Avec l'arrivée de la Facture Electronique, les factures devront être normalisées au format Factur-X. Certains champs tels que les unités et Pays, vont devoir respecter des formats précis de données afin que les factures soient acceptées par les Plateformes et par le Portail Public de Facturation.

TABLE DES MATIÈRES

• 1. Mise à jour du référentiel des unités par défaut
• 2. Mise à jour des champs Pays dans le portail
• 3. Normalisation des unités et libellés

1. Mise à jour du référentiel des unités par défaut

Les unités par défaut : 

Pour rappel la liste des unités par défaut est accessible via : 

• Paramètres > Liste par défaut > Unités

Voici la liste qui vous sera désormais proposées par défaut :

Les unités sont composées en base d’un libellé, d’un code technique qui sera intégré dans le XML et d’un symbole qui est l’abréviation de l’unité.

Elles sont représentée dans portail sous la forme : Libellé (Abréviation) voir ci-dessous :

A noter
Ces unités ne sont ni supprimables, ni modifiables.
Dans les documents de ventes (devis, factures, etc) sur les lignes d'articles, c'est le symbole qui est affiché, par exemple l'unité Mètre carré est affichée m². 

2. Mise à jour du référentiel des unités personnalisées

Vous ne pourrez désormais plus créer vous même les unités personnalisées, en effet, vous pourrez ajouter vos unités personnalisées selon la liste que nous vous proposons. Cette liste répond aux exigences de la réforme de la facture électronique. 

Pour rappel : vous accédez à la liste des unités personnalisées de la même façon que pour les unités par défaut soit : Paramètres > Liste par défaut > Unités

Voici la liste des unités personnalisée que nous vous proposons : 

Les unités personnalisées s’ajoutent via le bouton "+" 

Une liste déroulante permet d’ajouter une unité depuis la liste du référentiel.

Une fois ajoutées les unités peuvent être supprimées mais leur libellé ne peut être modifié.

3.  Reprise de données sur les unités personnalisées anciennement créées

Que signifie-t-il de manière concrète ? En raison de la standardisation des unités et pour permettre à vos factures d'être admissibles à la facturation électronique, nous avons procédé à une révision des données sur des unités sur mesure créées par nos utilisateurs dans le but d'assurer leur conformité.

Si toutefois, nous n'avons pas trouvé de correspondance sur certaines unités alors : 

• Dans la liste des unités personnalisées :  l’unité est désactivée (grisée, non modifiable mais supprimable).
• Au survol, un message expliquera la raison de cette désactivation : “Cette unité n’existe plus, veuillez sélectionner vos unités personnalisées via la liste déroulante”

Exemple d’une unité non conforme dans la liste personnalisée

Les unités dans cette capture seront bien reprises avec la Reprise des données, c’est simplement pour vous illustrer le comportement d’une unité non reprise 

Voici la liste des unités en reprise de données :

Découvrez le parcours en vidéo : 

2. Mise à jour des champs Pays dans le portail et sur les documents

Le champ "Pays" évolue sur le portail et dans les documents de vente pour garantir une meilleure qualité des données. Concrètement, cela signifie que vous devrez désormais sélectionner un pays dans une liste déroulante, plutôt que de le saisir librement.

Cette liste sera utilisée dans plusieurs cas :

• Lors de la création d’une entreprise
• Pour renseigner les informations du cabinet (principal ou secondaire)
• Pour enregistrer les adresses des contacts (clients et fournisseurs), qu’il s’agisse de l’adresse principale, de livraison ou de facturation
• Lors de la modification ou de l'ajout d'une adresse de livraison sur un document de vente (devis, facture, contrat) 

Pourquoi ce changement ?  Cela permet d’éviter les erreurs de saisie (comme "Cot d’Ivoir" au lieu de "Côte d’Ivoire") et d’assurer que les données soient compatibles avec les formats exigés pour la facture électronique.

Et pour les données déjà enregistrées ?  Une reprise automatique est prévue : par exemple, si le champ contient "FR", "FRA" ou même "fr", il sera converti en "France" avec le bon code technique. Si une valeur ne peut pas être reconnue, le champs sera vidé et vous devrez choisir un pays dans la liste.

Si le pays que vous cherchez n’apparaît pas dans la liste, un message d’erreur vous le signalera. Vous pourrez alors corriger la saisie pour garantir que l’information soit bien prise en compte.

- Le remplissage de ce champs est donc désormais obligatoire pour pouvoir valider tous documents de vente, en cas d'absence, le champs adresse figurera en erreur. 
- Si un de vos contrat est "en cours" et présente un pays ne correspondant pas au référentiel, celui-ci passera au statut "non conforme"

3. Normalisation des unités et libellés 

Dans le cadre de la réforme de la facture électronique et de la normalisation des données associées, nous vous informons qu’à compter des prochaines échéances, les unités et les libellés deviendront obligatoires dans tous les documents de ventes.

Depuis le catalogue d'articles : 

Lors de la création ou modification d'un article, une unité conforme est obligatoire pour pouvoir enregistrer votre article. 

A noter : Le choix de votre unités doit se faire via le menu déroulant proposé

Depuis un document de vente : 
Lors de la création d'un document de vente, vous devrez sélectionner une unité. 

A noter : Si aucune unité n'est sélectionnée, l'ajout de l'article ne sera pas possible. 

Statut non conforme sur les contrats

Avec la mise en place de ces données obligatoires à la validation d'un document de ventes, un nouveau statut a été crée pour les contrats. Si un article d'un contrat ne comporte pas d'unité, de libellé alors le contrat passera en statut non conforme.  

A noter : Une reprise de données sur les contrats en cours possédant au moins 1 ligne d'article sans unité sera effectuée. Les impacts seront les suivants : Ajout de l'unité personnalisée "Autres" dans la liste des unités personnalisées, affectation de l'unité "Autre" à la ligne d'article concernée.