[Aide 2/14] - Page d'accueil

Page d'accueil

Page d'accueil

En double-cliquant sur l'icône du logiciel , vous accédez à sa page d'accueil :

C'est la porte d'entrée du logiciel. Elle s'organise autour de trois axes :

1. L'accueil des Dossiers / Modèles

Création d'un nouveau dossier ou ouverture d'un dossier existant,
Création d'un nouveau modèle de dossier ou accès à la modification d'un modèle existant,
Présentation du diaporama Bilan Imagé à votre client sans passer par les détails du dossier.

2. La barre d'informations du cabinet et les paramètres du logiciel

Saisie des informations générales du cabinet, qui seront ensuite reprises dans les restitutions (diaporama et rapport) : raison sociale, coordonnées, logo.
Paramétrage des listes par défaut ; utiles pour la mise en place de dossiers (questionnaires de préparation d'entretien, liste des collaborateurs, liste des actions/missions à mener pour accompagner le client durant l'exercice).
Saisie de la licence d'utilisation.
Contact assistance RCA, Accès à la page Aide et supports du logiciel

3. Le volet latéral de notifications

Volet en développement à l'heure actuelle.

Dans ce panneau qui occupe le haut de l'écran, vous retrouverez les options de récupération de fichiers et de paramètres généraux, et les boutons d'aide et notifications.

En cliquant sur Récupération de fichiers, vous aurez votre historiques de fichiers récupérés lors de fermetures impromptues. Vous pouvez recharger les fichiers ainsi perdus, ou supprimer certains fichiers de votre historique de récupération.

Par le bouton Paramètres, vous pouvez ouvrir :

Le répertoire des dossiers : pour accéder à la liste de tous les dossiers que vous avez enregistrés. Les dossiers créés à partir de Bilan Imagé sont des fichiers avec l'extension ".dbi". Par exemple, pour le dossier nommé "Plaisance", le fichier de sauvegarde est "Plaisance.dbi".
Le répertoire des modèles : pour accéder à la liste des modèles de dossiers, de diaporama, de rapports, de questionnaires de préparation et de suivi au format Word.
Les modèles de dossiers créés à partir de Bilan Imagé sont des fichiers avec l'extension « .mbi». Par exemple, pour le modèle nommé "ModèleBNC", le fichier de sauvegarde est "ModèleBNC.mbi".
Le répertoire d'installation : l'exécutable du logiciel ("BilanImage.exe").
Le répertoire d'application : les fichiers de paramétrage propres au logiciel.

A noter 
- Nous vous conseillons, de prendre l'habitude d'enregistrer les dossiers au même endroit, afin de pouvoir les retrouver facilement. Lorsque vous recherchez un dossier en particulier, il suffit de vous rendre en page d'accueil du logiciel et d'ouvrir le répertoire des dossiers pour le retrouver. 
- Par défaut, les dossiers sont stockés dans le sous-répertoire " Dossiers " du répertoire d'installation du logiciel (par défaut, "C:\Program Files (x86)\RCA\BilanImage\Dossiers"), mais vous pouvez choisir un autre répertoire global de sauvegarde sur le réseau. 
- À chaque enregistrement, le logiciel conserve l'ancien dossier dans un fichier portant l'extension « .dbi~ » .

Les deux petits boutons Aide et Notifications vous permettront respectivement d'accéder à l'aide du logiciel Bilan Imagé en ligne, et les dernières notifications de RCA.

Les dossiers

Un dossier correspond à une entreprise. Il contient l'ensemble des données de l'entreprise et toutes les informations qui vous permettent de présenter le Bilan imagé lors de l'entretien annuel, en présence de votre client. Vous pouvez :

1. Créer un Nouveau Dossier :

Vierge : vous créez et ouvrez un dossier en utilisant le paramétrage comptable par défaut.
À partir d'un modèle : vous créez un dossier en utilisant un modèle de votre choix, que vous avez enregistré dans un sous-répertoire. Le logiciel charge et ouvre ce modèle.

2. Accéder à un dossier existant :

En cliquant sur le bouton dédié, vous accédez à la liste des derniers dossiers qui ont été consultés dans le logiciel. Choisissez celui qui vous intéresse pour l'ouvrir, ou alors, s'il n'est pas présent dans la liste, cliquez sur Ouvrir un autre fichier pour le récupérer dans le sous-répertoire où il est enregistré.

Créer un nouveau dossier

1. Créer un nouveau dossier vierge

Dans ce cas, vous utilisez le paramétrage standard du logiciel.

Il est impératif de définir :

Un module de présentation :
- Société
- Entreprise individuelle
- Association
- Profession libérale

Ce choix est irréversible, car il permet de définir la constitution du dossier. Par exemple, il existe des champs dédiés aux ressources associatives dans le module "Association" et qui ne sont pas présents dans le module "Société".

