INGENEO est une plateforme personnalisable, évolutive et modulable permettant de collecter les documents de vos clients
et de réaliser leur affectation comptable grâce à son intelligence artificielle performante.
Sa liaison au module "Achats" vous permet de récupérer facilement les factures d’achats de vos clients, d’en extraire les
informations et de les récupérer pour :
- Permettre à vos clients un suivi facilité de leurs achats et des règlements associés.
- Réaliser l’export comptable du journal des achats de façon centralisée depuis MEG.
La connexion est rapide à mettre en place et vous serez accompagné par notre partenaire INGENEO dans votre prise en main (retrouvez les contacts à la fin de cet article).
1. Conditions et mise en place de la liaison
Ce service est accessible uniquement aux entreprises disposant du module Achats et titulaires d’une licence Premium.
La mise en place de la connexion se fait entièrement depuis INGENEO. Nous vous invitons donc à contacter notre partenaire
afin de créer une plateforme pour votre cabinet ou de configurer votre plateforme existante pour le branchement à MEG.
Une fois votre plateforme créée :
1. Cliquez sur "Entreprises" dans le menu latéral de gauche puis sélectionner le dossier à synchroniser via « actions » et « éditer ».
2. Rendez vous dans « Entreprise », « Comptabilité », onglet « Paramétrage général » et sélectionner MEG - MEG (RCA) dans logiciel :
4. Renseignez votre code dossier. Celui-ci doit être identique entre MEG et INGENEO
5. Définissez le type de classeur et sélectionnez« Factures d’achat »
6. Nommez votre classeur
7. Dans la partie « Eléments comptables », activer « numéro de facture », « date d’échéance », autoriser la saisie sur les classes de compte 2 et 6, « mode de règlement » et « codes de TVA ».
8. Rendez-vous ensuite dans « Entreprise », « comptabilité » puis dans l’onglet « MEG » cliquer sur « lier un compte à ce dossier comptable » .
9. Une page d’authentification vers MEG s’ouvrira, saisissez vos identifiants puis sélectionnez le dossier MEG pour lequel la liaison devra s’établir :
10. Dès que le paramétrage aura été effectué, la sélection, le traitement et l’envoi de la facture vers MEG se fera depuis le menu « Bannettes », « + ajouter » puis « déposer des documents »
2. Fonctionnement dans MEG
Une fois les achats publiés depuis INGENEO, ceux-ci remonteront automatiquement dans la liste des achats de l’entreprise
sous MEG (dans le module Achats).
Un nouveau filtre apparaîtra dans la liste des achats vous permettant de distinguer les achats remontés par INGENEO de ceux créés dans MEG.
Grâce à la date d’échéance extraite ou renseignée pour cet achat dans INGENEO l’échéance de règlement correspondante sera automatiquement créée dans l’onglet «Règlements» en tant que règlement en attente. L’ensemble des éléments de pilotage MEG (widget de suivi des règlements fournisseurs, alertes de supervision, etc.) seront également automatiquement mis à jour.
Enfin, afin de vous permettre de vérifier rapidement la bonne synchronisation de vos dossiers MEG avec INGENEO
un indicateur est disponible dans la synthèse de Production de votre espace Supervision. Le champ «Date dernier import d’achat» vous permet de vérifier la dernière date de transmission d’un achat via une plateforme externe à MEG avec le nom de la plateforme concernée.
3. Que faire en cas de problème ?
En cas d’erreur lors de la transmission de l’achat vers MEG, l’information remontera sur votre espace INGENEO :
- Directement dans votre menu Tableau de Bord, sous la rubrique «Documents en erreur».
- Via le menu Rechercher, en cochant la case «Erreur lors de l’export» avant le lancer la recherche.
Vous accéderez ainsi à la référence du dossier et de la facture concernée sous INGENEO ainsi qu’au message d’erreur remonté de MEG.
Si ces informations ne vous permettent pas de corriger puis renvoyer votre facture avec succès, nous vous invitons à contacter l’assistance INGENEO qui pourra vous aider à identifier la cause du problème et le remontera, si nécessaire, vers les équipes MEG.
4. Pré-requis et limites actuelles
Il existe quelques limites à cette liaison qui seront levées dans le futur :
4.1 Transmission uniquement possible vers MEG Achats
Si INGENEO est une GED permettant de stocker tous types de documents, la connexion INGENEO - MEG est pour le moment limitée à la transmission des factures d’achats.
Rien ne vous empêche d’utiliser dès maintenant INGENEO pour récupérer les factures de ventes, documents administratifs,
etc. de vos clients. Cependant seuls les documents présents dans les bannettes d’achats seront retransmis à MEG.
4.2 Pas de gestion des achats auto-liquidés et intracommunautaires
La liaison INGENEO - MEG ne permet pas pour le moment de remonter des achats présentant une autoliquidation de TVA ou des achats intracommunautaires.
Ces achats devront donc être repris dans MEG pour indiquer leur caractère autoliquidé resp. intracommunautaire (ou chargés
dans MEG directement via le processus classique).
La marche à suivre pour la transmission de ces achats via INGENEO est la suivante :
- Renseignez l’achat comme un achat «classique» dans INGENEO : c’est-à-dire avec un montant TTC égal à la somme du montant HT + du montant de TVA.
- Publiez l’achat depuis INGENEO vers MEG.
- Dans les options de MEG Achats, assurez-vous que l’option «Gestion de l’autoliquidation bâtiment» et/ou «Gestion des achats intracommunautaires» est bien activée sur le dossier et que les comptes de TVA correspondants soient bien renseignés dans le paramétrage de l’entreprise (Journaux et Divers).
- Vérifiez également que la localisation du fournisseur soit bien renseignée dans la base contact (France / Union Européenne).
- Reprenez l’achat en mode édition depuis votre liste des achats MEG : une case à cocher «Autoliquidation bâtiment» resp. «Achat intracommunautaire» s’affiche, cochez-la pour catégoriser correctement l’achat dans MEG. Vous devez notamment constater que dans ce cas, le montant TTC calculé par MEG est égal au montant HT.
5. Contacts
En cas de problème ou en cas de demande de branchement à MEG d’un compte INGENEO, contactez le support INGENEO :
Tél : 04 65 01 00 19 - Vous pouvez les joindre du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h.
E-mail : info@ingeneo.eu
