Les reports liés à la COVID, engendre une dette qui va pouvoir être étalée sur plusieurs mois pouvant aller jusqu’à 12 mois, voire 36 mois dans certains cas selon les demandes. RCA vous propose une nouvelle version afin de gérer ces reports et de présenter un plan d’apurement à vos clients.
Voici comment procéder :
1. Onglet Cotisations comptabilisées
Ouvrir Échéancier de l’exercice 2020
Cliquer sur le bouton [Appel 2020]
Cliquer sur le bouton [Modifier Appel]
Cliquer sur le bouton [Report échéance]
2. Boite de paramétrage du report
Une boite de paramétrage du report s’ouvre et se compose de deux parties.
2.1 Périmètre du report
Cette partie va permettre de déterminer le montant global à reporter en sélectionnant les échéances impactées. Vous pouvez trouver l’information sur les bordereaux d’échéancier URSSAF par exemple.
2.1.1 Les échéances à reporter
Il faut déterminer le mois et l’année de la première échéance qui a été reporter et ensuite indiquer de la même manière le mois et l’année de la dernière échéance.
On peut choisir un intervalle à cheval sur deux années par exemple en choisissant d’avril 2020 jusqu’au mois de février 2021.
Une fois ces dates indiquées, il faut cliquer sur [MODIFIER] pour que le logiciel prenne en compte votre saisie dans le tableau des échéances.
2.1.2 Le tableau des échéances
Une fois les dates saisies prises en compte, le tableau affiche les échéances issues des appels correspondants. Ainsi on peut voir apparaître les échéances d’avril 2020 à février 2021. Ces échéances sont détaillées avec la provision (sans CFP), la CFP, la régularisation et enfin le montant total.
Le montant de chaque échéance correspond au montant qui sera annulé sur l’appel. Il est possible dans ce tableau de modifier un montant, si par exemple une échéance n’a pas été annulée et à reporter en totalité.
Astuce ! Le bouton [Recopier vers le bas] permet de copier le montant sélectionné sur toutes les échéances suivantes de la même colonne.
Le total représente le montant global du report qui sera traité dans la répartition du report.
2.2 Répartition du report
2.2.1 La période d’apurement
Là aussi, il est question de dates avec l’indication de la période d’apurement du report. Il est donc important de donner la date de début de cet échéancier et la date prévue de la fin de remboursement.
Vous pouvez indiquer une périodicité mensuelle (par défaut) ou trimestrielle.
Après avoir cliqué sur le bouton [MODIFIER] le nombre d’échéances est indiqué et le calcul par échéance s’affiche.
2.2.2 Le tableau de l’échéancier de report
Une première partie présente le calcul de l’échéance unitaire selon le critère choisi concernant la périodicité.
La seconde partie représente l’échéancier d’apurement sur la totalité de la période définie plus haut. Un ascenseur vous permet de vous déplacer de haut en bas dans l’échéancier.
Dans ce tableau, les montants peuvent être aussi forcés. La seule contrainte est qu’il faut, comme pour la modification des appels, que ce tableau soit toujours équilibré par rapport au montant global à rembourser à la caisse. Une ligne écart vous permet de contrôler cet équilibre.
Une fois l’ensemble de ces paramètres renseignés, vous allez pouvoir créer le report en cliquant sur le bouton [CRÉER]
3 Impact des appels et de l’échéancier de l’exercice
En validant la création du report, les appels impactés s’en trouvent modifiés. Les échéances sont diminuées du montant indiqué dans le paramétrage du report. Souvent, elles sont entièrement annulées.
Un appel contenant des reports comporte désormais 3 lignes de total : un total avant report, un total des échéances reportées et un total final (la somme des deux autres).
Cet appel va impacter de la même façon l’échéancier de l’exercice dans lequel les cotisations sont payées et comptabilisées. On y retrouve les lignes total avant report / échéances reportées / total.
L’échéancier reste forçable pour y intégrer des retards de paiement s’il y a lieu.
4 Édition de l’échéancier d’apurement
Dans l’onglet Appel, en cliquant sur le bouton PDF, vous avez la possibilité d’éditer différents états :
- APPEL SSI provisoire : on y présente l’appel des cotisations calculées pour le début d’année civil (souvent avec l’état de régularisation N-1)
- APPEL SSI initial (sans les reports) : cette édition présente les échéances du bordereau de régularisation et provisionnelle ajustée sans l’impact des reports (telle que la caisse le présente)
- APPEL report échéances : cette édition correspond à l’échéancier d’apurement. Il présente l’ensemble des échéances déterminées dans le paramétrage de la période d’apurement du report.
- APPEL cumulé (SSI + Reports) : les échéances sont toutes présentées ensemble sur l’année civile de l’appel. Cela permet d’avoir le montant global qui sera nécessaire en trésorerie.
5 Une liste de report
Dans la barre des éléments du TRAITEMENT, une liste de report est disponible en cliquant sur le bouton [Liste des reports]. Vous allez retrouver le report que vous avez créé. Il est également possible d’en créer un à partir de la liste en cliquant sur ajouter.
Vous pouvez consulter les paramètres du report en le sélectionnant dans la liste et en cliquant sur [Modifier].
Le bouton [Supprimer] permet d’annuler un report. Attention, en cas de mauvaise manipulation, vous devrez ressaisir votre report. Pour éviter cela, un message de confirmation vous est proposé.
Pour chaque report, vous pouvez voir rapidement les informations suivantes :
- Intervalle des échéances reportées
- Le montant global à rembourser
- Les éléments de l’apurement (date de début / date de fin / nombre d’échéances / le montant par échéance)
6 L’impact sur la comptabilisation des reports
Le fait de reporter des échéances sur une période qui peut varier dans le temps, n’est pas sans effet sur le suivi des provisions comptables qui sont constatées.
Dans le détail des CAP/CCA, le logiciel ajoute une ligne report (+ date de l’application du report) pour chaque catégorie de cotisation. Cela permet de suivre les montants de report calculés et de montants constatés (payés) sur l’exercice. La différence de ces deux montants indique alors s’il y a bien une charge à payer ou une charge constatée d’avance. Ces CCA et CAP sont globalisées dans l’écriture comptable finale.
7 Préconisations / Avertissement
Le logiciel permet de forcer et de modifier beaucoup d’éléments qui sont calculés automatiquement. Il est important de respecter une chronologie dans vos actions de modification. Des messages d’avertissement apparaitront s’il y a un risque d’erreur dans l’utilisation du paramétrage des reports.
Par exemple, il ne sera pas possible de modifier un revenu social l’année où est créé le report. En effet, le report tient compte des échéances qui ont été elles-mêmes calculées à partir du revenu social de cette année. Dans ce cas précis, il est préconisé d’annuler le report, de modifier le revenu social et de paramétrer un nouveau report en fonction des nouvelles échéances calculées par le logiciel.
Dans l'historique, les montants "Revenu social" et "Cotisations" seront forcés automatiquement (en gras violet) pour sécuriser et ne pas impacter le calcul déjà établi sur les exercices clôturés.
