Guide pratique de Factunéo


Factunéo est un outil de facturation qui permet de réaliser des devis, des factures et ainsi suivre leurs règlements.

Cette nouvelle interface a été pensée et adaptée pour les entreprises ayant une tenue de facturation simple. 

Les différents parcours de facturation ont donc été réfléchis dans le but d’offrir une expérience utilisateur optimale.

Le nouveau facturation bêta est évolutif et s’enrichira au fur et à mesure de nouvelles fonctionnalités, en collaboration avec le cabinet et l’entreprise.


Ce guide de démarrage est fait pour vous aider dans vos premiers pas. Nous vous souhaitons une belle expérience sur notre logiciel.


TABLE DES MATIÈRES


1. Gestion des paramètres

a. Paramétrer des comptes comptables


Avant de démarrer votre processus de facturation, il est nécessaire de paramétrer les comptes comptables pour les ventes.

Pour cela, rendez-vous dans Paramètres, puis Comptes Comptables, et accédez à l'onglet “Factunéo”.


Sur cet écran, vous pouvez paramétrer les comptes de ventes pour les ventes de Services et de Produits. Pour ajouter un nouveau compte, cliquez sur le bouton . Des comptes de ventes sont initialisés automatiquement à la création de votre entreprise sur MEG. 

Une fois les comptes ajoutés, vous avez la possibilité de sélectionner les comptes qui seront définis par défaut lors de la création d’un article.

A noter
Les modifications apportées sont enregistrées et mises à jour automatiquement sur les écritures de toutes les factures brouillon et à venir .


b. Les options de facturation


Avant de faire la mise en page de vos documents, vous pouvez vous rendre dans les Options pour modifier plusieurs paramètres.

Pour cela, rendez-vous dans Paramètres, puis Options dans le cadre Facturation.



Sur cette page, vous trouverez diverses options actuellement disponibles:

  • Devis : Vous pouvez ici modifier la période de validité par défaut lors de la création d’un devis. Vous avez également la possibilité d’activer l’option de “Probabilité de transformation”, qui vous permet de renseigner le pourcentage de probabilité de transformation d’une affaire dans un devis.
  • Options générales : Vous pouvez ici sélectionner le nombre de décimales à afficher dans les factures.


A noter
Les décimales et la probabilité de transformation s’appliquent sur tous les documents et brouillons à venir. En revanche, la date de validité des devis ne s’applique qu’aux futurs devis et n’impacte pas les brouillons.


c. La numérotation


Il est important de paramétrer la numérotation de vos documents avant d'établir vos premières factures ou devis. 

Depuis Paramètres > Général > Numérotation : cliquez sur le bouton (modifier) 

Choisir le format que vous souhaitez (numérotation seule / Année / Année-mois), choisir les préfixes et la numérotation souhaitée et cliquez sur 


Important
Le choix de la numérotation est définitif et ne pourra pas être modifié dès que la première facture sera validée.

 

d. La mise en page


Avant de faire votre première facture, il est important de mettre en place votre mise en page de facturation.
La gestion de la mise en page se fait dans Paramètres > Facturation > Mise en page. 

Dans la mise en page proposée, deux emplacements sont dédiés au logo de votre entreprise (en haut à gauche, et en bas à gauche de l'aperçu du modèle). Vous pouvez importer et modifier vos logos en cliquant sur le menu “Logos”.

Dans la rubrique “Couleurs”, vous pouvez choisir les couleurs principales de votre mise en page, notamment la couleur des éléments non textuels, et la couleur des intitulés de colonnes.


Enfin, dans la rubrique “Mentions légales”, vous pouvez saisir les mentions à ajouter à votre document. Vous pouvez également insérer les mentions pré-remplies en cliquant sur leur icône 



A noter
Votre modèle est enregistré automatiquement après chaque modification


2. Gestion des articles


Pour gérer vos articles, rendez-vous dans Ventes >> Articles. Vous y retrouverez alors votre liste d’articles.
Pour ajouter un nouvel article, cliquez sur . Un volet s’ouvre alors sur la droite.
Renseignez-y le nom de votre article, sa référence, ainsi qu’une description (si besoin).