Le mode Impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétes

Un type de présentation : le Bilan Imagé se base sur un comparatif, pour apprécier au mieux l'évolution de l'entreprise par rapport à ce qui était prévu ou réalisé précédemment.
- Le réalisé N par rapport au réalisé N-1 : le cas le plus courant, vous importez vos balances N et N-1 pour analyser l'évolution des comptes sur ces deux périodes,
- Le réalisé N par rapport au Budget N : utilisé principalement dans le cadre d'une première année d'activité. Ici, vous importez le business plan de la société (établi dans Prévision Flash) que vous utilisez en comparaison avec les données du réalisé N.
- Le réalisé N sans comparatif : permet la présentation d'une première année d'activité dans la présence de budget.

2. Créer un nouveau dossier à partir d'un modèle

Vous sélectionnez le modèle à partir duquel vous souhaitez créer le dossier. Ce dernier sera personnalisé sur la base de votre modèle avec des spécificités sur : le paramétrage comptable, la liste des points sensibles, le diaporama de présentation avec les diapositives de votre choix, la charte graphique du diaporama, le rapport présent dans le modèle ...

Attention : Un modèle correspond à un unique module de présentation (Entreprise individuelle, Société, Association ou Profession libérale).

Le dossier créé prendra donc automatiquement le module de présentation du modèle. Ce choix étant irréversible, si vous souhaitez un même modèle pour des dossiers avec des formes juridiques différentes, il faut créer plusieurs modèles pour chacun des modules proposés par Bilan Imagé.

Dossiers existants

Cette partie de la page d'accueil permet d'ouvrir simplement un dossier existant sur votre ordinateur.

Modèles

Un modèle permet de définir un paramétrage de dossier spécifique, pour bénéficier de :

Diaporamas et Rapports types, en fonction de l'activité du client ou du degré de détail que vous souhaitez apporter lors de la présentation (nombre de diapositives, tableaux et rédaction du rapport...).
Paramétrages comptables personnalisés, pour des imports de balances avec un plan comptable spécifique.
Tableaux libres et unités d’œuvres personnalisés, mais aussi de points sensibles types par catégorie de clients.

Créer un Nouveau Modèle de dossier

Vierge : vous devez choisir :
- Le module de présentation : entreprise individuelle, société, association, profession libérale.
- Le comparatif de la présentation : Réalisé N / Réalisé N-1 ou Réalisé N / Budget N.

À partir d'un modèle : vous apportez des modifications à un modèle déjà existant pour créer un nouveau modèle.

En cliquant sur le bouton Modèles Existants vous pourrez choisir un modèle récemment ouvert ou enregistré sur votre ordinateur. Le modèle s'ouvre, vous pouvez effectuez vos modifications puis l'enregistrer par le menu Fichier, puis Enregistrer en tant que modèle.

Lien dossiers/modèles

Un modèle peut être utilisé pour plusieurs dossiers portant la même forme juridique (ou module de présentation : entreprise individuelle, société, association, profession libérale).

Il est possible de créer un nouveau modèle à partir d'un dossier. Pour cela dans votre dossier, il suffit d'aller dans le menu Fichier, puis Enregistrer en tant que modèle.

Seul un dossier comporte toutes les données à présenter au client. Le modèle constitue uniquement l'architecture du dossier : Attention alors, à ne pas créer un modèle en voulant créer un dossier, car toutes les données chiffrées du dossier sont effacées lors de l'enregistrement, seuls restent le paramétrage comptable, la structure du dossier et la personnalisation des restitutions (diaporama et rapport).

Les extensions de fichiers :

Dossiers : les fichiers générés par les dossiers dans Bilan Imagé portent l'extension ".dbi"
Modèles :
- Les fichiers générés par un modèle de dossier dans Bilan Imagé portent l'extension ".mbi",
- Les fichiers générés par un modèle de diaporama dans Bilan Imagé portent l'extension ".mdbi",
- Les fichiers générés par un modèle de rapport dans Bilan Imagé portent l'extension ".rbi"

Sauvegarde

La sauvegarde de vos dossiers et/ou modèles est importante pour assurer la sécurité de vos données.

La sauvegarde comprend principalement 2 axes :

L'enregistrement des données,
La duplication de fichiers, qui consiste à avoir plusieurs versions d'un dossier et à restaurer éventuellement la dernière copie dans le cas d'un incident informatique.

Lorsque vous créez un nouveau dossier (ou modèle), le logiciel vous demande d'enregistrer une première fois, en enseignant son nom et son répertoire d'enregistrement.

Lors de la rédaction des suivants de vos dossiers, il vous suffira de cliquer sur le boutonfigurant dans la partie haute du dossier. Les modifications défavorisées dans le dossier s'enregistreront directement dans le répertoire paramétré plus tôt. Le raccourci clavier "CTRL + S" permet également d'enregistrer votre dossier.

Si vous souhaitez dupliquer votre dossier, c'est-à-dire l'enregistrer avec un autre nom ou dans un autre répertoire, vous devez utiliser la fonction Enregistrer sous..., dans le menu Fichier.

Par défaut, l'enregistrement des dossiers se fait manuellement. Mais il est également possible de paramétrer un enregistrement automatique. Pour cela, quand vous travaillez sur un dossier, allez dans le menu Outils situé dans les menus principaux en haut de votre logiciel , puis Options, puis sélectionner l'option Automatique avec confirmation.