Conception du rapport

Dans la barre des sous-menus de votre dossier, le boutonpermet d'accéder à la conception du rapport d'édition (raccourci clavier F6).


Il s'agit d'un outil de traitement de texte, qui vous permet de restituer, sous forme de rapport rédigé l'analyse des informations présentes dans votre dossier. Vous pouvez notamment :

  • Ajouter du texte, des tableaux, des images, au même titre qu'un logiciel comme Microsoft Word,
  • Insérer des tableaux, des graphiques, des champs ou des annotations en lien direct avec votre saisie. 


À l'installation de votre logiciel RCA, un modèle de rapport standard est disponible, suivant le module de présentation de votre dossier. Le fichier porte l'extension ".rbi" et se situe par défaut dans le répertoire des modèles.

Mais vous avez la possibilité de modifier ce modèle pour créer vos propres modèles de rapport, à utiliser pour vos prochains dossiers.



Ergonomie de l'éditeur du Rapport



L'ergonomie du rapport se présente comme celle du diaporama :


La barre de menus


Elle contient six menus principaux, chacun présentant des outils spécifiques.

  • Fichier : pour créer un rapport vierge, ouvrir le rapport d'un dossier ou d'un modèle existant, enregistrer un rapport en tant que modèle, exporter le rapport aux formats Word ou PDF, ou encore importer des fichiers PDF à mettre en annexe de votre rapport, etc.
  • Accueil : c'est le menu standard, celui dans lequel vous travaillez le plus souvent. Il permet d'ajouter de nouveaux éléments, de gérer la police et les styles de textes, mais aussi la charte graphique du document.
  • Insertion: pour insérer un saut de page, une image, un tableau ou un élément dynamique de texte (date du jour, numéro de page, etc).
  • Mise en page : permet de modifier le sens d'une page (portrait / paysage), afficher ou masquer les entêtes et pieds de page, mettre un filigrane en arrière-plan.
  • Affichage : permet de définir les paramètres d'affichage de l'aperçu des pages et de la barre de navigation,
  • Sommaire : contient les outils de la gestion du sommaire, tels que sa mise à jour automatique. 


La barre de navigation


Elle permet de passer aisément d'une page à l'autre grâce à sa présentation sous forme de miniatures de pages et à l'option de navigation par les grands titres du rapport. 


L'aperçu de la page


Ici, vous observez en temps réel toutes les modifications que vous effectuez et le rendu de votre rapport final.


Ajouter un tableau, un graphique


Comme pour le diaporama, le rapport contient une bibliothèque qui regroupe toutes les données du dossier et qui sont alimentées par liaison dynamique avec la saisie. La plupart du temps, la bibliothèque du rapport est plus fournie en éléments que celle du diaporama : en toute logique, une page de rapport peut contenir plus d'informations qu'une diapositive. Le diaporama permet de faire une présentation concise des éléments, tandis que le rapport, plus complet, plus développé, est un exposé descriptif et rédigé de l'analyse.



Présentation de la bibliothèque des éléments


Pour accéder à la bibliothèque, il suffit de cliquer sur le bouton, présent dans la barre d'outils.

La bibliothèque est organisée en principales rubriques, suivant le type d'éléments à intégrer tels que les tableaux, les graphiques, les champs dynamiques (raison sociale de l'entreprise, périodes d'exercice, ...), les commentaires rédigés dans le diaporama, etc.

Chaque rubrique comporte des sous-rubriques, suivant les onglets de saisie. Par exemple, dans la rubrique "Tableaux", il existe une sous-rubrique "Activité", qui contient elle-même différents tableaux liés à l'activité.



Ajouter un élément via la bibliothèque


Pour ajouter un élément via la bibliothèque vous devez :

1. Positionner votre curseur à l'endroit du rapport où vous souhaitez insérer l'élément, 

2. Ouvrir la bibliothèque et sélectionner l'élément à ajouter,

3. Insérer l'élément,

  • Soit en cliquant sur le bouton "Insérer la sélection", 
  • Soit en glissant l'élément sélectionné et en le déposant dans le rapport. 


À noter :
- Lorsque vous effectuez des modifications dans la saisie des informations, en revenant dans le rapport, veillez à mettre à jour les liaisons dynamiques pour que vos modifications soient prises en compte. Pour cela, cliquez sur le bouton . Si les données de la saisie diffèrent de celles du rapport, nous vous conseillons de supprimer l'élément du rapport et de l'insérer de nouveau par la bibliothèque.
- Les éléments de la bibliothèque ne sont pas modifiables (par exemple, l'ajout ou la suppression d'une colonne à un tableau), car en liaison directe avec la saisie. Attention, le fait de modifier dans le rapport un élément de la bibliothèque peut casser la liaison avec la saisie : les données ne se mettront plus à jour.



