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Menu Fichier
Lorsque vous êtes dans un dossier, la barre de menus suivante apparaît tout en haut, sur la gauche de votre logiciel :
Ici, vous :
Enregistrez les modifications apportées à votre dossier,
Effectuez une sauvegarde (ou copie dans un répertoire autre que celui initialement paramétré) en choisissant "Enregistrer sous...",
Enregistrez un modèle de dossier pour conserver un paramétrage et l'utiliser comme base dans d'autres dossiers,
Fermez le dossier et revenez à la page d'accueil du logiciel pour par exemple :
- Ouvrir/créer un autre dossier,
- Renseigner les informations générales du cabinet (Raison sociale ou logo...) pour qu'elles apparaissent automatiquement dans les restitutions (diaporama et rapport), etc.
Fermez complètement le logiciel en choisissant "Quitter".
Menu Saisie
Ce menu se réfère à la structure des données brutes et à l'essentiel des informations qui permettent d'estimer une valeur de l'entreprise.
Diagnostic
Par le menu "Saisie", il est possible d'accéder à la synthèse du diagnostic effectué sur l'entreprise. Cette synthèse qui recense tous les constats et conseils de l'évaluateur peut être imprimée ou exportée vers Word.
Importer les données
Les données comptables qui servent de base pour l'analyse financière de l'entreprise à évaluer peuvent provenir d'un fichier des écritures comptables ou d'une balance comptable. Vous pouvez importer ces données à partir du menu "Saisie".
Mode Photo
Il est possible de modifier les données initiales du bilan et du compte de résultat (saisies ou provenant d'une balance importée) de votre dossier Évaluation.
Dans ce cas, vous pouvez activer le "Mode Photo" pour repérer les données modifiées. Elles apparaissent ainsi en rouge et, au survol de chaque zone modifiée, une bulle d'information indique sa valeur initiale avant modification.
À tout moment, vous pouvez "Revenir à la saisie initiale". Dans ce dernier cas, les modifications apportées ne sont pas conservées, vous retrouvez tout simplement la valeur initiale de toutes les données modifiées dans le dossier.
Paramétrage comptable
Le paramétrage comptable permet de déterminer quel compte affecter à quelle zone de votre dossier. Par défaut, il existe un paramétrage comptable en standard dans le logiciel.
Par ce menu, vous pouvez :
Afficher le paramétrage comptable de la zone que vous avez activée (Raccourci clavier "F4"). Ci-dessous, exemple de la zone "Vente de marchandises".
A noter :
Dans le paramétrage comptable d'une zone, des signes "+" et "-" à droite du numéro de chaque ligne indiquent le sens du compte. De plus, pour une meilleure distinction, les comptes pris en négatif (signe "-") apparaissent également en rouge dans la fenêtre de paramétrage comptable de la zone.
Afficher le paramétrage comptable complet du dossier et le charger dans un dossier
Une barre d'outils vous permet de modifier le paramétrage comptable complet de votre dossier et de le personnaliser selon les besoins de votre dossier. À tout moment, vous pouvez revenir au paramétrage comptable par défaut proposé par Évaluation, en cliquant sur "Charger un paramétrage complet".
Annotation
Il est possible de rédiger des notes pour commenter certaines zones. Par exemple, dans le cas où vous effectuez des retraitements sur un poste du compte de résultat
Par le menu "Saisie", il est possible d'accéder aux restitutions sous forme de Rapport (ou par le raccourci clavier "F6") et Diaporama (ou par le raccourci clavier "F5").
De plus, par un contrôle de l'équilibre bilanciel, une option du logiciel permet de vérifier la cohérence des données présentes dans le dossier.
Menu Outils
Le menu "Outils" permet de sécuriser les données de votre dossier. Il est possible de :
- Verrouiller l'utilisation du dossier pour éviter que les données puissent être modifiées,
- Définir un mot de passe à l'ouverture du dossier, en sorte qu'un autre utilisateur ne puisse y accéder,
- Supprimer toutes les données comptables (bilan et compte de résultat). Attention, cette opération est définitive.
