Support

▪ Définition

La facturation récurrente permet de générer automatiquement des factures à fréquence régulière (mensuelle, trimestrielle, etc.) à partir d’un modèle existant. Elle est conçue pour des prestations répétitives et prévisibles.

▪ Création d’une récurrence

La création d’une récurrence se fait à partir d’une facture existante, à condition qu’elle réponde à certains critères.

Conditions pour qu’une facture soit éligible :

• Facture classique (hors acomptes, avoirs, factures de solde)
  
  
• Facture validée, partiellement réglée, soldée ou annulée
  
  
• Non liée à un acompte
  
  
• Non déjà rattachée à une récurrence
  
  

La facture utilisée sert de modèle initial. La première échéance est planifiée selon les paramètres choisis lors de la création.

▪ Fonctionnement des récurrences

Fréquence et génération

À chaque échéance, une nouvelle facture est automatiquement générée à l’état :

• Brouillon
  
  
• Validée
  
  
• Envoyée par e-mail
  
  

(selon les paramètres choisis)

▪ Factures générées

Les factures issues d’une récurrence sont accessibles dans la liste des documents et fonctionnent comme toutes les autres factures :

• Elles peuvent être réglées, rapprochées au relevé bancaire , envoyées par e-mail, modifiées
  
  

Une facture générée peut être modifiée ou supprimée (cela ne rompt pas la récurrence)

Attention

La modification d'une facture générée ne s'applique qu'à cette facture en particulier. 
Pour modifier durablement le contenu des prochaines fcatures (ex: changement de montant, de libellé, de client, etc) : 

- Arrêter la récurrence en cours 
- Dupliquer une facture de la récurrence
- Effectuer les modifications souhaitées
- Valider la facture et Créer une nouvelle récurrence à partir de cette nouvelle facture. 

▪ Modification ou arrêt de la récurrence

Modification

Tant qu’une récurrence est active, ses paramètres sont modifiables (fréquence, prochaine échéance, destinataire, etc.).
Ces changements ne s’appliquent qu’aux factures à venir.

Arrêt

Une récurrence peut être arrêtée à tout moment :

• Manuellement par l’utilisateur
  
  
• Automatiquement si une date de fin a été paramétrée
  
  

Une récurrence arrêtée passe à l’état "Terminée". Aucune facture ne sera plus générée à partir de ce modèle.

A noter 
Il n'est pas possible de mettre en pause une récurrence. Vous pouvez cependant modifier la date de la récurrence (ex: programmer la prochaine dans 6 mois). Si vous n'avez pas de visibilité sur la reprise de la récurrence, alors devez l'arrêter. Pour la reprendre, il vous suffira de dupliquer la facture et de recréer une récurrence. 

▪ Suivi et gestion

Toutes les récurrences actives ou terminées  sont consultables dans la liste des récurrences.

prochainement : Chaque facture liée à une récurrence est identifiable depuis sa fiche, avec un lien vers la récurrence d’origine. (mais à enlever pour l’instant).

Depuis chacune des factures récurrentes vous pouvez accéder à récurrence liée. 

Gestion des erreurs

Certaines étapes peuvent échouer dans le processus automatisé. Ces erreurs sont visibles à plusieurs niveaux pour permettre une reprise manuelle rapide.

    • Erreur à la génération de la facture

En cas d’erreur de génération vous serez prévenus depuis la liste des documents et la liste des récurrences. En accédant à la récurrence en erreur vous avez la possibilité de relancer manuellement la génération de la facture manquante. Sans action de votre part, une action automatique sera mise en place dès le jour suivant. 

▪ À retenir

• Le système de récurrence automatisé sans rompre les règles de conformité
  
  
• En cas d’erreur, l’utilisateur peut toujours reprendre la main
  
  
• Les modifications sur une facture ne modifient pas le modèle de récurrence
  
  
• Un changement durable nécessite d’arrêter puis recréer la récurrence