Lors de l’envoi de mails via Mon Expert en gestion, il peut arriver que ces derniers soient considérés comme des spams par les messageries de vos destinataires. Cela peut nuire à la bonne communication avec vos clients ou partenaires. Pour maximiser les chances que vos mails arrivent dans la boîte de réception principale et soient lus, voici quelques astuces détaillées. Ces conseils sont applicables aux mails envoyés depuis MEG, mais de manière générale aux envois de mails d'où qu'ils soient faits. 

Note : ces conseils ne s'appliquent pas à Factunéo qui embarque directement des formats d'email préparés

1. Vérifiez l’adresse de l’expéditeur

Tous les mails envoyés depuis notre plateforme utilisent l’adresse suivante : nepasrepondre@mon-expert-en-gestion.fr

Cette adresse est une boîte aux lettres technique. Il est important de noter que :

• Vos destinataires ne pourront pas répondre directement à ce mail. Ils devront rédiger un nouveau message et l’envoyer à votre adresse e-mail habituelle (par exemple, celle que vous utilisez pour échanger avec eux au quotidien).
• Dans certains cas, l’adresse d’expédition nepasrepondre@mon-expert-en-gestion.fr peut être automatiquement placée sur une "liste noire" par les systèmes de messagerie de vos destinataires. Cela signifie que leurs paramètres de sécurité peuvent considérer l’expéditeur comme suspect.

2. Choisissez un objet de mail clair et conforme

L’objet du mail joue un rôle essentiel dans son évaluation par les filtres anti-spam. Pour éviter que vos messages soient mal classifiés, suivez ces bonnes pratiques :

• Évitez les MAJUSCULES intégrales dans vos objets. Par exemple, écrivez plutôt : "Devis à signer" que "DEVIS A SIGNER".
• Limitez les caractères spéciaux et les signes de ponctuation répétés. Par exemple : évitez "!!!", "???" ou des symboles comme "$" et "%". Ces éléments sont souvent associés aux spams.
• Optez pour des formulations simples et professionnelles.
• Un objet bien rédigé et simple inspire confiance et incite votre destinataire à ouvrir le mail.

3. Soignez le contenu du mail

Le contenu du mail, tout comme l’objet, est analysé par les filtres anti-spam. Pour qu’il soit bien reçu, il convient de respecter quelques règles de rédaction :

• Évitez d’écrire entièrement en majuscules. Les majuscules peuvent donner une impression agressive ou trop commerciale, ce qui déclenche souvent des alertes.
• Utilisez une ponctuation modérée. Les points d’exclamation doivent être utilisés avec parcimonie (par exemple, un seul par phrase). Les répétitions de points de suspension ou de symboles sont également à proscrire.
• Rédigez un contenu pertinent et personnalisé. Les mails génériques ou trop vagues sont plus susceptibles d’être ignorés ou signalés. Par exemple, ajoutez le nom du destinataire ou des références précises pour montrer que le mail s’adresse spécifiquement à lui.

4. Testez l’indésirabilité avant l’envoi

Une fois que vous avez appliqué toutes ces recommandations, il est possible d’effectuer un test avant d’envoyer votre mail à une liste importante de destinataires.

Des outils gratuits comme www.mail-tester.com vous permettent de vérifier si votre mail risque d’être identifié comme spam. Voici comment procéder :

• Rédigez votre mail final dans votre plateforme Mon Expert en gestion.
• Envoyez-le à l’adresse générée par l’outil mail-tester.
• Analysez le score qui vous est attribué. Ce score évalue les aspects techniques (comme la configuration de votre serveur d’envoi) ainsi que le contenu rédactionnel de votre mail.

Si nécessaire, modifiez votre mail en fonction des recommandations fournies par l’outil.

Ces tests sont rapides et vous donnent des indications précieuses pour améliorer la délivrabilité de vos mails.

Pourquoi ces précautions sont importantes ?

Dans un contexte professionnel, vos mails sont souvent le premier point de contact avec vos clients ou partenaires. Être classé dans les spams peut non seulement réduire la visibilité de vos messages, mais également nuire à la crédibilité de votre entreprise.

En suivant ces bonnes pratiques, vous maximisez vos chances de communiquer efficacement, tout en respectant les normes de messagerie professionnelle.