Renseignez également le prix HT ainsi que le taux de TVA. Le champ “prix TTC” sera automatiquement rempli (selon le calcul Prix HT*TVA). Vous pouvez sélectionner une unité pour votre article.

Enfin, dans la rubrique “Catégorisation”, sélectionnez le compte comptable auquel est rattaché cet article.



Une fois toutes les informations renseignées, vous pourrez alors cliquer sur .


Votre nouvel article apparaît alors dans la liste.

Si vous souhaitez modifier un article que vous avez créé, trouvez-le dans la liste, et cliquez sur . Le volet sur la droite s’ouvrira à nouveau, vous permettant de mettre à jour les informations de l’article sélectionné.


A noter
Les modifications effectuées s'appliqueront uniquement sur les nouveaux documents créés (factures et devis).


Un message d’information vous indiquera que des articles ont été modifiés, lorsque vous serez sur l’édition d’un document en cours (état Brouillon) :


Les articles modifiés seront indiqués avec l’icône (L’article a été modifié dans le catalogue)


3. La gestion des contacts


Dans le menu Contacts, retrouvez ici la liste de vos clients et fournisseurs. 


a. Ajouter un contact manuellement

Pour ajouter un nouveau contact, cliquez sur le bouton 


A noter
Vous pouvez également désormais créer vos contacts directement depuis le formulaire de création d’un document sans avoir à quitter votre édition !



Dans l’onglet “Informations”, renseignez les champs obligatoires : Code client, Statut, Nom, et Prénom. Complétez également les autres champs si souhaité. 

Dans l’onglet “Options”, vous pouvez définir le compte comptable du contact et ajouter un mode de règlement par défaut ou une remise générale, et enfin, un taux de TVA si nécessaire. 


Pour finir, cliquez sur 


 

Important
Nous vous conseillons fortement de remplir un maximum d’informations sur vos fiches contacts. En effet, le manque de données pourra bloquer la progression dans le parcours, certains champs étant nécessaires dans le cadre de la création de facture, l’envoi de mails ou bien encore le passage à la Facture X.


b. Importer une base de contacts depuis un fichier CSV


Depuis la liste des contacts, vous pouvez importer une base de données existantes en fichier CSV en cliquant que le bouton  Choisir le fichier depuis votre ordinateur et cliquez sur 


Astuce
Retrouvez la liste des colonnes adaptées à MEG en cliquant sur le bouton  
(exporter la structure des contacts). Vous pouvez ainsi exporter un tableau vierge avec les colonnes que vous souhaitez renseigner. Vous n'aurez plus qu'à compléter ce fichier avec vos contacts avant de l'importer. 


Vous avez la possibilité de modifier les informations de vos contacts avec le crayon en bout de ligne : 


A noter
Les modifications s'appliquent aux futurs documents ainsi qu'à tous les documents en brouillons après réouverture de votre formulaire uniquement.


4. La gestion des devis


En fonction de l'activité de votre entreprise, vous pouvez être amené à établir des devis pour faire une proposition commerciale à vos clients.

Pour commencer à saisir votre devis, accédez à Ventes, puis Devis et factures. Cliquez ensuite sur  afin d’accéder à la saisie de votre devis.


Dans un premier temps, remplissez les informations du devis :

  • Recherchez le client concerné dans le champ . Tapez son nom, et une liste déroulante apparaîtra, vous permettant de sélectionner votre client. L’adresse renseignée dans sa fiche contact sera automatiquement remplie dans le champ « Adresse ».
  •  Renseignez une date d’émission, une date de validité ainsi qu’un mode de règlement pour votre devis.
  • Vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter une référence ainsi qu’une description à votre devis.

    Une fois cela fait, vous pourrez alors renseigner le corps de votre devis. Pour commencer à ajouter des articles, cliquez sur . Un volet présentant votre liste d’articles s’ouvre sur la droite de votre écran.