Supprimer un tableau 


Pour supprimer un tableau dans le rapport :

1. Positionnez votre curseur dans le tableau, ce qui permet de faire apparaître le menu "Tableau" dans la barre des menus.

2. Cliquez sur le bouton pour déverrouiller la modification du tableau, puis cliquez sur le bouton pour supprimer le tableau.


À noter :
- Cette procédure permet de supprimer un tableau en toute sécurité, en évitant de casser les liaisons avec la saisie.
- Le menu "Tableau" permet également de modifier vos propres tableaux (qui ne proviennent pas de la bibliothèque), ceux que vous avez créé par le menu Insertion, Tableau.



Ajouter, supprimer une page


Ajouter une page


1. Dans le menu "Insertion", cliquez sur le bouton ou  selon le sens de la page que vous souhaitez créer.


2. Votre nouvelle page vierge s'insère en dessous de la page en cours.


À noter :
 
Par le menu Insertion,  est aussi possible d'ajouter une page de garde, intercalaire ou une page de fin, qui s'insèrent dans votre rapport, suivant la charte graphique que vous avez choisie.



Supprimer une page


La suppression d'une page nécessite d'afficher les caractères non imprimables, notamment les marques de fin de paragraphe ( ¶ ). Pour afficher ces caractères dans le rapport, cliquez sur le bouton présent dans la barre d'outils du menu Accueil.


1. Suppression d'une page vierge :


Sélectionnez le saut de page à la fin de votre page vierge (dernier caractère "¶"), puis appuyez sur la touche SUPPR de votre clavier.


2. Suppression d'une page avec contenu : 


Sélectionnez tout le contenu de la page, jusqu'au dernier caractère non imprimable, puis appuyez sur la touche SUPPR de votre clavier. Ainsi, le contenu de la page suivante remonte sur la page en cours, en sorte qu'il n'y ait pas de "trou" dans le rapport.



Inverser le sens d'une page


Vous pouvez modifier le sens des pages de votre rapport (portrait ou paysage) par le menu Mise en page, puis vous choisissez le sens que vous souhaitez. Attention, cette modification s'applique à toutes les pages du rapport.


Inverser le sens d'une page en particulier revient à un jeu d'insertion et de suppression de saut de page (portrait ou paysage selon le sens souhaité).  


Prenons l'exemple du cas où vous souhaitez modifier une page portrait en paysage :


1. Positionnez votre curseur à la fin de la page précédant celle que vous voulez inverser,


2. Insérez un saut de page paysage. Toutes les pages suivantes du rapport se mettent ainsi en format paysage, y compris la page que vous souhaitiez inverser,


3. Supprimez ensuite la page vierge générée par le saut de page paysage. 


4. Refaites la même procédure pour remettre les pages suivantes au format portrait : insertion saut de page portrait puis suppression de cette page vierge.



Ajouter un sommaire


Le sommaire permet de diriger rapidement la lecture du rapport en regroupant les titres principaux et en indiquant à quelle page commence chaque titre. Ainsi, il s'alimente par liaison dynamique avec le contenu de votre rapport.


Le menu Sommaire permet d'alimenter le sommaire de votre rapport :



Vous pouvez :


  • Ajouter un titre au sommaire en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton dédié; ou alors par un clic droit, puis vous choisissez l'option Ajouter au sommaire. 
  • Activer la mise à jour automatique du sommaire. Ainsi, lorsqu'un titre présent dans le sommaire est modifié dans le rapport, il se met automatiquement à jour dans le sommaire. Si la mise à jour automatique n'est pas activée, il suffit de sélectionner le titre dans le rapport et de cliquer sur le bouton Mise à jour du menu Sommaire. 
  • Intégrer les titres des tableaux au sommaire, etc.


Export du rapport


Il est possible d'imprimer votre rapport, de l'ouvrir dans Word, de le générer au format PDF ou de l'envoyer par mail directement depuis votre logiciel RCA. Les outils d'export se situent dans le menu Accueil : 



Concernant l'envoi par mail, vous devez disposer d'un logiciel de messagerie, paramétré par défaut sur votre poste. Lors de la demande d'envoi du mail, votre outil de gestion de messagerie (Outlook, Thunderbird...) prend le relais et génère le mail à destination de votre client, avec en pièce jointe le rapport au format PDF.