TABLE DES MATIÈRES
Paramétrer le e-questionnaire
L'entretien annuel de Bilan est un moment important dans la relation entre l'expert-comptable et son client.
La préparation de cet entretien doit donc être minutieusement préparée par ces deux intervenants :
- L'expert-comptable doit présenter à son client une image fidèle des comptes de l'entreprise, tout en s'assurant que sa restitution est assez claire, simple et explicite. Le client doit comprendre toutes les subtilités comptables de son entreprise.
- Le client doit participer pleinement à l'entretien, en présentant à son expert-comptable ses attentes, ses interrogations, ainsi que l'environnement de son entreprise et ses axes d'évolution.
Pour préparer au mieux cet événement annuel, le logiciel Bilan Imagé prévoit un questionnaire web à destination du client.
Le e-questionnaire de Bilan Imagé recense une série de questions que vous avez établies pour recueillir l'avis de votre client sur l'année à venir. Il est organisé autour de différents thèmes, de l'évolution de l'activité aux projets professionnels du dirigeant, en passant par les prévisions d'investissements et d'organisation, vous interrogez votre client sur l'environnement interne, externe et futur de son entreprise.
En page d'accueil de Bilan Imagé, il est possible de paramétrer jusqu'à 10 modèles différents de e-questionnaires, en passant par le bouton "Liste par défaut", puis "Questionnaire de préparation d'entretien".
Par défaut, le logiciel propose un questionnaire client déjà formalisé, les trois autres questionnaires, vides, vous permettent de créer vos propres modèles.
Une barre d'outils permet de paramétrer le questionnaire aussi bien dans sa structure que dans sa présentation :
Astuces : Vous pouvez créer vos modèles de questionnaires en vous servant d'un autre questionnaire déjà présent dans le logiciel. Pour cela, il suffit de charger un questionnaire par défaut grâce au bouton dédié.
Astuces : Lors de l'insertion ou l'ajout d'une ligne, différents types de lignes sont proposés pour mettre en place simplement votre questionnaire : Titre du questionnaire, Saut de page, Rubrique, Commentaire (pour expliquer un point important), question libre (sans réponse proposée), à choix unique (une seule réponse attendue), à choix multiple (plusieurs réponses possibles) ou en tableau.
Utiliser le e-questionnaire
À l'approche de l'entretien annuel de bilan , vous envoyez à votre client le e-questionnaire (15 jours avant par exemple).
Vous anticipez ainsi cette entrevue avec votre client et vous lui permettez de se préparer, en vous décrivant son ressenti sur l'activité de l'année à venir, les évolutions de chiffre d'affaires ou encore ses axes d'investissements, de financements ou de changement d'organisation futurs.
Pour mettre en place ce questionnaire et l'envoyer à votre client, vous devez vous positionner dans le sous-menu Préparation dans la section Autres du menu latéral.
Grâce au bouton dédié, vous pouvez charger un questionnaire par défaut dans la liste des questionnaires pré-paramétrés en page d'accueil (cf. Paramétrer le e-Questionnaire). La barre d'outils est la même que celle présentée dans le paramétrage du questionnaire, à l'exception de deux boutons :
permet de générer le questionnaire au format Word et de l'envoyer ensuite par courrier à votre client.
permet de créer le questionnaire web à destination du client.
Principe :
Grâce au e-questionnaire de Bilan Imagé, vous collectez des informations auprès de votre client via Internet. Les principales étapes sont :
1. Dans le sous-menu Préparation, cliquez sur le bouton Questionnaire Web de la barre d'outils.
2. Vous renseignez vos coordonnées et celles de votre client (Civilité, Prénom, Nom et Email),
3. Vous vérifiez le mail à destination de votre client pour l'inviter à accéder et à remplir le questionnaire. Par défaut, le logiciel vous propose un mail type, mais vous avez la possibilité de personnaliser votre texte et de l'enregistrer en tant que modèle pour l'utiliser lors de vos prochains envois de questionnaires.
4. Vous créez le questionnaire à partir du bouton dédié. Vous avez la possibilité d'y accéder directement pour le visualiser. De son côté, votre client reçoit un mail comportant le lien de connexion. Il lui suffit de cliquer dessus pour accéder et répondre au questionnaire en ligne.
5. Votre client clique sur le lien de connexion et accède au questionnaire par internet. Il remplit le questionnaire, puis le valide une fois terminé.
6. Suite à cette validation, vous recevez un mail de finalisation du e-questionnaire, contenant la synthèse des réponses de votre client, au format pdf.
A noter : - Tant qu'il ne l'a pas validé, votre client peut répondre au questionnaire en plusieurs fois. Il suffit de conserver le lien du questionnaire et il y accédera à l'endroit où il a précédemment arrêté sa saisie. - Consultez la fiche pratique sur l'utilisation du e-questionnaire Bilan Imagé.
Paramétrer les listes
L'entretien annuel de bilan vous a permis de déceler les besoins de votre client.
Le menu Suivi permet de mettre en place un plan d'actions à mener, pour accompagner votre client tout au long de l'exercice. En page d'accueil du logiciel, vous pouvez paramétrer l'ensemble des listes utiles pour établir ce planning dans chaque dossier.
Paramétrer les collaborateurs
La liste des collaborateurs permet de définir en amont, l'ensemble des intervenants pour les actions ou missions à mener, suite à l'entretien annuel de bilan.
A noter : Toutes les zones du tableau sont saisissables et vous pouvez récupérer, par "copier /coller" depuis Excel, une liste de collaborateurs. Le prix de vente unitaire par collaborateur (P.V.C HT) permet de déterminer le budget de chaque mission, suivant son intervenant, Alimenter régulièrement les listes permet de gagner du temps au moment de l'établissement du planning de suivi dans chaque dossier
Paramétrer les actions / missions
Toujours en page d'accueil, vous pouvez paramétrer la liste des actions et des missions à mener :
À chaque mission, vous attribuez notamment :
- Un tarif :
- Selon le prix de vente par collaborateur (PVC)
- Au forfait
- Aucun tarif
- Une durée et un budget, à renseigner dans le cas où la mission est facturée "au forfait"
- Une description : qui explique en quelques lignes l'intérêt de la mission.
Suivre l'entretien
Les cabinets ont du mal à capitaliser l'information commerciale. Quand ils la capitalisent, ils oublient souvent de la partager et quand ils la partagent, ils leur arrivent de ne pas la traiter !
Le processus d'optimisation d'entretien de bilan prend tout son sens si vous exploitez les informations glanées durant l'entretien mais surtout si vous les formalisez sous forme d'écrits.
Le suivi sert à cela. Il est l'aboutissement de votre démarche de présentation et de conduite des entretiens et "rentabilise" ce dernier au sens large du terme : satisfaction et développement.
Dans le menu Suivi, vous établissez le planning des actions à mener, en fonction des besoins de votre client. Vous leur attribuez un degré d'urgence et un budget estimé d'honoraires et vous les associez à un ou plusieurs collaborateurs.
A noter : En double-cliquant dans une cellule des colonnes "Code" et "Intervenants", le bouton permet d'accéder aux listes des missions et des collaborateurs paramétrées en page d'accueil. Vous pouvez générer et enregistrer un courrier à destination de votre client, pour lui présenter l'ensemble des missions que vous devez réaliser au long de l'exercice, en conformité avec les points abordés pendant l'entretien. Vous avez également la possibilité de consolider l'ensemble des missions à réaliser dans plusieurs dossiers.