    A noter
    Il est possible de modifier ou ajouter un contact. La création et les modifications du contact  impactent directement la base contact. La modification mettra à jour la fiche contact déjà existante. Si d'autres documents brouillons concernent également ce contact, à la réouverture du formulaire d'édition, les modifications apparaîtront dans le document. En revanche, les documents validés/acceptés ne sont pas impactés

    Vous pouvez alors insérer vos articles en cliquant sur le bouton .

    Vous avec aussi la possibilité de créer des articles depuis ce volet en cliquant sur.

    Dans le tableau des articles, vous avez également la possibilité de modifier la quantité, l’unité, le prix unitaire HT, le taux de TVA, ainsi que le prix TTC.


A noter
Votre devis est enregistré automatiquement après chaque modification


Une fois votre devis rempli, vous avez la possibilité de le prévisualiser en cliquant en haut à droite de la page sur l’icône  .

Si votre client accepte le devis, vous pouvez alors cliquer sur . Cela passera alors votre devis de l’état à l’état .


Pour générer la facture de votre devis, il vous suffit alors de cliquer sur la ligne de votre devis dans la liste, puis, dans le volet qui s’ouvre à droite, cliquez sur .

Vous serez redirigé vers la facture de votre devis, qui sera alors à l’état . Vous pourrez effectuer des modifications sur votre facture tant qu’elle sera à cet état. Une fois votre facture correctement établie, cliquez sur en haut à droite de la page pour valider votre facture. 



A noter
Un devis à l'état "accepté" est considéré comme signé des 2 parties et n'est donc plus modifiable. Il pourra en revanche être dupliqué mais le numéro de devis sera différent.


a. Renseigner un acompte


Lors de l’édition de votre devis, vous pouvez ajouter un acompte en cliquant sur le bouton  situé en bas des montants. 


Ce que dit la loi : 
Légalement, un acompte doit figurer sur le document commercial, ici, le devis, et faire l’objet d’une facture transmise au client. MEG vous permet donc de renseigner un acompte pour l’afficher sur le devis.


Dans le panneau latéral, renseignez l’acompte en pourcentage ou en montant et cliquez sur Enregistrer.



Votre acompte est bien notifié sur votre devis et vous pouvez le modifier ou le supprimer en cliquant sur l'icône  (supprimer) : 


b. Editer une facture d'acompte


Lorsque votre devis a été accepté par votre client, vous pouvez facturer l’acompte. Pour cela, cliquez sur le devis concerné, puis dans le panneau latéral, cliquez sur Facturer puis sur Facturer un acompte : 



Vérifiez les informations et cliquez sur Générer la facture. Attention, elle ne pourra plus être modifiée.



Votre facture d’acompte est créé, vous pouvez la consulter et l’éditer en PDF via le bouton  et suivre l’encaissement de cet acompte via l’onglet “suivi des encaissements”.

 

c. Annuler une facture d'acompte

Vous pouvez annuler votre acompte depuis le volet latéral d’un acompte.

 




Ainsi, les acomptes et leurs avoirs figurent sur la facture de solde associée afin d'être conforme au cadre légal.


A noter
Afin de ne pas surcharger la facture de solde, les acomptes ayant été annulés et non réglés ainsi que leurs avoirs ne sont pas reportés sur la facture de solde associée.


d. Cadre législatif concernant les acomptes


Selon l’Article 289 du Code général des impôts, impose à toute entreprise d’émettre une facture d’acompte et prévoit que le versement dudit acompte avant la livraison du produit ou la réalisation de la prestation donne lieu à l’émission d’une facture, qu’il soit assujetti à la TVA ou non. 


Toutefois, cette obligation ne vaut pas pour les acomptes perçus dans le cadre d’une livraison intracommunautaire de biens exonérée ou d’une livraison intracommunautaire de moyen de transport neuf.


Pour être conformes, elles doivent reprendre le contenu du document commercial, c'est pour cela que nous les générons directement depuis un devis.


