La tenue d’un dossier dans le logiciel TNS s’effectue dans la partie «Traitement».
1 Un tableau synthétique de l’année en cours qui regroupe en une ligne, les montants des revenus et des cotisations sociales calculés par le logiciel.
2 Une barre d’outils qui permet d’afficher des informations supplémentaires dans le tableau de l’année en cours :
• Le calcul des cotisations pour les exercices suivants grâce au bouton «Prévisionnel»
• La synthèse de l’historique des cotisations sur les exercices précédents (directement alimentée dans le cadre d’une reprise de dossier, sinon à renseigner par saisie).
• Le bouton «Répartition» permet de saisir les bases URSSAF, Maladie et Vieillesse, si celles-ci sont différentes du montant du revenu social
• Le détail des calculs des cotisations sociales pour les exercices précédents, pour les comparer simultanément avec ceux de l’année en cours.
• Le bouton «Récapitulatif des zones forcées» reprend les zones des montants saisis manuellement.
3 Les différents onglets en traitement : les options, la révision des cotisations comptabilisées, la saisie des revenus, la détermination des résultats, l’écriture comptable, les tableaux détaillés des cotisations de l’année en cours et le conjoint.
Pour traiter efficacement votre dossier, nous vous proposons de suivre une démarche simple en 5 étapes :
1. Gérer les options
2. Vérifier les écritures comptabilisées sur l’exercice
3. Déterminer le résultat social
4. Comptabiliser les écritures liées aux cotisations sociales à payer
5. Vérifier le détail des régularisations et des montants provisionnels
6. Consulter l’appel pour l’année N+1
7. Vérification de la prise en compte du conjoint (s’il y a lieu)
Étape 1 : Gérer les optionsL’onglet «Options» liste les choix comptables et les retraitements possibles. • Le «Traitement comptable», permet d’opter pour une comptabilité de trésorerie. • Le «Traitement des provisions», gère le calcul des CAP / CCA, leur proratisation en fonction des caisses et leur prise en compte selon les contributions. • Le «CSG / CRDS non déductible», traite des retraitements possibles et de leur comptabilisation. |  |
Étape 2 : Révision des écritures comptabilisées
| Vous devez tout d’abord vérifier les écritures comptabilisées sur l’exercice comptable. Cette étape constitue la base du traitement, puisque vous vous assurez de l’exactitude des montants qui ont déjà été payés et comptabilisés avant de passer aux provisions. |
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À partir des données historiques, le logiciel TNS alimente l’onglet «Cotisations comptabilisées», notamment les à nouveaux, le montant des cotisations provisionnelles et des régularisations payées. Il ne vous reste plus qu’à procéder à une vérification entre ces montants et votre comptabilité.
Si les montants sont différents, consultez le détail de l’échéancier sur l’exercice grâce au bouton . 
Deux raisons peuvent expliquer cette différence :
1. Retards de paiement
Dans ce cas, il suffit de modifier l’échéancier de l’exercice en saisissant les cotisations provisionnelles ou les régularisations effectivement réglées. Par différence entre l’échéancier rectifié et les cotisations comptabilisées, le logiciel TNS calcule et alimente automatiquement le montant des retards à payer.
2. Cotisations N-1 inexactes
Dans ce cas, il faut modifier le montant des appels directement dans le détail des calculs de cotisations pour l’exercice N-1. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton 
dans la barre d’outils et saisir directement le montant réel des appels sur l’exercice. Ils seront automatiquement repris dans le détail de l’échéancier dans les cotisations comptabilisées. Des zones spécifiques peuvent êtres «forcées» par saisie, ce qui facilite la modification des montants. Consultez la fiche pratique qui explique comment forcer le montant des cotisations dans le logiciel TNS.
Étape 3: Détermination du résultat social
Le logiciel TNS détermine ensuite la base de calcul des cotisations sociales notamment à partir :
• Du résultat comptable provisoire (ou la rémunération du gérant) que vous avez renseigné dans l’onglet «Revenus»
• Des cotisations facultatives (Madelin) et autres cotisations diverses (PEE, Intéressement,...) également dans l’onglet «Revenus». Vous avez la possibilité d’afficher le détail du plafonnement Madelin en cliquant sur 
• Des corrections comptables et extracomptables avec la possibilité de les détailler grâce au bouton 
L’onglet «Résultats» récapitule le calcul du revenu social et des cotisations sociales définitifs. Vous avez la possibilité de consulter le détail des charges à payer et charges constatées d’avance à partir du bouton
Étape 4: Comptabilisation des écritures
| L’onglet «Comptabilité» regroupe l’ensemble des écritures comptables issues des cotisations sociales. Par le bouton,  choisissez le format de votre outil de production pour pouvoir intégrer les écritures à votre comptabilité. Vous avez également la possibilité d’y modifier le paramétrage comptable. |  |
Étape 5 : Régularisation N
• Dans l’onglet «Régularisation», le logiciel TNS détaille l’ensemble des cotisations sur la base du résultat définitif de l’exercice. Ainsi, il détermine les cotisations réelles dues sur cet exercice en déduisant des montants de la régularisation les provisions déjà appelées.
• Dans l’onglet «Provisionnelle», le logiciel TNS détaille l’ensemble des cotisations provisionnelles liées à l’exercice en cours. Un appel provisionnel est envoyé par l’organisme en fin d’année basé sur le dernier revenu social connu (N-1). Une fois que le revenu social définitif est déterminé, le logiciel TNS fait un ajustement des cotisations provisionnelles (en application depuis 2015).
Étape 6 : Appels N+1
| Dans l’onglet «Appel», le logiciel TNS détaille l’échéancier des cotisations à payer sur l’exercice suivant. |  |
Étape 7 : Conjoint (cet onglet s’affiche dans le cas le conjoint est prise en compte)
Dans cet onglet, vous accédez au détail de la régularisation, de la provisionnelle et l’échéancier des cotisations à payer sur l’exercice suivant, destiné au conjoint.
