On Line,
  • Générer un nouveau lien de connexion.


4. La présentation du Diaporama On Line

Pour activer le Diaporama On Line  :

  • Soit vous cliquez sur Démarrer le diaporama online,
  • Soit, lorsque le diaporama est en mode présentation (raccourci clavier F5), dans les Autres Options de la barre d'outils (raccourci clavier F9), cliquez sur Diaporama online



À noter :
En cours de présentation, vous pouvez être amené à sortir du diaporama en mode présentation, pour effectuer par exemple une modification de données. Dans ce cas, c'est la dernière diapositive présentée qui s'affiche côté client. En effet, tant que vous ne quittez pas le dossier ou que vous n'arrêtez pas le Diaporama On Line, il reste actif chez le client.



Pour aller plus loin, consultez la fiche pratique sur l'utilisation du diaporama On Line.