De plus, les acomptes s’intègrent dans la loi anti-fraude à la TVA et font partie intégrante des parcours de facture électronique, ainsi que les mentions devant figurer dessus.



A noter : 
 Pour le moment, Factunéo ne gère que le mono acompte. 


Aller plus loin 
Consulter le site du service public pour approfondir ces notions.


e. Les différents états d'un devis


Dans le processus, votre devis peut passer par plusieurs états, de sa création à sa facturation. Ces différents états sont les suivants :

  • A la création de votre devis, celui-ci est en  .
  • Après l'envoi du devis à votre client, si ce dernier l'accepte, le devis sera alors .
  • A l'inverse, si votre client refuse le devis, il sera alors .
  •  Lorsque votre devis est , vous avez la possibilité de sortir sa facture de solde en cliquant sur le bouton dans la page du devis. Celui-ci passera alors à l'état .


A noter
Si des modifications ont été apportées après l'édition du document, une fenêtre d'information s'ouvrira


f. Dupliquer un devis


Afin de gagner du temps, il est possible de dupliquer un devis et d’y apporter des modifications sans avoir à réintégrer le contenu. Pour cela, depuis Ventes / Devis et factures, cliquez sur l’icône en bout de ligne et choisir “Dupliquer”.



A noter
Si des modifications ont été apportées depuis l'édition du devis dupliqué, alors une fenêtre d'information s'ouvrira



5. Gestion des factures


a. Les factures


Soit votre nouvelle facture est issue d'un devis facturé (voir "Les différents états d'un devis"), soit vous créez directement une nouvelle facture grâce au bouton .

Dans ce second cas, reportez vous à la section "Gestion des devis", car les éléments à renseigner sont identiques (hormis la probabilité de transformation qui est absente pour les factures).

A noter
La date d'échéance de la facture fait partie des informations obligatoires à renseigner


En fonction du mode de règlement par défaut (Paramètres > Général > Liste par défaut > Mode de règlements), cette date s'alimente automatiquement selon le délai renseigné dans le paramétrage du mode de règlement (hormis la probabilité de transformation qui est absente pour les factures ainsi que la date de validité car vous devez indiquer une date d’échéance).

Vous avez toutefois la possibilité de la modifier dans le champ « Date d’échéance » en cliquant sur .

A noter
Votre facture est enregistrée automatiquement après chaque modification.


b. Les avoirs


Si vous souhaitez annuler une facture validée, il faudra passer par la création d’un avoir.

Pour cela, rendez-vous dans votre liste des factures en cliquant sur Ventes puis Devis et factures.

Dans la liste de vos factures, cliquez sur la ligne de la facture que vous souhaitez annuler, ce qui ouvre un volet sur la droite.

Dans ce volet, cliquez sur . Vous aurez alors un message vous informant que l’annulation de la facture va créer une facture d’avoir, et que cette action est irréversible.

Une fois le message validé, votre avoir sera créé, et votre facture sera donc annulée.


c. Les différents états d'une facture


Comme pour un devis, votre facture va passer par plusieurs états tout au long du processus de facturation : 

  • A la création de la facture, ou à la facturation d'un devis, la facture est à l'état .
  • Lors de la validation de la facture, votre facture passe alors à l'état . Notez bien que la validation d'une facture est définitive, et celle-ci ne pourra alors plus être modifiée ou supprimée. Le seul moyen d'annuler la facture sera alors de créer un avoir sur celle-ci.
  •  Une facture peut aussi être à l’état de dans le cas d’un règlement partiel
  •  Une facture annulée par un avoir passera alors à l'état .
  •  Lors du règlement de la facture, celle-ci passera à l'état 


d. Facture modificative


Attention : 
La facture modificative annule la première facture et en génère une nouvelle avec un numéro associé qui lui est propre. En effet, on ne peut légalement pas modifier une facture sans en créer une nouvelle.


