Faciliter le suivi, la validation et le contrôle des règlements clients sur les factures issues d’une importation, tout en sécurisant les données comptables associées.
1. Génération automatique de l’échéancier
Pour chaque facture importée, un échéancier est généré automatiquement comprenant :
Montant TTC de la facture
Date d’échéance : identique à celle du contenu de la facture
Mode de règlement : défini selon la fiche client ou le paramétrage entreprise
Date de règlement : à compléter manuellement
Action disponible :
Bouton Encaisser (montant positif)
Bouton Rembourser (montant négatif)
Annuler pour revenir à un état modifiable
A noter : Une seule échéance est générée par défaut mais elle est modifiable.
2. Modification et gestion des échéances
▪ Ajouter une échéance
Possible si la facture n’est pas soldée. Une nouvelle ligne est générée avec :
Montant : 0 €
Date d’échéance : +30 jours par rapport à la dernière ligne
Mode de règlement : selon fiche client ou paramètre entreprise
▪ Modifier une échéance
Tant qu’elle n’est pas validée, il est possible de modifier :
Montant TTC
Date d’échéance
Mode de règlement
Date de règlement
Chaque modification valide met à jour le montant restant à répartir.
▪ Supprimer une échéance
Possible uniquement pour les échéances non validées, sauf si c’est la seule.
▪ Valider une échéance
Deux options :
Manuellement (via bouton “Encaisser” ou “Rembourser”)
Automatiquement, si une opération bancaire correspondante est rapprochée
Une fois validée, une échéance n’est plus modifiable ni supprimable.
▪ Annuler une validation
Depuis le panneau latéral ou la page des règlements, avec obligation de :
Saisir un motif
Confirmer la date d’annulation
Après annulation, l’échéance redevient modifiable.
3. Gestion des écarts de règlement
En cas de solde résiduel sur une facture intégralement encaissée :
Le système propose de générer une nouvelle échéance correspondant à l’écart constaté
Ou, de solder la facture en confirmant l’écart
L’échéance complémentaire s’intègre alors automatiquement dans le suivi et la page des règlements.
4. Contrôles automatiques
▪ Contrôle de cohérence des montants (TTC, HT, TVA)
Si incohérence détectée (TTC ≠ HT + TVA, HT < TVA, etc.) :
Les onglets Suivi des encaissements et Affectation comptable sont inaccessibles
Les montants sont affichés en rouge
Une alerte bloque l’accès aux échéances
▪ Contrôle de TVA
Si TVA incohérente ou absente : mêmes conséquences que ci-dessus
▪ Contrôle des données de règlement
Champs obligatoires : montant TTC, date d’échéance, mode de règlement
Si données manquantes ou mal formatées :
Les champs sont en rouge
Le bouton “Encaisser” est désactivé
▪ Contrôle de la répartition
Si le montant à répartir est non nul, un message d’erreur s’affiche :
"La somme des échéances n’est pas égale au montant de la facture."
Le montant restant est affiché en rouge
Les échéances ne s’affichent pas dans la page de règlements
5. Traitement comptable
Une affectation comptable est générée automatiquement selon les paramétrages de l’entreprise (mono ou multi-taux de TVA)
Aucune écriture n’est générée pour les factures incohérentes ou incomplètes
Si une facture est rectifiée après erreur, l’écriture peut être régénérée
Pour les factures importées avant ouverture du socle, aucune affectation comptable n’est générée
Il est alors nécessaire de modifier ou réimporter la facture pour déclencher le traitement