Dans les "Options " du dossier, il est aussi possible de :
- Paramétrer un mode et une fréquence d'enregistrement automatique (cf. sauvegarde automatique),
- Définir le format monétaire des montants (€, k€ ou M€), celui des taux et des arrondis.
Menu Options
Par le menu "Options", il est possible de paramétrer la check-list par défaut et l'historique du diagnostic, qui vous permettent d'analyser l'environnement de l'entreprise à évaluer.
Paramétrer la Check-list par défaut
La check-list regroupe l'ensemble des questions à poser à votre client pour prendre connaissance de l'environnement interne et externe de son entreprise.
Une barre d'outils vous permet d'effectuer votre paramétrage par exemple en ajoutant ou supprimant des questions. À tout moment, vous pouvez revenir à la check-list proposée en standard dans le logiciel; dans ce cas, vos modifications ne sont pas sauvegardées.
Suivant le secteur d'activité de l'entreprise à évaluer, des coches vous permettent de sélectionner les questions qui seront présentes dans la check-list par défaut.
A noter :
2 chemins permettent d'accéder au paramétrage de la Check-list : soit vous passez par le menu "Options", soit vous passez par la barre de paramétrage en page d'accueil du logiciel.
Le paramétrage représente un véritable gain de temps dans la mise en place de la Check-list. Mais vous avez également la possibilité de rajouter des questions directement dans l'onglet "Check-list". Ces questions saisies à la volée ne pourront cependant pas être réutilisées dans d'autres dossiers, d'où l'intérêt du paramétrage.
Paramétrer l'historique du diagnostic
Après avoir répondu aux différentes questions de la Check-list avec l'aide de votre client, vous devez analyser les réponses pour déceler les facteurs clés de succès de l'entreprise ou à l'inverse les facteurs de risque.
En général, le diagnostic de l'environnement est propre à chaque entreprise et à chaque évaluateur. Cependant, il peut arriver qu'il y ait des éléments d'analyse qui reviennent souvent dans plusieurs dossiers.
Dans ce sens, il est possible de paramétrer en amont des points de diagnostic suivant le potentiel de développement, les ressources humaines et les risques de l'entreprise.
A noter :
La barre d'outils pour le paramétrage de l'historique du diagnostic est identique à celle de la Check-list,
2 chemins permettent d'accéder au paramétrage de l'historique : soit vous passez par le menu "Options", soit vous passez par la barre de paramétrage en page d'accueil du logiciel.
Vous avez la possibilité de rajouter des éléments d'analyse directement dans l'onglet "Diagnostic". Ces éléments saisis à la volée ne pourront cependant pas être réutilisés dans d'autres dossiers, d'où l'intérêt du paramétrage.
Menu ?
Par le menu "?", il est possible :
- D’accéder à l'aide contextuelle du logiciel (raccourci clavier "F1") et à la page web "Aide et Supports" avec des vidéos, fiches pratiques, actualités et mises à jour liées au logiciel Évaluation,
- De consulter la date de validité de votre licence d'utilisation ou de renseigner la nouvelle licence pour Évaluation, mais aussi pour le module "Ratios Sectoriels" compris dans le logiciel.
- D'envoyer un email au service abonnés RCA, par exemple pour des questions relatives au renouvellement de votre abonnement et au service technique, pour toute question liée à l'utilisation de votre logiciel.
- De discuter en direct avec les conseillers clients RCA en cas d'interrogations lorsque vous traitez votre dossier.
- De consulter les informations à communiquer à notre assistance en cas de contact (licence, version du logiciel...).
A noter :
Pour pouvoir envoyer un email directement depuis le logiciel, vous devez disposer d'un logiciel de messagerie, paramétré par défaut sur votre poste. Lors de la demande d'envoi du mail, votre outil de gestion de messagerie (Outlook, Thunderbird...) prend le relais et génère le mail à destination des services RCA.
Il est même possible de mettre en pièce jointe une sauvegarde de votre dossier.