Attention, ne sont pas éligibles à la facture modificative : 

  • factures réglées, même partiellement
  • factures d'acomptes et définitives (liée à des acomptes)
  • factures d'avoir


Voici comment procéder :


  • Dupliquer la facture d'origine :

Cliquez sur le crayon depuis la facture validée, la facture initiale sera ainsi dupliquée. Vous serez ainsi amenés sur la facture modificative en brouillon. 

Modifiez les informations que vous souhaitez. A la validation de cette nouvelle facture, nous annulerons automatiquement la première en créant son avoir.

La facture modificative aura bien un numéro différent de la facture initiale, qui s'inscrit dans la suite de numérotation en place.


  • Où effectuer cette opération ?

Depuis la liste des devis et factures : Cliquez sur les trois petits points à droite de la ligne de la facture concernée, puis sélectionnez l'option pour la dupliquer.

Depuis la facture elle-même : Ouvrez la facture en question et cliquez sur le bouton en forme de crayon pour accéder aux options de modification.


  • Finalisation de la nouvelle facture :

Une fois la facture dupliquée, une nouvelle version en brouillon se génère avec la date du jour. Vous pouvez alors la modifier comme toute nouvelle facture.


Points d'attention
- Échéances non réglées : Les échéances ne sont pas reportées sur la nouvelle facture, elles seront à saisir manuellement. 
- Modification après création de la facture rectificative : Si vous effectuez des modifications sur la facture initiale après avoir créé la facture rectificative, ces modifications ne seront pas prises en compte. Nous vous conseillons donc de ne pas effectuer de modifications en cas de facture modificative.
  • Après validation :

Une fois la nouvelle facture modificative validée, l'ancienne facture est annulée et un avoir est généré pour celle-ci, avec report des échéances initiales. Nous vous conseillons de ne pas toucher aux échéances de la facture initiale car elles ne seront pas reportées. 



Attention
Dans le cas où vous encaissez la facture initiale avant de valider la facture modificative, vous devrez, à l'annulation de la première, reporter manuellement les échéances réglées, et gérer l'échéance d'avoir créée à l'annulation


6. Gestion des règlements


a. Le suivi des règlements


Vous pouvez suivre vos règlements directement depuis votre onglet Factures



Vous y verrez alors la liste de vos factures et leur état, reprenant la date d’échéance, le mode de règlement, le client et la facture concernée (ainsi que sa date d’émission) ainsi que son montant. Pour plus de détails, cliquez sur la ligne qui vous intéresse, la facture va s’ouvrir : 


Dans Suivi des encaissements, gérez les différentes échéances. 


Si une échéance est en attente de règlement, vous pourrez cliquer sur . Vous pourrez donc renseigner dans la fenêtre qui s’ouvre le mode de règlement utilisé, ainsi que la date du règlement, puis valider en cliquant sur .



Après validation, la date de règlement s'inscrit alors dans la liste des encaissements avec la mention de la date de règlement en vert. 


Si vous souhaitez annuler un règlement, il vous faudra alors cliquer en bout de ligne correspondante sur Annuler.



b. Les règlements partiels


Depuis la liste des factures, cliquez sur la ligne concernée. Dans le panneau latéral qui s’affiche, cliquez sur l’onglet “suivi des encaissements” et ajoutez une ou des échéances avec le bouton 




Vous avez la possibilité de supprimer une ligne d’échéance avec l'icône “poubelle” tant qu’elle n’est pas réglée. 



A noter
Le montant à répartir est indiqué en haut de l’échéance et est calculé ainsi : montant TTC de la facture - la somme des montants TT de chaque échéance.


Pour régler une échéance, cliquez sur les boutons “Encaisser “ ou “Rembourser”. Tous les champs doivent être renseignés pour pouvoir cliquer sur ces boutons. 


La date de règlement s’affiche. Vous pouvez annuler l’encaissement si nécessaire en cliquant sur le bouton “Annuler". Renseigner les informations de l’annulation et ajoutez un commentaire. 


Important
Une échéance réglée ne peut plus être modifiée.


Écart de règlements : si le montant à répartir n’est pas nul, alors un message d’avertissement vous informe d’un écart de règlement et vous propose soit d’ajouter une nouvelle échéance, soit de solder la facture.

 


A noter
Il est possible de solder la facture avec un seul et unique écart de règlement.


c. Cas particulier des échéanciers incohérents


Un échéancier est considéré comme incohérent lorsque la somme des échéances ne correspond pas au montant TTC de la facture. 


Vous serez avertis de cette incohérence par le biais d’un icône d’avertissement situé : 


  • Soit  dans l’onglet “Suivi des encaissements”





  • soit devant la ligne concernée sur la liste des Devis et factures




A noter
Vous pouvez utiliser le filtre "statut" et cocher "échéancier incohérents" pour isoler les factures concernées. 
Important
Les factures dont les échéanciers sont incohérents n'apparaîtront pas dans le suivi des règlements. 


7. Gestion des mails


Prérequis
- Au préalable, il est essentiel d’avoir renseigné une adresse mail pour votre entreprise dans le champ Email depuis les paramètres > informations générales. 
Si ce champ est vide, aucun mail ne pourra être envoyé. 
- De même, les adresses email de vos contacts ainsi que leur nom, prénom et raison sociale doivent être complétés en amont.  Pour effectuer ces actions, rendez-vous directement dans la fiche contact de votre client depuis la page contact > édition d’un contact ou encore dans la fiche contact directement depuis le formulaire d’édition.


Rendez-vous sur la liste de vos devis et factures.

Sélectionnez le ou les élément(s) que vous souhaitez envoyer (maximum 10 éléments autorisés en simultanés).

Cliquez sur  


  1. Paramétrez l’adresse mail 

  • Choisissez l'adresse mail par défaut dans la fiche contact du destinataire. 

  • Vous pouvez modifier l'adresse au moment de l'envoi. 


Attention 
Lors de l'ajout d'une adresse mail non renseignée, toute autre modification faite à ce moment dans la fiche de contact ne sera pas prise en compte dans le mail. 
Assurez-vous de cliquer sur le bouton bleu "mettre à jour" pour que l'ajout de l'adresse mail soit pris en compte dans la fenêtre d'envoi.

 



  1.  Envoyez des documents 


  • Allez sur la liste de vos devis et factures dans ventes > devis et factures

  • Sélectionnez jusqu'à 10 éléments en cochant les cases correspondantes

  • Cliquez sur l'enveloppe en bas dans la fenêtre d'action : 



Attention 
Plusieurs éléments ne peuvent pas être sélectionnés : 
- Les factures à l'état de brouillon : pour les envoyer, validez les préalablement
- Les documents de ventes importées
- Les documents sans client renseigné



Information utile
Si vous sortez de la page, la sélection effectuée n'est pas maintenue. Il faudra donc la réitérer lors de votre retour sur la page.


  1. Messages d'erreur 

Une fois votre section faite, des alertes peuvent remonter pour vous guider dans votre envoi :


  • E-mail non renseigné : Associez un email à l'envoi du document. Si aucun email n'est indiqué dans la fiche contact du destinataire, cliquez sur le bouton "mettre à jour" pour le renseigner. Cela mettra à jour l'adresse directement dans la fiche contact.

  • Alertes sur le contenu du document : Ces messages sont préventifs (par exemple, un devis détecté à 0€, aucune date de validité détectée, aucun article détecté). Ils ne bloquent pas l'envoi du mail mais vous incitent à vérifier vos documents.


  1. Statuts des mails :


Il existe plusieurs statuts de mails. Ces informations sont données par un tag de couleur sur la ligne correspondance : 

  • Non envoyé : Document pas encore envoyé. 

  • Envoi en cours : En cours d'envoi. 

  • Envoyé : Mail arrivé à destination. 

  • En erreur : Problème d'envoi, vérifiez l'adresse mail. 


Informations utiles
- Pour une recherche plus efficace, vous pouvez filtrer les documents à l'aide du filtre Emails en haut de l'écran pour visualiser uniquement les documents avec le(s) statut(s) souhaité(s)